1. Pe scurt

Integrarea cu Sameday permite generarea și gestionarea AWB-urilor Sameday direct din iFlows, fără a mai accesa platforma curierului. Datele expediției sunt transmise în contul Sameday al companiei, iar AWB-urile emise se urmăresc, se descarcă, se tipăresc, se anulează și li se poate actualiza suma ramburs din același loc în care sunt gestionate și AWB-urile FAN Courier, GLS, Dragon Star și Urgent Cargus. Este folosită de echipele de vânzări, logistică și producție care expediază comenzi prin Sameday.

Setări → Integrări → fila Disponibile: rândul Sameday, cu butonul + (Instalează Integrare) evidențiat.

Față de Urgent Cargus, integrarea Sameday are câteva particularități: nu există buton de chemare a curierului (ridicarea este legată de punctul de ridicare din contul Sameday), nu există câmp separat pentru plicuri (tipul se alege din câmpul Tip Colet), iar înainte de emitere este obligatoriu un pas de estimare a tarifului.

2. Unde o găsiți

• Setări → Integrări → Disponibile → Sameday — instalare
• Setări → Integrări → Instalate → Sameday → Setări Integrare — modificarea setărilor
• Integrări → Curieri → fila Sameday — lista AWB-urilor și butonul Generează AWB
• Vânzări → Comenzi → Generează Document → AWB Sameday — generare din comandă
• Flux de Lucru → Detalii de Livrare → butonul AWB Sameday — generare din flux
• Setări → Globale → Adrese — adresele de expeditor
• Setări → Flux de Lucru → Modalități de Livrare — modalitatea Sameday, creată automat

3. Înainte de a începe

• Aveți nevoie de un cont Sameday eAWB (utilizator și parolă).
• Instalarea și modificarea integrării necesită permisiunile de adăugare / modificare a integrărilor.
• Pentru estimarea și generarea AWB-urilor, anulare și actualizarea rambursului este necesar dreptul Editează pe rândul Sameday (Financiar → Angajați → Permisiuni, categoria Integrări, subcategoria Curierat); pentru listă, descărcare, tipărire, tracking și trimitere pe WhatsApp este suficient dreptul Vede. Administratorii au acces implicit.
• Compania trebuie să aibă cel puțin o adresă de tip Expeditor în Setări → Globale → Adrese, cu codul poștal de exact 6 cifre (fiecare adresă de expeditor devine, la nevoie, un punct de ridicare în contul Sameday).
• Pentru trimiterea etichetei pe WhatsApp este necesară integrarea WhatsApp activă.

4. Instalarea integrării

Pasul 1. Deschideți Setări → Integrări, fila Disponibile, și identificați rândul Sameday.

Pasul 2. Apăsați + (Instalează Integrare) pe rândul Sameday. Se deschide fereastra de activare.

Pasul 3. Completați datele contului Sameday.

Fereastra de activare Sameday, cu câmpurile Utilizator și Parola și butonul Activează.

Pasul 4. Apăsați Activează. Platforma se conectează efectiv la Sameday cu datele introduse. La succes, integrarea apare în fila Instalate.

Pasul 5. Verificați în Setări → Flux de Lucru → Modalități de Livrare că a fost creată automat modalitatea Sameday (needitabilă), cu adresa de urmărire a coletului folosită în notificările de livrare.

5. Modificarea setărilor

Pasul 1. Deschideți Setări → Integrări → Instalate → Sameday → Setări Integrare.

Pagina Setări Integrare pentru Sameday, cu câmpurile Utilizator și Parola și butoanele Înapoi, Salvează și Continuă, Salvează.

Pasul 2. Modificați câmpurile dorite.

Pasul 3. Apăsați Salvează (sau Salvează și Continuă, pentru a rămâne în pagină; Înapoi revine la lista integrărilor). Orice modificare este revalidată printr-o conectare reală la Sameday înainte de salvare; la succes apare mesajul „Setările au fost salvate cu succes”.

