Arhivarea clienților este o alternativă la ștergerea definitivă, utilă pentru clienții cu care colaborarea s-a încheiat sau care nu mai sunt activi. Permite curățarea listei de clienți fără a pierde istoricul de facturi, plăți sau comenzi asociate. Spre deosebire de ștergere, arhivarea este complet reversibilă — clientul poate fi restaurat oricând.

Noutăți și funcționalități

• Inițiere prin opțiunea de ștergere — atunci când apăsați butonul Șterge pe un client, platforma deschide o fereastră care prezintă documentele asociate (comenzi, facturi, oferte etc.) și oferă două opțiuni clare:
• Arhivează — clientul este mutat în arhivă, păstrând toate documentele și informațiile intacte.
• Șterge — ștergere definitivă, posibilă doar dacă clientul nu este folosit în niciun document. Dacă există documente asociate, mesajul ferestrei explică acest lucru și butonul de ștergere este blocat.
• Consecințele arhivării — clientul dispare din lista activă și nu mai apare în autocomplete-ul de la creare comenzi, facturi, oferte sau alte documente noi — nu mai poate fi selectat pentru operațiuni viitoare. În același timp, toate documentele istorice asociate, soldurile și istoricul financiar rămân intacte și accesibile prin modulele respective.
• Acces la clienții arhivați — în lista de clienți există un filtru dedicat „Arhivat" prin care se comută vizualizarea către clienții arhivați.
• Banner de avertizare în fișa clientului arhivat — când deschideți fișa unui client arhivat, în partea de sus a paginii apare un banner cu mesajul „Client arhivat" și un buton portocaliu Dezarhivează pentru restaurare rapidă.
• La dezarhivare — clientul reapare imediat în lista principală și redevine selectabil în autocomplete pentru documente noi — fără pași suplimentari de configurare.

Mod de utilizare

Pentru arhivarea unui client:

1. Deschideți fișa clientului sau navigați la lista de clienți și apăsați butonul Șterge pe clientul dorit.
2. În fereastra apărută, alegeți opțiunea Arhivează.

Pentru dezarhivare:

1. Activați filtrul Arhivat în lista de clienți pentru a vedea clienții arhivați.
2. Deschideți fișa clientului dorit și apăsați butonul Dezarhivează din bannerul afișat în partea de sus.

Exemplu practic

O firmă a încheiat colaborarea cu un client cu care a lucrat ani de zile, având zeci de facturi și comenzi în istoric. Operatorul vrea să curețe lista de clienți activi, dar nu poate șterge clientul pentru că are documente asociate.

→ Apasă butonul Șterge pe fișa clientului — fereastra afișează lista lungă de documente asociate și mesajul că ștergerea nu este posibilă

→ Alege opțiunea Arhivează — clientul dispare din lista activă, nu mai apare în autocomplete la facturi noi, dar tot istoricul financiar rămâne disponibil pentru rapoarte

→ Dacă clientul revine peste câteva luni, operatorul îl găsește prin filtrul „Arhivat", apasă Dezarhivează din banner, și clientul redevine instantaneu selectabil

Pentru formularele web , arhivarea oferă o soluție de retragere temporară, fără a pierde configurația și datele asociate. Util atunci când un formular este inactiv într-o anumită perioadă (campanie încheiată, pagină în refacere) dar urmează să fie reactivat ulterior.

Noutăți și funcționalități

• Inițiere prin opțiunea de ștergere — la apăsarea butonului Șterge pe un formular, platforma deschide o fereastră cu două opțiuni:
• Arhivare (Recomandată) — formular mutat în arhivă, poate fi restaurat oricând cu toate setările intacte.
• Ștergere — formular șters definitiv, irecuperabil.
• Consecințele arhivării — formularul dispare din lista activă și nu mai poate fi folosit. Dacă era integrat pe un site extern, pagina respectivă afișează un mesaj de „formular indisponibil" — vizitatorii nu mai pot trimite înregistrări.
• Acces la formularele arhivate — în pagina de gestionare a formularelor web există o filă dedicată „Arhivate", vizibilă direct în interfață.
• La dezarhivare — formularul redevine activ instantaneu și poate fi folosit din nou — pe site-ul extern, pagina pe care era integrat funcționează din nou normal, fără modificări de cod sau reintegrare.

Mod de utilizare

1. Pentru a arhiva un formular, apăsați butonul Șterge pe formularul dorit.
2. În fereastra apărută, alegeți opțiunea Arhivare (Recomandată).
3. Pentru dezarhivare, accesați fila Arhivate din pagina de gestionare a formularelor web și apăsați Dezarhivează pe formularul dorit.

Exemplu practic

O firmă rulează o campanie sezonieră cu un formular web de înscriere integrat pe pagina de promoții. Campania se încheie, dar formularul ar putea fi reutilizat anul viitor.

→ Operatorul apasă Șterge pe formular și alege Arhivare din fereastra de confirmare

→ Pagina externă afișează „formular indisponibil" — vizitatorii nu mai pot trimite înscrieri, iar configurația campaniei rămâne salvată

→ La startul campaniei următoare, operatorul accesează fila Arhivate, apasă Dezarhivează și formularul devine activ instantaneu pe pagina deja integrată, fără reconfigurare