1. Pe scurt
Cele trei bife globale din fișa clientului (Notificare E-mail, Notificare SMS, E-mail Marketing) sunt înlocuite cu un set de preferințe pe categorii de notificări și pe canale, stabilite separat pentru client (adresa E-mail Principal / Telefon Mobil) și pentru fiecare persoană de contact. Preferințele controlează exclusiv notificările automate ale platformei; trimiterile manuale și cele din flux nu sunt afectate. Funcția este folosită de utilizatorii care administrează clienții, iar clientul își poate gestiona singur o parte din preferințe din contul online și din pagina de dezabonare.
Formularul clientului, secțiunea Contact: butonul rotund cu plic și contorul verde de lângă E-mail Principal, plus același buton pe rândul unei persoane de contact.
2. Unde o găsiți
- → fișa clientului → butonul cu plic de lângă E-mail Principal și de pe fiecare rând de persoană de contact
- → acțiunea în masă Notificări
3. Înainte de a începe
- Pentru modificarea preferințelor (din formular sau din acțiunea în masă) aveți nevoie de dreptul de modificare client; pentru consultare, de dreptul de vizualizare client; pentru clientul nou și pentru import, de dreptul de adăugare client.
- Canalul E-mail există pentru toate categoriile. Canalele SMS și WhatsApp există doar pentru categoria Comenzi și livrare și apar doar dacă platforma are configurate șabloane SMS (de „Comandă Finalizată” sau de curier), respectiv WhatsApp (de tip Comenzi sau de curier).
- Pentru a porni un comutator de e-mail, clientul (sau contactul) trebuie să aibă o adresă de e-mail validă; pentru SMS / WhatsApp, un număr de telefon mobil valid.
4. Setarea preferințelor pentru un client
Pasul 1. Deschideți și intrați în formularul clientului dorit (de exemplu Client Demo SRL), în modul de editare.
Pasul 2. În secțiunea Contact, lângă câmpul E-mail Principal (contact@clientdemo.ro), identificați butonul rotund cu plic (tooltip „Setări Notificări”) și contorul de lângă el: verde, cu numărul comutatoarelor active, sau roșu, cu 0, dacă niciunul nu este activ.
Pasul 3. Apăsați butonul cu plic. Se deschide fereastra Setări notificări, ancorată sub buton, cu două zone:
- NOTIFICĂRI E-MAIL — câte un rând, cu comutator, pentru Financiar, Comercial și documente și E-mail marketing;
- Comenzi și livrare — carduri pe canal: E-mail, SMS, WhatsApp (ultimele două doar dacă sunt disponibile în platformă), fiecare cu comutator.
În partea de jos a ferestrei apare textul „Aceste setări controlează doar notificările automate ale platformei. Trimiterile manuale și din flux nu sunt afectate.”
Fereastra Setări notificări: rândurile Financiar, Comercial și documente, E-mail marketing, plus cardurile E-mail / SMS / WhatsApp din Comenzi și livrare.
Notă: pentru un client nou, toate comutatoarele sunt pornite, cu excepția E-mail marketing (oprit). Nu există buton „pornește tot / oprește tot”; comutatoarele se acționează individual.
Pasul 4. Porniți sau opriți comutatoarele dorite. La pornirea unui comutator, platforma verifică datele de contact:
- e-mail lipsă sau invalid: „Adresa de email este obligatorie pentru a activa notificările E-mail!” / „Adresa de email nu este validă! Vă rugăm să introduceți o adresă de email validă.”;
- telefon mobil lipsă sau invalid, pentru SMS / WhatsApp: „Numărul de telefon mobil este obligatoriu pentru a activa această notificare!” / „Numărul de telefon mobil nu este valid! Vă rugăm să introduceți un număr valid.”.
Comutatorul revine pe oprit până la corectarea câmpului.
Pasul 5. Închideți fereastra cu butonul × din colțul ei sau printr-un clic în afara ei. Aceasta nu are buton de salvare: alegerile rămân în formular, iar contorul de lângă buton se actualizează.