6. Generarea unui AWB din comandă

Pasul 1. Deschideți Vânzări → Comenzi și identificați comanda dorită (de exemplu comanda #1042, client Client Demo SRL).

Pasul 2. Apăsați iconița Generează Document de pe rândul comenzii (sau, din pagina comenzii, meniul de acțiuni → Generează Document) și alegeți butonul AWB Sameday.

Meniul Generează Document al comenzii #1042, cu butonul AWB Sameday evidențiat.

Detalii expeditor

Pasul 3. Se deschide fereastra AWB Sameday, precompletată cu clientul și adresa de livrare a comenzii. Butoanele din subsol sunt Închide, Estimează și Confirmă (acesta din urmă apare doar după o estimare reușită).

Detalii destinatar

Pasul 4. Verificați și completați secțiunea Detalii destinatar.

Detalii expediție

Pasul 5. Completați secțiunea Detalii expediție.

Fereastra AWB Sameday pentru comanda #1042: Detalii expeditor, Detalii destinatar, Detalii expediție și Detalii plată.

Detalii plată și emiterea

Pasul 6. Completați secțiunea Detalii plată și, opțional, câmpul Observații.

Pasul 7. Apăsați Estimează. Platforma validează formularul, convertește adresele în nomenclatorul Sameday, determină punctul de ridicare și cere tariful. La succes apare secțiunea Cost estimat Sameday, cu câmpul Cost (needitabil), moneda și mențiunea „Tarif Sameday, regim TVA neconfirmat de Sameday”, iar în subsol butonul Confirmă.

Fereastra AWB Sameday, cu butoanele Închide și Estimează în subsol.

Pasul 8. Apăsați Confirmă pentru a emite AWB-ul. Numărul AWB este salvat cu statusul Înregistrat, legat de comandă, de client și de angajatul care l-a generat; costul salvat pe AWB este cel din estimare.

Pasul 9. Verificați în pagina comenzii secțiunea Documente: rândul Sameday afișează numărul AWB (link către listă), data și angajatul.

7. Generarea unui AWB din Flux de Lucru

Pasul 1. În Flux de Lucru, deschideți instrucțiunea Detalii de Livrare a comenzii.

Pasul 2. Alegeți Sameday în câmpul Modalitate Livrare. Apare butonul AWB Sameday.

Detalii de Livrare: Modalitate Livrare = Sameday, câmpul AWB, rândul Ultimul generat și butonul AWB Sameday.

Pasul 3. Apăsați AWB Sameday și completați formularul ca la capitolul 6 (pașii 3–8).

Pasul 4. După emitere, numărul AWB este scris automat în câmpul AWB al instrucțiunii, iar rândul Ultimul generat afișează ultimul AWB Sameday al comenzii, cu link către listă.

8. Generarea manuală din listă (expediții fără comandă)

Pasul 1. Deschideți Integrări → Curieri → fila Sameday și apăsați butonul Generează AWB din dreapta sus. Se deschide formularul gol.

Pasul 2. În câmpul Nume Client, tastați cel puțin 2 caractere din numele sau CUI-ul clientului și alegeți-l din listă. Alegerea unui client completează numele companiei, e-mailul, telefonul și adresele lui salvate.

Pasul 3. Completați restul formularului și emiteți AWB-ul ca la capitolul 6 (pașii 3–8).

9. Asocierea localității

Fereastra apare la Estimează sau Confirmă atunci când localitatea unei adrese din iFlows nu poate fi identificată automat în nomenclatorul Sameday (localitate lipsă, județ neasociat sau două orașe cu același nume).

Pasul 1. În fereastra Asociază localitatea Sameday, alegeți Județ Sameday (doar dacă este cazul) și Oraș Sameday.

Fereastra Asociază localitatea Sameday, cu câmpul Oraș Sameday și butoanele Renunță / Salvează și continuă.

Pasul 2. Apăsați Salvează și continuă (cu Renunță închideți fereastra fără asociere). Asocierea este reținută permanent și refolosită la AWB-urile următoare, iar estimarea sau confirmarea se reia automat.

