1. Pe scurt
Pagina Preferințe notificări primește o a treia filă, Companie, din care administratorul stabilește, pentru fiecare e-mail automat generat de platformă la nivel de firmă (alerte e-Factura, stoc minim, comenzi recurente, achiziții restante, contracte și documente expirate, mentenanțe), dacă notificarea este activă și cine o primește: unul sau mai mulți angajați, adresa de e-mail a companiei din Setări Globale și/sau adrese de e-mail libere (de exemplu căsuțe de departament). Până acum, toate aceste e-mailuri plecau exclusiv către adresa din , iar activarea unora era împrăștiată prin alte pagini. Canalul este exclusiv e-mail; notificările din platformă (clopoțel) pentru aceleași evenimente rămân guvernate de filele Cont Curent și Operatori.
Fila Companie din Preferințe notificări: cele patru categorii, câmpurile Destinatari, comutatoarele activ / inactiv și butonul Salvează.
2. Unde o găsiți
- iconița clopoțel din bara de sus → butonul Setări din panoul de notificări → pagina Preferințe notificări → fila Companie
3. Înainte de a începe
- Fila Companie este disponibilă exclusiv utilizatorilor cu nivel de acces Administrator (cont de tip Admin sau angajat marcat Administrator Companie); ceilalți nu văd fila, iar accesul direct îi redirecționează la Cont Curent.
- Pentru ca opțiunea Email companie (Setări Globale) să fie disponibilă, câmpul E-mail din trebuie să fie completat.
- Angajații pe care doriți să îi alegeți ca destinatari trebuie să fie activi și să aibă cont iFlows (e-mailul se trimite pe adresa din profilul propriu).
- Categoria e-Factura apare doar dacă integrarea e-Factura este instalată.
4. Deschiderea filei Companie
Pasul 1. Apăsați iconița clopoțel din bara de sus. Se deschide panoul de notificări.
Pasul 2. Apăsați butonul Setări din panoul de notificări. Se deschide pagina Preferințe notificări.
Pasul 3. Apăsați fila Companie. Notificările sunt grupate în patru categorii: e-Factura (afișată doar dacă integrarea e-Factura este instalată), Vânzări și clienți, Achiziții și stoc, Service și mentenanță. Fiecare rând are denumirea notificării cu iconița „?”, câmpul Destinatari și comutatorul activ / inactiv; în partea de jos se află un singur buton Salvează pentru toate rândurile.
Pasul 4. Pentru a afla ce face o notificare, treceți cu mouse-ul peste iconița „?” de lângă denumire; descrierea apare în tooltip.
5. Configurarea destinatarilor unei notificări
Pasul 1. Identificați rândul notificării dorite (de exemplu Notificare stoc minim) și apăsați în câmpul Destinatari (placeholder „Adaugă destinatar sau e-mail…”). Se deschide lista de opțiuni.
Notă: câmpul este dezactivat când comutatorul notificării este oprit, dar destinatarii deja aleși rămân memorați. Porniți mai întâi comutatorul (procedura de la capitolul 6) dacă este cazul.
Pasul 2. Alegeți unul sau mai mulți destinatari, de oricare dintre tipurile de mai jos.
Câmpul Destinatari: etichetele deja alese (Email companie (Setări Globale), angajați) și lista derulantă cu opțiunile disponibile.
| Câmp | Ce completați | Obligatoriu |
|---|---|---|
| Email companie (Setări Globale) | Opțiune afișată doar dacă E-mail din este completat; folosește mereu adresa curentă de acolo. | Nu |
| Angajat | Un angajat activ, cu cont iFlows (de exemplu Ion Popescu); primește e-mailul pe adresa din profilul propriu. | Nu |
| Adresă de e-mail liberă | O adresă tastată (de exemplu achizitii@clientdemo.ro), confirmată cu Enter sau virgulă; acceptată doar dacă are format valid. | Nu |
Notă: pentru notificările „mereu active” este obligatoriu cel puțin un destinatar, altfel salvarea este blocată (vezi capitolul 6).
Pasul 3. Pentru a elimina un destinatar, apăsați × de pe eticheta lui din câmp.
Pasul 4. Repetați pașii 1–3 pentru celelalte notificări, apoi apăsați Salvează (capitolul 6, pasul 3).
6. Activarea / dezactivarea și salvarea
Pasul 1. Pe rândul notificării dorite, porniți sau opriți comutatorul activ / inactiv din dreapta.
