1. Prezentare generală

Modulul Service (Clienți → Service) are acum două file: Echipamente — lista echipamentelor aflate în service, existentă și până acum — și fila nouă Rapoarte, care adună într-un singur loc toate rapoartele de service generate din fluxurile de lucru. Până acum, rapoartele se puteau consulta doar echipament cu echipament; fila nouă oferă imaginea completă: toate rapoartele companiei, filtrabile, exportabile și cu trimitere pe email către client direct din listă.

Fila este utilă echipelor de service și managerilor care urmăresc lucrările efectuate, precum și pentru transmiterea rapoartelor semnate către clienți. Se leagă de Fluxul de Lucru (unde se generează rapoartele), de echipamentele din Service, de comenzi și de șabloanele de email.

2. De unde provin rapoartele

Rapoartele nu se creează din această pagină — ele se generează în fluxul de lucru, prin instrucțiunea Raport Service: pe măsură ce o comandă de service parcurge etapele fluxului, tehnicianul completează raportul lucrării direct în etapa respectivă — câmpurile șablonului de echipament, fotografii și fișiere atașate, semnătura clientului. Fiecare raport rămâne legat de echipamentul vizat, de comanda din care a fost generat și de clientul acesteia.

Tipurile de raport corespund tipurilor de lucrări de service: Mentenanță, Intervenție, Intervenție în Garanție și Instalare. Rapoartele rămân vizibile și în fișa fiecărui echipament, ca până acum — fila Rapoarte este o vedere centralizată peste toate.

3. Lista rapoartelor

Fila Rapoarte din modulul Service.

Lista afișează rapoartele în ordinea datei, cu coloanele: Data (data lucrării), Tip raport, Client (cu link către fișa clientului), Echipament (șablonul și aliasul echipamentului, cu link), Angajați Asociați (cei care au lucrat în etapa respectivă), Timp de lucru, Comanda (cu link), Valoare (valoarea comenzii), Actualizat, Trimis (bifă verde când raportul a fost transmis pe email) și Acțiuni. Coloanele afișate se pot configura din meniul de opțiuni de filtrare, iar selecția se salvează per utilizator.

Filtrele disponibile: interval de date, Tip raport, Client, Angajat și Șablon Echipament (toate cu selecție multiplă, în mod include sau exclude), plus căutarea text — care caută inclusiv în conținutul raportului (câmpurile completate, echipament, numărul comenzii). Butonul de export descarcă lista filtrată în Excel. Căutarea acoperă denumirea echipamentului, numele șablonului, numărul comenzii și textul completat în câmpurile raportului; se pot scrie mai multe cuvinte, iar rezultatele conțin toate cuvintele. Exportul Excel include exact coloanele afișate în acel moment și toate rândurile care trec de filtre, nu doar pagina curentă. Atenție la filtrul de perioadă: rapoartele fără dată de intervenție nu apar în rezultate cât timp filtrul este activ.

4. Acțiunile pe raport

• Vezi — deschide raportul complet într-o fereastră de vizualizare.
• Imprimă — deschide raportul pregătit pentru tipărire.
• Descarcă — descarcă raportul în format PDF.
• Trimite E-mail — deschide interfața standard de trimitere pe email, cu șabloanele dedicate rapoartelor de service și raportul PDF atașat. După trimitere, coloana Trimis afișează bifa verde, iar platforma reține către cine, de către cine și când a fost trimis raportul. Destinatarii propuși sunt contactele clientului de pe comanda raportului, iar într-o trimitere se pot adăuga cel mult zece adrese. Data trimiterii, destinatarul și expeditorul se văd trecând cu mouse-ul peste bifa din coloana Trimis, iar istoricul complet al trimiterilor apare în fereastra Vezi.
• Editează — deschide raportul în modificare — câmpurile șablonului, fotografiile și fișierele atașate, opțiunile de afișare (timp de lucru, semnătură) și recomandarea unei intervenții viitoare (tipul și data acesteia).
• Șterge — elimină raportul, cu confirmare. Ștergerea scoate lucrarea și din istoricul echipamentului: odată cu raportul dispare și intervenția, revizia sau instalarea corespunzătoare din fișa echipamentului.

Fereastra Vezi a unui raport, cu istoricul trimiterii pe email în partea de sus.

5. Vă reamintim: 

Câteva detalii utile în lucrul zilnic:

• Denumirea echipamentului și a șablonului se îngheață în momentul emiterii raportului, deci raportul păstrează datele de atunci chiar dacă echipamentul este redenumit ulterior.
• Dacă în raport a fost bifată o intervenție viitoare recomandată, la data respectivă platforma trimite o notificare pe adresa companiei și creează automat intervenția, revizia sau instalarea programată.
• În PDF, dacă raportul are cel mult trei atașamente, imaginile sunt încorporate în document; peste acest număr, în raport apar doar denumirile fișierelor.
• La editare se pot adăuga fișiere doar dacă instrucțiunea din flux avea activată opțiunea de atașare, iar semnătura clientului nu poate fi ștearsă din interfață.
• Lista nu este filtrată pe departamente sau echipe: orice utilizator care are acces la modulul Service vede toate rapoartele companiei.

6. Permisiuni

Fila Rapoarte urmează permisiunea de vizualizare a modulului Service. Acțiunile de modificare — Editează și Șterge — sunt disponibile doar utilizatorilor cu permisiunea dedicată Poate Edita Rapoarte Service; ceilalți văd doar acțiunile de consultare și trimitere. Utilizatorii cu drepturi de administrator au acces implicit.