10. Urmărirea statusului

Pasul 1. Deschideți Integrări → Curieri → fila Sameday și priviți coloana Status. Statusurile posibile sunt Înregistrat (la emitere), În tranzit, Livrat, Anulat și Status necunoscut. Actualizarea este automată: la fiecare 30 de minute, platforma citește de la Sameday evenimentele din ultimele 24 de ore și actualizează toate AWB-urile nefinalizate.

Pasul 2. Pentru istoricul complet, apăsați Tracking detaliat (iconița ochi) pe rândul AWB-ului. Fereastra afișează evenimentele în coloanele Eveniment, Locație și Data (dacă nu există evenimente: „Nu există date.”).

Fereastra AWB Tracking: 1SDAY000012345, cu evenimentele primite de la Sameday.

11. Descărcarea, tipărirea, anularea, rambursul și WhatsApp

Pasul 1. În Integrări → Curieri → fila Sameday, identificați rândul AWB-ului și folosiți acțiunile de pe rând:

• Descarcă AWB — deschide eticheta PDF (format A4) într-o filă nouă;
• Tipărire — descarcă eticheta și deschide fereastra de tipărire a browserului;
• Anulare — în fereastra Atenție! („Ești sigur că vrei să anulezi această expediție?”) apăsați Anulează pentru a anula AWB-ul (sau Închide pentru a renunța); AWB-ul este anulat la Sameday, primește statusul Anulat și apare mesajul „Anulare cu succes”;
• Actualizează ramburs — deschide fereastra cu câmpul Suma ramburs;
• Trimite WhatsApp — disponibil când integrarea WhatsApp este activă și AWB-ul provine dintr-o comandă.

Pasul 2. Pentru modificarea rambursului, apăsați Actualizează ramburs, completați câmpul Suma ramburs (0 înseamnă fără ramburs) și apăsați Salvează. Noua sumă este transmisă la Sameday și salvată pe AWB („Ramburs actualizat cu succes”).

Fereastra Actualizează ramburs, cu câmpul Suma ramburs și butoanele Închide / Salvează.

Pasul 3. Pentru trimiterea etichetei pe WhatsApp, apăsați Trimite WhatsApp. Se deschide fereastra standard de trimitere, cu eticheta atașată. În șabloanele WhatsApp de tip Curier sunt disponibile variabilele AWB, Link AWB, Curier și Valoare ramburs.

12. Lista AWB-urilor și filtrele

Pasul 1. Deschideți Integrări → Curieri → fila Sameday. Lista afișează coloanele AWB, Status, Data (sortare implicită descrescătoare), Client, Nr. Comandă (link către comandă), Colete, Greutate (kg), Cost (tarif Sameday) și Acțiuni.

Integrări → Curieri, fila Sameday: coloanele listei și acțiunile de pe rând (Descarcă AWB, Tipărire, Tracking detaliat, Trimite WhatsApp, Actualizează ramburs, Anulare).

Pasul 2. Folosiți filtrele disponibile: interval de date (Start - Final), Client, Status (cu Include / Exclude), câmpul Caută… (după AWB, client, comandă, expeditor sau destinatar — nume, telefon, e-mail) și Șterge Filtru.

13. Ce vedeți după

• În Setări → Integrări → Instalate: integrarea Sameday, cu Setări Integrare.
• În Setări → Flux de Lucru → Modalități de Livrare: modalitatea Sameday, needitabilă.
• În Integrări → Curieri: fila nouă Sameday, cu lista AWB-urilor și acțiunile de pe rând.
• În Vânzări → Comenzi → Generează Document: butonul AWB Sameday; în pagina comenzii, secțiunea Documente afișează rândul Sameday cu numărul AWB (link către listă), data și angajatul.
• În Flux de Lucru → Detalii de Livrare: modalitatea Sameday, butonul AWB Sameday, câmpul AWB completat automat și rândul Ultimul generat.
• În notificările de livrare (e-mail / SMS / WhatsApp): numărul AWB și linkul public de urmărire Sameday.

