1. Pe scurt

Reamintirea de expirare a ofertei devine o succesiune de e-mailuri automate, configurabilă pe țară și pe tipul clientului. Definiți reguli cu unul sau mai mulți pași. De exemplu, revânzătorii din România primesc reamintiri cu 14, 7 și 1 zi înainte, iar clienții externi un e-mail cu 7 zile înainte și unul în ziua expirării. Fiecare pas are propriul șablon de e-mail, iar fiecare regulă are propria oră de trimitere.

Clientului i se amintește de ofertă la momentele potrivite, fără intervenție manuală. Reamintirile pleacă doar pentru ofertele trimise deja din iFlows și se opresc automat când oferta este acceptată, refuzată, transformată în comandă sau expiră. Funcția este configurată de administratori și folosită de echipele de vânzări.

	Înainte	Acum
Configurare	Bifa Notificare Expirare și un număr de zile	Comutatorul Notificare Expirare și reguli pe țară și tip de client
Câte e-mailuri	Unul singur, cu N zile înainte	Oricâți pași „cu X zile înainte” și, opțional, unul „în ziua expirării”
Șablon	Doar „Notificare expirare oferta”	Orice șablon din secțiunea Oferta, ales pe fiecare pas

2. Unde o găsiți

• Setari → Vanzari, fila Oferte, subfila General — comutatorul Notificare Expirare și secțiunea Reguli Notificare.

• Setari → Sabloane → E-mail, secțiunea Oferta — șabloanele folosite în pașii regulilor.

• Pe ofertă, fila Comunicari și istoricul din fila Detalii — reamintirile trimise.

3. Înainte de a începe

• Aveți nevoie de acces la Setari Vanzari. Pentru pregătirea șabloanelor aveți nevoie și de acces la setările șabloanelor de e-mail.

• Pregătiți șabloanele de e-mail în secțiunea Oferta. Puteți folosi și șablonul predefinit „Notificare expirare oferta”.

• Verificați câmpurile Tara și Tip Client din fișele clienților: după ele se alege regula. Țara trebuie să fie scrisă exact ca în nomenclatorul de țări. Clienții fără țară nu primesc reamintiri.

• Dacă notificarea era pornită înainte de actualizare, găsiți deja în listă regula „Regula implicita” (vezi „Reguli și limite”).

4. Activarea reamintirilor

Pasul 1. Deschideți Setari → Vanzari, fila Oferte, subfila General.

Pasul 2. Porniți comutatorul Notificare Expirare (ultimul din listă). Sub el apare secțiunea Reguli Notificare.

Pasul 3. Adăugați cel puțin o regulă (capitolul următor).

Pasul 4. Apăsați Salveaza din josul paginii. Comutatorul se salvează doar cu acest buton. Regulile se salvează separat, la salvarea ferestrei fiecărei reguli, chiar dacă nu salvați pagina.

Setari → Vanzari → Oferte → General: Notificare Expirare pornit și trei reguli în lista Reguli Notificare.

5. Adăugarea unei reguli

Pasul 1. În secțiunea Reguli Notificare, apăsați Adauga regula. Se deschide fereastra Adauga regula noua.

Pasul 2. Completați datele regulii:

Câmp	Ce completați	Obligatoriu
Nume regula	Denumirea afișată în listă, de exemplu „Romania - Revanzator”.	Da
Se aplica pentru (tari)	Una sau mai multe țări, sau opțiunea Clienti Externi (clienții a căror țară diferă de România). Țările nu se pot combina cu Clienti Externi în aceeași regulă.	Da
Tip client	Unul sau mai multe tipuri active: Client Final, Revanzator, Institutie Publica și tipurile proprii. Gol = toți clienții.	Nu

Pasul 3. Configurați pașii în secțiunea Pasii funnel-ului. Regula pornește cu un pas precompletat (cu 7 zile înainte). Adăugați pași cu Adauga pas și ștergeți-i cu Sterge pas de pe rând. Pentru fiecare pas completați:

Câmp	Ce completați	Obligatoriu
Cand	„Cu X zile inainte de expirare” sau „In ziua expirarii”.	Da
Zile	Numărul de zile înainte de data de valabilitate a ofertei (minimum 1). La „In ziua expirarii” valoarea este 0.	Da
Sablon email	Un șablon din secțiunea Oferta (propriu sau predefinit).	Da

Pasul 4. Alegeți Ora trimiterii (doar ore fixe, 00:00–23:00; implicit 09:00).

