1. Prezentare generală

Notificare Factură Restantă este funcția prin care platforma trimite automat emailuri clienților pentru facturile neîncasate: înainte de scadență, în ziua scadenței și după depășirea acesteia. Odată cu această actualizare, notificările nu mai funcționează după o singură regulă generală, ci pe baza unei liste de reguli definite pe combinația țară + tip de client. Fiecare regulă are propriul funnel de pași — o secvență de emailuri programate în jurul scadenței — propriul șablon de email pe fiecare pas și propria oră de trimitere.

Funcția este folosită de echipele financiare și de vânzări care urmăresc încasările și doresc ca revenirile către clienți să se facă automat, diferențiat pe piețe și pe categorii de clienți. Se leagă direct de modulele Facturi (statusuri, scadențe și solduri), Clienți (țara, tipul clientului și acordul de notificare pe email) și de șabloanele de email din secțiunea Facturi.

Se accesează din meniul principal, la Setări → Vânzări, secțiunea Facturi, fila General — opțiunea Notificare Factură Restantă.

2. Activarea funcției

Funcția se pornește din comutatorul Notificare Factură Restantă. Când comutatorul este activ, sub el apare zona Reguli Notificare, cu lista regulilor configurate și butonul de adăugare. Pentru ca activarea sau dezactivarea să fie reținută, apăsați Salvează în josul paginii de setări.

Dacă notificarea este activă, dar nu există nicio regulă în listă, platforma păstrează comportamentul anterior actualizării: clienții cu facturi restante primesc automat, o dată pe săptămână, un email de reamintire cu șablonul standard, până la încasarea facturii.

La trecerea la noul mecanism, platformele care aveau notificarea deja activă primesc automat o regulă numită Regula implicită, care păstrează comportamentul de dinainte: se aplică tuturor clienților, trimite un email în Ziua Scadenței și apoi îl repetă la fiecare 7 zile, la ora 09:00, cu șablonul standard de notificare. Această regulă poate fi editată, reordonată sau ștearsă ca oricare alta. Pentru că regula implicită are bifate toate țările, în listă apare sub forma „Afghanistan +253 – Toți Clienții"; este comportamentul normal, nu o eroare de afișare.

3. Lista regulilor de notificare

Setarea activată, cu lista regulilor de notificare.

Lista afișează regulile în ordinea priorității, câte una pe rând, cu următoarele informații:

• Ordine — poziția regulii în listă; poziția 1 are prioritatea cea mai mare.
• Nume — numele dat regulii la creare.
• Regula — criteriile de aplicare: țările (sau Clienți Externi) și tipul de client. Când sunt selectate mai multe valori, se afișează prima urmată de numărul celor rămase (de exemplu „Franța +2 – Toți Clienții”); lista completă apare la trecerea cu mouse-ul peste text.
• Pași — numărul de pași din funnelul regulii.
• Acțiuni — butoanele Editează (deschide fereastra de editare) și Șterge.

Regulile se reordonează prin drag & drop, trăgând de mânerul din stânga numelui. Noua ordine se salvează imediat, fără alt buton de confirmare, și schimbă prioritatea de aplicare. Ștergerea cere confirmare („Ești sigur că vrei să ștergi această regulă?”). Când nu există nicio regulă, lista afișează mesajul „Nu există reguli configurate. Adaugă prima regulă pentru a personaliza notificările.”. Butonul + Adaugă regulă deschide fereastra de creare.

4. Adăugarea și editarea unei reguli

Crearea și editarea folosesc aceeași fereastră („Adaugă regulă nouă”, respectiv „Editează regula”), cu subtitlul „Configurează notificările pentru o combinație de țară și tip client”. Câmpurile sunt:

Fereastra de creare a unei reguli, cu funnelul de pași.

• Nume Regulă — denumirea sub care apare regula în listă (de exemplu „România – Revânzător”). Câmp obligatoriu.
• Se aplică pentru (Țări) — selector cu alegere multiplă. Prima opțiune din listă este Clienți Externi — toți clienții a căror țară diferă de țara platformei — urmată de lista completă de țări. Se aleg fie una sau mai multe țări, fie Clienți Externi; combinarea lor nu este permisă („Alege fie țări, fie Clienți externi, nu ambele.”), iar lipsa oricărei selecții blochează salvarea („Selectează cel puțin o țară sau Clienți externi.”).
• Tip Client — selector cu alegere multiplă. Lăsat gol, regula se aplică tuturor clienților (Toți Clienții). Opțiunile sunt tipurile de client active din platformă: Client Final, Revânzător, Instituție Publică, plus tipurile personalizate definite în setările de clienți.