14. Reguli și limite

• Estimarea tarifului este obligatorie înainte de emitere; costul afișat este tariful Sameday, fără confirmarea regimului de TVA.
• Modificarea câmpurilor care influențează tariful (adrese, serviciu, tip colet, plătitor, greutate, număr de colete, valoare declarată, ramburs) anulează estimarea și cere reluarea pasului Estimează.
• La prima estimare pentru o adresă de expeditor nouă, platforma poate crea punctul de ridicare în contul Sameday chiar dacă AWB-ul nu este emis ulterior.
• Codul poștal al adresei de expeditor trebuie să aibă exact 6 cifre; dacă în localitate există mai multe puncte de ridicare, strada din adresa de expeditor trebuie completată.
• Serviciile de tip locker/Easybox nu sunt afișate; formularul lucrează doar cu adrese de stradă.
• Nr. colete: între 1 și 1000. Greutate: minimum 0,01 kg per colet, împărțită egal pe colete. Stradă: minimum 3 caractere. Cod poștal destinatar: exact 6 cifre. Suma rambursată la livrare: mai mare decât 0.
• Nu există buton de chemare a curierului; ridicarea este legată de punctul de ridicare din contul Sameday.
• Nu există câmp separat pentru plicuri; tipul se alege din Tip Colet.
• Statusurile Sameday care indică retur sunt afișate ca Anulat; statusurile finale (Livrat, Anulat) nu mai sunt modificate de actualizări ulterioare.
• Actualizarea automată a statusurilor: la fiecare 30 de minute, pe evenimentele din ultimele 24 de ore, pentru AWB-urile nefinalizate.
• Nu există o notificare automată la emiterea AWB-ului; clientul este informat prin mecanismele existente din Flux de Lucru sau prin WhatsApp.
• Asocierea localităților iFlows – Sameday realizată la activare durează în jur de un minut și nu are indicator vizual; asocierile făcute manual sunt reținute permanent.
• Mesaje posibile: „Autentificare eșuată”, „Conexiunea API a eșuat”, „Generare AWB eșuată (cod: …)”, „Setările au fost salvate cu succes”.

15. Setări și permisiuni

Setări (Setări → Integrări → Instalate → Sameday → Setări Integrare): Utilizator, Parola (goală păstrează parola actuală); se salvează cu Salvează / Salvează și Continuă. Orice modificare este revalidată printr-o conectare reală la Sameday.

Permisiuni (Financiar → Angajați → Permisiuni, categoria Integrări, subcategoria Curierat, rândul Sameday):

• Vede — accesul la fila Sameday, la listă, la descărcarea și tipărirea etichetelor, la tracking și la trimiterea pe WhatsApp (împreună cu permisiunea WhatsApp);
• Editează — estimarea și generarea AWB-urilor, anularea și actualizarea rambursului;
• instalarea și modificarea integrării — permisiunile de adăugare / modificare a integrărilor;
• administratorii au acces implicit.

16. Impact în alte module

• Comenzi: butonul AWB Sameday în Generează Document; în pagina comenzii, secțiunea Documente afișează rândul Sameday cu numărul AWB, data și angajatul.
• Flux de Lucru: modalitatea de livrare Sameday și butonul AWB Sameday în Detalii de Livrare; completarea automată a câmpului AWB; linkul de urmărire în notificarea de livrare.
• Clienți: căutarea clientului din formular; adresele de livrare adăugate din formular se salvează pe client.
• Setări → Globale → Adrese: adresele de expeditor devin, la nevoie, puncte de ridicare în contul Sameday.
• Setări Flux de Lucru → Modalități de Livrare: apare curierul Sameday.
• WhatsApp: trimiterea etichetei din listă și variabilele de curier (AWB, Link AWB, Curier, Valoare ramburs) în șabloane.
• Integrări → Curieri: fila nouă Sameday, alături de ceilalți curieri.