Regula pentru clienții din România: trei pași, cu 14, 7 și 1 zi înainte de expirare, trimiși la ora 09:00.

Pasul 5. Apăsați Salveaza regula. Regula se salvează imediat și apare în listă, cu țările, tipurile de client și numărul de pași.

Reguli pentru pași:

• pașii „cu X zile înainte” se ordonează descrescător după numărul de zile (de exemplu 14, 7, 1). Fiecare pas nou pornește cu 7 zile, deci ajustați valoarea;

• pasul „In ziua expirarii” este opțional, poate exista o singură dată și trebuie să fie ultimul. După el, butonul Adauga pas devine inactiv;

• regula trebuie să aibă cel puțin un pas.

Regula pentru clienții externi: după pasul In ziua expirarii nu se mai pot adăuga pași.

Fereastra afișează și regula de oprire: „Emailurile se opresc cand oferta este acceptata, refuzata, convertita in comanda sau expirata.”

Dacă datele nu sunt corecte, fereastra afișează un mesaj și regula nu se salvează. Exemple:

• „Alege fie tari, fie Clienti externi, nu ambele.”;

• „Fiecare pas trebuie sa aiba un sablon email.”;

• „Pasii inainte de expirare trebuie ordonati descrescator dupa numar de zile (ex. 14, 7, 1).”;

• „Pasul din ziua expirarii trebuie sa fie ultimul din funnel.”.

Regula nu se salvează fără o țară sau Clienti Externi: mesajul apare în partea de sus a ferestrei.

6. Ordinea și modificarea regulilor

Pasul 1. Pentru a schimba prioritatea, trageți rândul regulii de mânerul din stânga (Trage pentru reordonare). Noua ordine se salvează imediat; regula de sus are prioritatea 1.

Pasul 2. Pentru a modifica o regulă, apăsați Editeaza (iconița creion). Se deschide fereastra Editeaza regula, cu aceleași câmpuri.

Reordonarea regulilor: mânerul din stânga numelui și acțiunile Editeaza și Sterge.

Pentru fiecare ofertă se aplică prima regulă potrivită, de sus în jos. Dacă o regulă aflată mai sus acoperă deja toți clienții unei reguli de sub ea, deasupra listei apare un avertisment de tipul „"X" nu se va aplica: "Y" este deasupra ei si acopera deja toti clientii din Z. Muta "X" mai sus.”

Regula „Distribuitori Germania”, mutată sub „Clienti Externi”, nu se va aplica: avertismentul indică ce trebuie mutat mai sus.

Pasul 3. Pentru a renunța la o regulă, apăsați Sterge (iconița coș) și confirmați în fereastra Sterge regula.

Confirmarea ștergerii unei reguli.

7. Ce vedeți după

• Reamintirea se trimite, cu șablonul pasului și cu PDF-ul ofertei atașat, la toate adresele care au primit un e-mail din ofertă. Acestea includ clientul, colegii cărora le-ați trimis oferta și adresele care au primit reamintirile anterioare. Fiecare adresă primește un e-mail separat.

• Angajatul care a trimis ultima dată oferta (sau responsabilul ofertei) primește o copie, tot ca e-mail separat.

• Dacă șablonul conține butoanele Accepta / Vreau Detalii / Refuza, clientul poate răspunde direct din reamintire, iar răspunsul schimbă statusul ofertei. După Accepta sau Refuza, reamintirile se opresc; după Vreau Detalii continuă.

Reamintirea primită de client cu 7 zile înainte de expirare: PDF-ul ofertei atașat și butoanele de răspuns.

• Reamintirile apar pe ofertă în fila Comunicari, cu statusul fiecărui e-mail. Fila afișează e-mailurile din ultimele 365 de zile.

• În istoricul din fila Detalii, reamintirea apare ca „Email trimis de iFlows … catre …”.

Istoricul ofertei: reamintirile trimise de iFlows cu 14 și cu 7 zile înainte de data de valabilitate.