Pasul 6. Apăsați Salvează sau Salvează și Continuă pe client. Abia acum preferințele se salvează.
Atenție: părăsirea paginii fără salvarea clientului pierde modificările din fereastra Setări notificări.
Notă: la completarea sau modificarea câmpului E-mail Principal cu o adresă validă, se pornesc automat notificările E-mail pentru Financiar, Comercial și documente și Comenzi și livrare (marketingul nu se atinge). La completarea sau modificarea câmpului Telefon Mobil cu un număr valid, se pornește automat Comenzi și livrare – SMS (WhatsApp nu se atinge).
5. Setarea preferințelor pentru o persoană de contact
Pasul 1. În formularul clientului, mergeți la tabelul persoanelor de contact și identificați rândul contactului dorit (de exemplu Maria Ionescu, +40 700 000 001). Pe fiecare rând există același buton rotund cu plic.
Pasul 2. Apăsați butonul cu plic de pe rândul contactului. Se deschide aceeași fereastră Setări notificări, cu aceleași categorii și canale.
Notă: pentru o persoană de contact nouă, toate comutatoarele sunt oprite. La completarea câmpului Email al contactului cu o adresă validă se pornesc automat notificările E-mail pentru Financiar, Comercial și documente și Comenzi și livrare; la completarea telefonului mobil valid se pornește Comenzi și livrare – SMS. Aceeași regulă se aplică și contactelor create din alte ferestre ale platformei sau prin API.
Pasul 3. Porniți sau opriți comutatoarele dorite. Verificările de e-mail și telefon de la capitolul anterior, Pasul 4, se aplică și aici, pe câmpurile contactului.
Pasul 4. Închideți fereastra și apăsați Salvează sau Salvează și Continuă pe client. Preferințele contactului se salvează odată cu clientul.
6. Consultarea preferințelor în mod vizualizare
Pasul 1. Deschideți fișa clientului în mod vizualizare ( → clientul dorit).
Pasul 2. Apăsați butonul cu plic de lângă E-mail Principal sau de pe rândul unei persoane de contact. Fereastra se deschide în mod „Doar vizualizare.” (mențiunea apare în partea de jos): în locul comutatoarelor apar bife verzi (tooltip Activ) și X gri (tooltip Inactiv). Cardurile SMS / WhatsApp apar și aici doar dacă sunt disponibile în platformă.
Fereastra Setări notificări în mod „Doar vizualizare”: bife verzi (Activ) și X gri (Inactiv) în locul comutatoarelor.
Notă: din acest mod nu se pot modifica preferințele; pentru modificare deschideți clientul în editare.
7. Acțiunea în masă Notificări
Pasul 1. În , bifați clienții doriți. În bara de acțiuni apare butonul Notificări (iconiță megafon), vizibil pentru administratori și pentru utilizatorii cu drept de modificare client.
Bara de acțiuni în masă, cu 3 clienți bifați și butonul Notificări (megafon) evidențiat.
Pasul 2. Apăsați Notificări. Se deschide aceeași fereastră Setări notificări, centrată, precompletată cu valorile implicite de client (toate pornite, E-mail marketing oprit) — nu cu setările clienților selectați. Sub comutatoare apare mențiunea „Bulk: Setările vor fi aplicate atât clienților cât și tuturor persoanelor de contact.”
Fereastra Setări notificări pentru acțiunea în masă, centrată, cu mențiunea „Bulk: …” și butoanele Închide / Salvează.
Pasul 3. Poziționați fiecare comutator exact așa cum doriți să fie aplicat. Nu există opțiunea „lasă neschimbat” pe un comutator.
Pasul 4. Apăsați Salvează. Toate comutatoarele, exact așa cum sunt afișate, se aplică fiecărui client selectat și tuturor persoanelor lui de contact, suprascriind valorile anterioare. Cu Închide renunțați fără nicio modificare.