Important: Pentru a acoperi toți clienții, nu selectați manual toate țările din listă. Folosiți două reguli: una pentru țara dumneavoastră (de exemplu România) și una pentru Clienți Externi — împreună acoperă toți clienții, iar regulile rămân ușor de administrat.

Pașii funnel-ului

Zona centrală a ferestrei definește secvența de emailuri. Fiecare pas ocupă un rând cu coloanele Pas (numărul de ordine), Când (momentul trimiterii), Zile și Șablon email. Momentele disponibile sunt:

• Înainte de scadență — emailul se trimite cu numărul de zile specificat înainte de data scadenței facturii.
• Ziua Scadenței — emailul se trimite în ziua scadenței; câmpul Zile este blocat la 0.
• După Scadență — emailul se trimite la numărul de zile specificat după depășirea scadenței.
• Recurent (la X zile) — emailul se repetă la fiecare X zile după pasul anterior, cât timp factura rămâne neîncasată. Necesită cel puțin 1 zi între trimiteri.

Pașii trebuie să urmeze ordinea cronologică: Înainte de scadență, Ziua Scadenței, După Scadență, apoi Recurent. Fereastra impune ordinea din mers: momentele care ar încălca-o apar dezactivate în listă, iar la încercarea de a le selecta se afișează un mesaj explicativ. Pasul Recurent poate fi unul singur, doar pe ultima poziție și niciodată primul; după un pas Recurent, butonul + Adaugă pas devine indisponibil („Nu poți adăuga pași după un pas recurent.”).

Un pas nou se adaugă cu + Adaugă pas și vine precompletat cu valori uzuale (3 zile pentru pașii dinainte sau de după scadență, 7 zile pentru pasul recurent), care pot fi modificate. Fiecare pas trebuie să aibă un șablon de email ales din lista șabloanelor din secțiunea Facturi (gestionate la Setări → Șabloane → E-mail); fără șablon, salvarea este blocată („Fiecare pas trebuie să aibă un șablon email.”). Un pas se elimină cu pictograma de ștergere de pe rând, iar regula trebuie să conțină cel puțin un pas („Adaugă cel puțin un pas în funnel.”).

Ora trimiterii și salvarea

Ora trimiterii — ora la care regula își trimite emailurile, la oră fixă (00:00–23:00); valoarea implicită este 09:00. Sub acest câmp, fereastra afișează mesajul informativ „Notificările se vor opri automat la momentul încasării facturii.” — oprirea la încasare este comportament standard, nu o opțiune. Salvarea se face cu Salvează regula; Anulează închide fereastra fără modificări. Erorile de completare apar în partea de sus a ferestrei.

5. Ordinea regulilor și logica de potrivire

Pentru fiecare client cu facturi eligibile, sistemul alege o singură regulă: prima din listă, de sus în jos, care se potrivește pe combinația țară + tip de client. Odată găsită potrivirea, regulile de sub ea sunt ignorate pentru acel client — regulile nu se cumulează.

• Un client care se potrivește unei reguli specifice (de exemplu „România + Revânzător”) aflate deasupra unei reguli generale („România + Toți Clienții”) intră pe regula specifică; cea generală se aplică celorlalți clienți din România.
• Un client pentru care nu există regulă specifică intră pe prima regulă generală care îl acoperă.
• Un client care nu se potrivește niciunei reguli nu primește nicio notificare — nu există un comportament implicit de rezervă.

Clienți Externi acoperă orice client a cărui țară, completată în fișa clientului, diferă de țara platformei. Deoarece ordinea decide regula câștigătoare, mutarea unei reguli mai sus în listă îi dă prioritate imediat. Potrivirea se face pe denumirea exactă a țării din fișa clientului, comparată cu lista de țări a platformei: dacă în fișa clientului țara este scrisă altfel sau este lăsată goală, clientul nu se potrivește cu nicio regulă și nu primește notificări.

6. Avertismentele pentru reguli umbrite

Pentru că o regulă generală aflată prea sus poate „prinde” toți clienții înaintea unei reguli specifice de sub ea, platforma afișează automat un avertisment deasupra listei ori de câte ori o regulă acoperă complet o alta aflată mai jos. Mesajul numește ambele reguli și țara vizată:

Avertisment pentru o regulă umbrită de alta aflată deasupra ei.

Avertismentul acoperă și cazul în care regula Clienți Externi stă deasupra unei reguli pentru o țară străină anume (de exemplu Italia): regula de țară nu s-ar mai aplica niciodată. Avertismentele nu blochează salvarea sau reordonarea — sunt doar informative și dispar când ordinea este corectată.