8. Reguli și limite

Ce oferte primesc reamintiri

O ofertă primește reamintiri doar dacă sunt îndeplinite toate condițiile:

• comutatorul Notificare Expirare este pornit;

• oferta a fost trimisă cel puțin o dată din iFlows;

• oferta are dată de valabilitate și client;

• oferta nu este expirată și are statusul Noua, Vreau Detalii, Negociere, Amanata sau un status propriu. Ofertele acceptate, refuzate, transformate în comandă sau cu stoc insuficient nu primesc reamintiri;

• clientul se potrivește unei reguli, după câmpurile Tara și Tip Client din fișa lui. Fiecare client are un tip (implicit Client Final).

Cum se trimit

• Fiecare pas se trimite la data de valabilitate minus numărul de zile al pasului. Pasul „In ziua expirarii” pleacă chiar în data de valabilitate. E-mailurile pleacă la ora regulii, în primele minute după ora fixă.

• O ofertă primește cel mult un e-mail pe zi pentru aceeași regulă. Dacă oferta trece pe altă regulă în aceeași zi, poate primi un al doilea e-mail. E-mailurile trimise manual nu sunt luate în calcul.

• Un pas trimis nu se repetă. Dacă sunt scadenți mai mulți pași netrimiși (de exemplu, oferta a fost emisă cu valabilitate scurtă), se trimite doar cel mai recent.

• La prelungirea valabilității, pașii deja trimiși nu se repetă, iar cei rămași se raportează la noua dată.

• La editarea unei reguli, ofertele care au primit deja cel puțin o reamintire pe acea regulă nu primesc retroactiv pașii a căror dată a trecut. Ofertele care nu au primit încă nicio reamintire primesc, la următoarea oră a regulii, cel mai recent pas scadent.

• Ștergerea unei reguli și crearea alteia, schimbarea țării sau a tipului clientului ori o reordonare care mută oferta pe altă regulă pornesc succesiunea de la început: oferta poate primi din nou cel mai recent pas scadent.

• Oferta este marcată ca expirată, ca până acum, automat, în noaptea de după data de valabilitate.

• Dacă clientul folosește butoanele din e-mail după data de valabilitate, în următoarele 7 zile vede mesajul „Oferta este expirata!”.

• Reamintirile nu schimbă statusul ofertei.

• Destinatarii nu depind de preferințele de notificare ale clientului.

• Nu se pot configura: destinatarii, canalul (se trimite doar e-mail), pași după expirare și filtre pe statusul sau etapa ofertei.

Șabloanele de e-mail

• Un șablon folosit într-un pas de notificare (expirare oferte sau facturi restante) nu poate fi șters sau arhivat. Platforma afișează mesajul „Acest sablon este folosit in regulile de notificare (expirare oferte sau facturi restante) si nu poate fi sters sau arhivat.”

• Șablonul „Notificare expirare oferta” se află în secțiunea Oferta, deci apare și în fereastra Trimite E-mail a ofertei și în lista Sablon Implicit E-mail.

Trecerea la noul mecanism

• Dacă aveați notificarea de expirare pornită înainte de actualizare, platforma a creat automat „Regula implicita”: toate țările, toți clienții, ora 09:00 și un pas cu vechiul număr de zile (sau „In ziua expirarii”, dacă numărul era 0), cu șablonul „Notificare expirare oferta”. O puteți modifica sau completa cu pași și reguli noi.

• „Regula implicita” cuprinde țările existente la momentul actualizării. Țările adăugate ulterior în nomenclator nu sunt incluse automat; adăugați-le în regulă, dacă este cazul.

• Dacă șablonul „Notificare expirare oferta” era arhivat, regula implicită nu s-a creat. Nu se trimite nicio reamintire, iar pagina nu se poate salva până nu adăugați o regulă sau opriți comutatorul.

9. Setări și permisiuni

• Configurarea necesită acces la Setari Vanzari; nu există permisiuni noi.

• Șabloanele se gestionează la Setari → Sabloane → E-mail, secțiunea Oferta, cu acces la setările șabloanelor de e-mail.

• Valori implicite pentru o regulă nouă: ora trimiterii 09:00 și un prim pas „cu 7 zile înainte de expirare”.