Notă: vechea fereastră cu cele trei selectoare (Notificare SMS / E-mail / E-mail Marketing) a fost eliminată.
8. Lista de clienți, importul și exportul
Pasul 1. În , afișați coloanele opționale Notificare SMS, Notificare E-mail și E-mail Marketing. Acestea (cu valorile „da” / „nu” și filtrele lor Activ / Inactiv) rămân, dar afișează un rezumat calculat din preferințele clientului:
- Notificare E-mail = cel puțin una dintre categoriile Financiar / Comercial / Comenzi are E-mail pornit;
- Notificare SMS = Comenzi și livrare – SMS;
- E-mail Marketing = E-mail marketing.
Exportul listei folosește aceleași valori (da / nu).
Pasul 2. Pentru import, deschideți . Coloanele de client Notificare SMS (da/nu), Notificare Email (da/nu) și Notificare Newsletter (da/nu) se mapează pe aceleași reguli (Notificare Email = da pornește E-mail pe Financiar, Comercial și Comenzi).
Pasul 3. Completați coloana Persoana Contact în formatul nou, cu 8 câmpuri separate prin „;” și contacte multiple separate prin „|”: „Persoana Contact (Prenume Nume; functie; fix; mobil; email; email: da/nu; sms: da/nu; marketing: da/nu)”. Câmpurile 6, 7 și 8 conțin doar „da” sau „nu” și înseamnă, în ordine: e-mail operațional, SMS, marketing. De exemplu: „Maria Ionescu; Achiziții; ; +40 700 000 001; contact@clientdemo.ro; da; da; nu”.
Notă: formatul vechi, cu 6 câmpuri, este acceptat în continuare — ultimul da/nu înseamnă doar marketing, iar e-mailul operațional și SMS-ul rămân oprite pentru acel contact.
Pasul 4. Rulați importul. Contactele noi se creează cu setările din fișier; cele existente (identificate după nume și prenume) sunt actualizate.
Pasul 5. Pentru export, folosiți exportul listei de clienți. Acesta produce exact formatul nou al coloanei Persoana Contact, deci un export poate fi reimportat.
9. Ce vedeți după
- În formularul clientului: butonul cu plic și contorul (verde cu numărul comutatoarelor active / roșu cu 0) lângă E-mail Principal și pe fiecare rând de persoană de contact.
- În fișa clientului în vizualizare: fereastra „Doar vizualizare” cu bife verzi (Activ) și X gri (Inactiv).
- În lista de clienți: coloanele Notificare SMS, Notificare E-mail, E-mail Marketing cu valori da / nu calculate din preferințe; aceleași valori în export.
- În bara de acțiuni în masă: butonul Notificări (megafon), în locul vechii ferestre cu trei selectoare.
- În exportul listei: coloana Persoana Contact în formatul nou, cu 8 câmpuri.
10. Reguli și limite
- Categoriile sunt fixe, definite de platformă: Financiar (facturi recurente, restanțe), Comercial și documente (oferte, nivel client), Comenzi și livrare (status comenzi, livrări, AWB) și E-mail marketing (campanii, newslettere).
- Canalul E-mail există pentru toate categoriile; SMS și WhatsApp există doar pentru Comenzi și livrare și apar doar dacă platforma are configurate șabloanele corespunzătoare.
- Valori implicite: client nou — toate comutatoarele pornite, cu excepția E-mail marketing (oprit); persoană de contact nouă — toate oprite.
- Nu există buton „pornește tot / oprește tot”.
- Un comutator nu poate fi pornit fără e-mail valid (pentru e-mail), respectiv telefon mobil valid (pentru SMS / WhatsApp). Verificarea nu se face în fereastra acțiunii în masă.
- Fereastra Setări notificări nu are buton de salvare; preferințele se salvează la Salvează / Salvează și Continuă pe client.
