1. Prezentare generală

Raportul de activitate al angajaților (Rapoarte → Angajați, fila Fluxuri) putea fi până acum doar consultat în platformă. Odată cu această actualizare, raportul poate fi și exportat: două butoane noi permit descărcarea lui ca PDF — individual sau ca arhivă pentru mai mulți angajați — și programarea trimiterii automate, recurente, a rapoartelor pe email, către angajați și către alte persoane (manageri, HR, conducere).

Funcția este destinată managerilor și administratorilor care urmăresc activitatea echipelor. Se leagă de modulul Angajați (departamente și angajați), de fluxurile de lucru și de sarcini (sursa datelor de activitate) și de sistemul de emailuri al platformei.

Cele două butoane noi se află în bara de filtre a raportului, lângă Caută și Șterge: Descarcă raport și Programare automată. Când trimiterea recurentă este pornită, lângă butoane apare eticheta „Recurență activă”.

Bara de filtre a raportului, cu cele două butoane noi și eticheta de recurență.

2. Secțiunile raportului PDF

Raportul PDF al unui angajat este compus din patru secțiuni, fiecare putând fi inclusă sau exclusă la generare:

• Centralizator — indicatori agregați: total ore, zile lucrate, medie, comenzi, analiza pauzelor.
• Detaliat pe fiecare zi — tabel cu orele lucrate, prima și ultima acțiune pe fiecare zi.
• Activitate per client — distribuția orelor și comenzilor pe client, cu procentul de activitate.
• Detaliat per comenzi — intervalele de lucru pe comenzi și pauzele din zi (din Gantt).

Ordinea secțiunilor în PDF rămâne fixă, indiferent de selecție. Trebuie inclusă cel puțin o secțiune.

3. Descărcarea raportului

Selectați mai întâi luna și departamentul din filtrele raportului — departamentul este obligatoriu pentru descărcare („Acest câmp este obligatoriu”). Filtrele Client, Etapă și Tip Flux, dacă sunt completate, se aplică și conținutului raportului exportat. Apăsați apoi Descarcă raport. Se deschide fereastra „Descarcă raport”, care precizează perioada folosită (luna din filtre) și conține:

Fereastra Descarcă raport, cu trimiterea pe email activată.

• Angajați — lista angajaților din departamentul selectat, toți bifați implicit, cu opțiunea „Selectează tot / Deselectează tot”. Debifați angajații pe care nu îi doriți în export; este necesar cel puțin unul.
• Secțiuni incluse în raport — cele patru secțiuni de mai sus, toate bifate implicit.
• Trimite pe email — comutator care transformă descărcarea într-o trimitere pe email (vezi mai jos).

Apăsați Generează și descarcă: pentru un singur angajat se descarcă direct PDF-ul; pentru mai mulți angajați se descarcă o arhivă ZIP cu câte un PDF pentru fiecare (de exemplu „Rapoarte angajati - August 2026.zip”). Pentru luna curentă, raportul acoperă intervalul de la începutul lunii până în prezent. Fișierele poartă numele „Raport [Nume Angajat] - [Luna An].pdf". Generarea se face pe loc, cât timp fereastra este deschisă: pentru mulți angajați poate dura, iar dacă întrerupeți pagina, descărcarea se pierde. Un angajat fără activitate în perioada aleasă primește totuși raport, cu mențiunea că nu există date pentru perioada selectată.

Trimiterea pe email (o singură dată)

Activând comutatorul Trimite pe email, în fereastră apar opțiunile de livrare „Trimite raportul către”, iar lângă butonul de descărcare apare butonul Trimite pe email:

• Către angajații selectați — fiecare angajat bifat primește pe emailul lui doar propriul raport.
• Către alte persoane — persoanele alese din lista de destinatari primesc un singur email cu arhiva ZIP conținând toate rapoartele celor selectați. Lista de destinatari conține utilizatorii platformei, grupați pe departamente; nu se pot introduce adrese de email din afara platformei.

Cel puțin una dintre cele două opțiuni trebuie bifată, iar la „Către alte persoane” cel puțin un destinatar. La final, platforma confirmă trimiterea („Rapoartele au fost trimise pe email (X trimise, Y omise).”); angajații fără adresă de email în fișa lor sunt omiși.

4. Programarea automată

Butonul Programare automată deschide fereastra de configurare a trimiterii recurente. Există o singură regulă de recurență pe platformă: la deschidere se încarcă setările salvate, iar Salvează actualizează aceeași regulă. Fereastra conține:

Fereastra Programare automată, cu angajații grupați pe departamente.

• Angajați — toți angajații din platformă, grupați pe departamente, cu bife individuale și „Selectează tot / Deselectează tot”. Spre deosebire de descărcare, aici pot fi aleși angajați din mai multe departamente. Este necesar cel puțin un angajat.
• Secțiuni incluse în raport — aceleași patru secțiuni, bifate implicit.
• Recurență activă — comutator care pornește sau oprește trimiterea automată. Setările rămân salvate și când recurența este oprită.
• Frecvență — Săptămânal (Luni) — raportul se generează și se trimite în fiecare luni, pentru săptămâna anterioară (luni–duminică); sau Lunar — se trimite în prima zi a lunii, pentru luna anterioară. Sub câmp se afișează explicația frecvenței alese.
• Trimite raportul către — aceleași două opțiuni ca la trimiterea manuală: către angajații selectați (fiecare cu raportul propriu) și/sau către alte persoane (un ZIP cu toate rapoartele).

La Salvează, platforma confirmă starea: „Programarea a fost salvată și recurența este activă.” sau „Programarea a fost salvată. Recurența este oprită.”. Când regula este activă, pe pagina raportului apare eticheta „Recurență activă”.

Trimiterea recurentă rulează automat dimineața, în ziua stabilită de frecvență. Rapoartele se generează cu secțiunile și filtrele salvate în regulă, iar emailurile pleacă de pe adresa companiei: fiecare angajat primește „Raport de activitate — Nume (perioadă)” cu PDF-ul atașat, iar celelalte persoane primesc „Rapoarte de activitate (perioadă)” cu arhiva ZIP atașată. Verificarea se face zilnic, în jurul orei 06:00, dar trimiterea are loc doar în ziua potrivită frecvenței: lunea pentru regula săptămânală, respectiv în prima zi a lunii pentru cea lunară. Dacă salvați regula luni dimineața, înainte de ora rulării, ea poate porni chiar în acea zi.

În regulă se rețin angajații selectați, secțiunile, destinatarii și filtrele Client, Etapă și Tip Flux. Departamentul și perioada nu se rețin: departamentul se deduce din angajații aleși, iar perioada o calculează platforma în funcție de frecvență.

Angajații dezactivați între timp sunt omiși automat din trimitere, fără niciun avertisment în fereastra de programare — merită verificată periodic lista de angajați bifați.

Dacă generarea eșuează pentru un angajat, ceilalți primesc raportul normal, iar cel cu probleme este doar sărit. La descărcarea manuală, în schimb, o eroare oprește întregul export.

5. Permisiuni

Butoanele de descărcare și programare urmează aceeași permisiune ca raportul: Poate Vedea Raport Angajați. Utilizatorii cu drepturi de administrator au acces implicit. Regula de programare este comună platformei — orice utilizator cu acces la raport o poate vedea și modifica, iar ultima salvare o înlocuiește pe cea anterioară. Permisiunea se numește „Poate Vedea Raport Angajati" și se acordă pe nivel de acces, din ecranul Angajați → Permisiuni.