7. Trimiterea notificărilor

Notificările pleacă automat, zilnic, la ora setată pe fiecare regulă. Fiecare factură eligibilă primește propriul email, cu PDF-ul facturii atașat; conținutul folosește șablonul pasului curent, în care platforma completează automat numele clientului, data și suma restantă cu valuta facturii. Platforma verifică facturile în permanență și declanșează fiecare regulă în intervalul de câteva minute de după ora ei de trimitere, folosind ora locală a platformei. Dacă platforma este oprită exact atunci, pașii rămași se trimit la următoarea verificare, în ziua următoare.

Pentru ca un email să fie trimis, trebuie îndeplinite simultan câteva condiții:

• factura are o dată de scadență, nu este anulată și nu este încasată integral — există un sold restant;
• clientul are opțiunea Notificare E-mail activă în fișa sa;
• clientul are câmpul E-mail Principal completat — notificarea se trimite la această adresă;
• clientul se potrivește uneia dintre regulile configurate.

Fiecare factură își urmează propriul progres în funnel: un pas trimis nu se repetă. Dacă ziua programată a unui pas a fost depășită (de exemplu, factura a fost emisă târziu sau regula a fost adăugată ulterior), pasul restant se trimite la următoarea verificare, cu o excepție: pașii Înainte de scadență nu se mai trimit după depășirea scadenței — clientul nu primește reamintiri „în avans” pentru o factură deja restantă. Pasul Recurent se repetă la fiecare X zile de la ultima trimitere, cât timp factura rămâne neîncasată.

Notificarea se face pe factură, nu pe client: un client cu trei facturi restante primește trei emailuri separate, câte unul pentru fiecare factură, fără grupare într-un rezumat.

La facturile încasate parțial, în email apare doar soldul rămas, în valuta facturii; nu se face conversie valutară și nu se însumează facturi în valute diferite.

Dacă generarea PDF-ului facturii eșuează, emailul pleacă totuși, dar fără atașament.

Încasarea integrală a facturii oprește definitiv notificările pentru ea. Emailurile trimise apar în istoricul de emailuri din pagina facturii.

8. Ce se întâmplă când modificați regulile

Facturile aflate deja într-un funnel își păstrează progresul, iar modificările asupra regulilor îl influențează astfel:

• Editarea pașilor unei reguli — progresul nu se resetează. O factură care a primit deja doi pași continuă de la pasul al treilea, chiar dacă pașii au fost între timp înlocuiți. Dacă noua regulă are mai puțini pași decât cei deja trimiși, factura nu mai primește nimic din acea regulă.
• Reordonarea regulilor — dacă o factură ajunge astfel pe altă regulă, funnelul acesteia reîncepe de la primul pas, pentru că progresul se ține separat pentru fiecare regulă.
• Ștergerea unei reguli — se pierde și progresul facturilor din funnelul ei; dacă altă regulă preia clienții respectivi, notificările reîncep de la primul pas.
• Schimbarea țării sau a tipului unui client — clientul trece pe regula corespunzătoare noii combinații și pornește de la primul pas al acesteia. Dacă revine ulterior la regula inițială, continuă de unde rămăsese.

9. Impactul în alte module

• Facturi — statusul Restantă se actualizează automat la depășirea scadenței, iar notificările trimise sunt vizibile în istoricul de emailuri al fiecărei facturi. Emailurile trimise se regăsesc și în fișa clientului, în fila Comunicări, cu subiect, destinatar, dată și status; cele care nu au putut fi livrate rămân marcate cu status de eroare. Istoricul se păstrează un an.
• Clienți — țara, tipul de client, opțiunea Notificare E-mail și câmpul E-mail Principal din fișa clientului determină ce regulă i se aplică și dacă emailurile pleacă efectiv.
• Șabloane — pașii folosesc șabloanele de email din secțiunea Facturi (Setări → Șabloane → E-mail); un șablon folosit într-un pas de notificare nu poate fi șters cât timp este în uz.

10. Permisiuni

Configurarea notificărilor și a regulilor cere permisiunea „Poate Vedea Setari Vanzari", aceeași care dă acces la ecranul Setări → Vânzări. Se acordă pe nivel de acces, din ecranul Angajați → Permisiuni. Utilizatorii cu drepturi de administrator o au implicit. Nu există o permisiune separată pentru reguli: cine intră în Setări → Vânzări poate adăuga, modifica, reordona și șterge reguli.