- Acțiunea în masă suprascrie toate preferințele clienților selectați și ale tuturor persoanelor lor de contact; nu există „lasă neschimbat”.
- Preferințele controlează exclusiv notificările automate. Trimiterile manuale (oferte, comenzi, facturi, documente din fereastra Trimite E-mail), e-mailul cu datele de conectare la contul client și notificările interne către angajați nu sunt afectate.
Ce notificări respectă preferințele:
| Categorie | Notificări automate afectate |
|---|---|
| Financiar – E-mail | Notificările de facturi restante (regulile configurate și notificarea săptămânală implicită); factura / proforma emisă automat din comenzi recurente. Destinatari: E-mail Principal, dacă este pornit, plus fiecare contact cu categoria pornită. |
| Comercial și documente – E-mail | Notificarea de expirare a ofertei (dacă oferta a fost deja trimisă pe e-mail, se folosesc destinatarii acelor trimiteri); e-mailul de schimbare a nivelului de client. Linkul de semnare și codul SMS de semnare nu sunt filtrate (tranzacționale). |
| Comenzi și livrare | Pop-up-ul Livrare din flux preselectează clientul și contactele cu E-mail pornit (maximum 4); SMS-ul și mesajul WhatsApp de comandă finalizată se trimit automat către clientul principal și contactele cu canalul respectiv pornit, fără duplicate. |
| E-mail marketing – E-mail | Campanii E-mail și Fluxuri E-mail: destinatari = clienții cu marketing pornit pe adresa principală și, cu „Include contactele”, contactele cu marketing pornit. Contactele create din formularele web nu mai sunt abonate automat. |
Trecerea la noul mecanism, la instalarea actualizării:
- Clienți: Notificare E-mail → E-mail pornit pe Financiar, Comercial și Comenzi; E-mail Marketing → E-mail marketing; Notificare SMS → Comenzi – SMS; Comenzi – WhatsApp pornit pentru toți (nu exista bifă anterioară).
- Persoane de contact: E-mail marketing preluat din vechea bifă de newsletter; e-mailul operațional, SMS-ul și WhatsApp pornesc oprite pentru toate contactele existente.
- Bifele vechi rămân sincronizate automat din preferințe și alimentează coloanele, filtrele și exporturile listei.
11. Setări și permisiuni
Nu există o pagină de setări pentru categorii (sunt fixe). Vizibilitatea canalelor SMS și WhatsApp depinde de existența șabloanelor SMS de „Comandă Finalizată” sau de curier, respectiv WhatsApp de tip Comenzi sau de curier. Notificările în sine sunt declanșate de setările lor existente (notificarea de expirare a ofertelor, regulile de facturi restante, nivelul automat de client, comenzile recurente).
Nu se introduc permisiuni noi:
- modificarea preferințelor (formular, acțiunea în masă) — dreptul de modificare client;
- consultarea preferințelor — dreptul de vizualizare client;
- clientul nou și importul — dreptul de adăugare client.
12. Impact în alte module
- Clienți: fișă, listă (coloane, filtre, export), import, API — preferințe pe categorii în locul celor trei bife.
- Facturi: notificările de restanțe și factura / proforma din comenzi recurente respectă categoria Financiar.
- Oferte: notificarea de expirare respectă categoria Comercial și documente.
- Nivel automat de client: e-mailul de schimbare a nivelului respectă categoria Comercial și documente.
- Flux de Lucru: pop-up-ul Livrare preselectează destinatarii cu E-mail pornit pe Comenzi și livrare; SMS / WhatsApp de comandă finalizată respectă canalele respective.
- Marketing (Campanii și Fluxuri E-mail): destinatarii sunt clienții / contactele cu E-mail marketing pornit; contactele din formularele web nu mai sunt abonate automat.
- Contul online al clientului: pagina Notificări scrie în categoriile corespunzătoare.
- Pagina de dezabonare (Preferințe comunicări): actualizează E-mail marketing și Comenzi – SMS.