Notă: pentru notificările „mereu active” (marcate în tabelul din capitolul 9) comutatorul este pornit și blocat; la nivel de companie li se stabilesc doar destinatarii.
Pasul 2. Verificați că fiecare notificare activă are cel puțin un destinatar (capitolul 5).
Pasul 3. Apăsați Salvează (un singur buton pentru toate rândurile). Platforma aplică validările:
- o notificare mereu activă fără destinatar blochează salvarea, cu mesajul „Trebuie să aibă cel puțin un destinatar.” afișat sub câmpul Destinatari al rândului respectiv;
- o notificare activă cu comutator liber și fără destinatari se salvează, dar este dezactivată automat, cu avertismentul „«Denumire» nu are destinatari și a fost dezactivată.”;
- un angajat devenit inactiv sau fără cont este respins cu mesajul „Angajat invalid pentru <notificare>: trebuie să fie activ și să aibă cont.”, iar o adresă invalidă cu „Email invalid <adresă> pentru: <notificare>”.
Cele trei tipuri de mesaje afișate la Salvează: eroarea pentru notificarea mereu activă fără destinatar, avertismentul de dezactivare automată și confirmarea „Setările au fost salvate.” ( )
Atenție: dacă există orice eroare, nimic nu se salvează. Corectați rândurile semnalate și apăsați din nou Salvează.
Pasul 4. La succes apare mesajul „Setările au fost salvate.”
7. Ce s-a mutat din vechile setări
Pasul 1. Nu mai căutați bifa Notificare Achiziție Restantă în : a fost eliminată. Echivalentul ei este comutatorul Notificare achiziție restantă din fila Companie, care a preluat starea vechii bife.
Pasul 2. Nu mai căutați secțiunea Alerte Termene Transmitere în setările integrării e-Factura: a fost eliminată. Echivalentele ei sunt comutatoarele Notificare alerte facturi e-Factura netransmise și Notificare alerte facturi e-Factura respinse din fila Companie, care au preluat starea vechii bife „Activare alerte termene transmitere”.
Pasul 3. Verificați destinatarii după actualizare: la actualizare s-au creat automat toate notificările, cu comutatoarele pornite. Dacă E-mail din Setări Globale era completat, fiecare notificare a primit destinatarul Email companie (Setări Globale) — comportamentul anterior este păstrat identic. Dacă nu, lista de destinatari a rămas goală, iar la prima salvare a filei trebuie să adăugați cel puțin un destinatar pe notificările mereu active.
Notă: tooltip-urile bifelor de alertă din contracte, documente furnizor, achiziții, echipamente, service și produse indică acum că destinatarii se configurează în → fila Companie.
8. Ce vedeți după
- În Preferințe notificări: fila nouă Companie, cu cele patru categorii, câmpurile Destinatari și comutatoarele.
- La declanșarea unui eveniment: fiecare destinatar configurat primește un e-mail separat, în locul trimiterii exclusive către adresa companiei.
- În și în setările integrării e-Factura: setările vechi (bifa Notificare Achiziție Restantă, secțiunea Alerte Termene Transmitere) nu mai apar.
- În contracte, documente furnizor, achiziții, echipamente, service și produse: tooltip-urile bifelor de alertă trimit la fila Companie.
9. Reguli și limite
- Canalul este exclusiv e-mail; nu există setări de canal, frecvență sau oră.
- La trimitere, fiecare destinatar primește un e-mail separat, adresele duplicate sunt eliminate, iar angajații deveniți inactivi, fără cont sau fără e-mail sunt săriți.
- O notificare dezactivată nu trimite nimic, chiar dacă evenimentul se produce.
- Opțiunea Email companie (Setări Globale) apare doar dacă E-mail din Setări Globale este completat și folosește mereu adresa curentă de acolo; modificarea lui se reflectă automat în toate notificările care îl folosesc.
- Adresele libere sunt acceptate doar dacă au format valid, confirmate cu Enter sau virgulă.
- Câmpul Destinatari este dezactivat când comutatorul este oprit, dar destinatarii deja aleși rămân memorați.
- Validări la Salvează: notificare mereu activă fără destinatar → „Trebuie să aibă cel puțin un destinatar.” (salvarea este blocată); notificare activă cu comutator liber și fără destinatari → se salvează, dar este dezactivată automat; angajat inactiv / fără cont → mesaj de eroare; adresă invalidă → mesaj de eroare. Dacă există orice eroare, nimic nu se salvează. La succes: „Setările au fost salvate.”
- Notificările „mereu active” sunt cele controlate la nivel de înregistrare (bifele Alertă / Notificare Expirare / Notificare Stoc Minim de pe fiecare contract, document, echipament, service sau produs); la nivel de companie li se stabilesc doar destinatarii.
- Condițiile de declanșare rămân în setările existente (Nivel Client Automat și zilele din lună, Încărcare Automată Facturi, bifele de la nivel de înregistrare).
Lista notificărilor:
| Categorie | Notificare | Când se trimite | Comutator |
|---|---|---|---|
| e-Factura | Notificare alerte facturi e-Factura netransmise | Zilnic: facturile emise cu 5 zile în urmă, către clienți din România, neîncărcate în e-Factura | Liber; implicit preia vechea bifă „Activare alerte termene transmitere” |
| e-Factura | Notificare alerte facturi e-Factura respinse | Zilnic: facturile din ultimele 5 zile respinse sau cu erori de transmitere | Liber; implicit ca mai sus |
| e-Factura | Notificare încărcare facturi în e-Factura | După încărcarea automată (dacă „Încărcare Automată Facturi” este configurată), când s-a procesat cel puțin o factură | Liber; implicit pornit |
| Vânzări și clienți | Notificare comandă recurentă | La generarea automată a unei comenzi dintr-o comandă recurentă | Liber; implicit pornit |
| Vânzări și clienți | Notificare nivel client raport modificări | Zilnic, dacă Nivel Client Automat este activ: raportul de avertizare și raportul de modificări, în zilele configurate | Liber; implicit pornit |
| Vânzări și clienți | Notificare expirare contract client | Zilnic: contractele cu „Notificare Expirare” ajunse la data expirării sau la data notificării suplimentare; un e-mail per contract | Mereu activă |
| Achiziții și stoc | Notificare achiziție restantă | Zilnic, cât timp există documente de achiziție neplătite cu scadența depășită; un e-mail pe zi cu lista | Liber; implicit preia vechea bifă „Notificare Achiziție Restantă” |
| Achiziții și stoc | Notificare stoc minim | La scăderea stocului sub „Stoc Minim”, pentru produsele cu „Notificare Stoc Minim” bifată; o singură dată per produs | Mereu activă |
| Achiziții și stoc | Notificare expirare document furnizor | Zilnic: documentele furnizor cu „Notificare Expirare” ajunse la data expirării sau la notificarea suplimentară | Mereu activă |
| Service și mentenanță | Notificare mentenanță echipament | Zilnic: reviziile de echipament cu „Alertă” bifată, la data de mentenanță | Mereu activă |
| Service și mentenanță | Notificare mentenanță / revizie service | Zilnic: reviziile de service cu „Alertă” bifată, la data revizuirii sau la notificarea suplimentară | Mereu activă |
| Service și mentenanță | Notificare intervenție service viitoare | Zilnic: rapoartele de service cu „Intervenție viitoare recomandată”, la data intervenției | Mereu activă |
10. Setări și permisiuni
Setări:
- Sursa opțiunii Email companie este câmpul E-mail din ; modificarea lui se reflectă automat în toate notificările care îl folosesc.
- Condițiile de declanșare rămân în setările existente (Nivel Client Automat și zilele din lună, Încărcare Automată Facturi, bifele de la nivel de înregistrare). Nu există setări de canal, frecvență sau oră.
- Setări eliminate: bifa Notificare Achiziție Restantă din și secțiunea Alerte Termene Transmitere din setările integrării e-Factura.
Permisiuni:
- Fila Companie este disponibilă exclusiv utilizatorilor cu nivel de acces Administrator (cont de tip Admin sau angajat marcat Administrator Companie); ceilalți nu văd fila, iar accesul direct îi redirecționează la Cont Curent.
- Nu există o permisiune granulară dedicată.
11. Impact în alte module
- e-Factura: alertele de termen nu mai depind de bifa din integrare; notificările din platformă pentru aceste facturi se creează ori de câte ori integrarea există.
- Comenzi, Clienți, Achiziții, Produse / Stoc, Furnizori, Echipamente, Service: e-mailurile respective merg la destinatarii configurați, nu doar la adresa companiei.
- Angajați: un angajat dezactivat, fără cont sau șters nu mai primește e-mailuri; la următoarea salvare a filei apare eroarea de angajat invalid până este scos din listă.
- și integrarea e-Factura: setările vechi eliminate, înlocuite de comutatoarele din fila Companie.