Cum pot trimite un e-mail colegilor mei legat de o anumită comandă, direct din iFlows, astfel încât să le solicit informații suplimentare?

editează

Pasul 1: Navigați la secțiunea de Comenzi

• În meniul principal, situat în partea stângă a ecranului, vă rugăm să apăsați pe opțiunea Vânzări.
• Din sub-meniul care se va deschide, selectați Comenzi.

Pasul 2: Identificați comanda și accesați opțiunea de trimitere E-mail

• În lista afișată, localizați comanda pentru care doriți să trimiteți e-mailul.
• În dreptul comenzii respective, în ultima coloană din dreapta, intitulată Acțiuni, apăsați pe pictograma ce reprezintă un plic/avion de hârtie. Acesta este butonul pentru Trimite e-mail.

Pasul 3: Modificarea Destinatarului (Pas Esențial)

• După acționarea butonului, se va deschide o fereastră nouă, intitulată Trimite E-mail.

• Pentru a modifica, apăsați direct pe câmpul Destinatari.
• Se va deschide o listă de opțiuni, atât cu emailuri ale clientului cât și cu o secțiune diferită numită ”Angajați”.
• Selectați unul sau mai multe emailuri din secțiunea Angajați.

• Pentru a adăuga mai mulți destinatari: Apăsați pe butonul verde + Adaugă și selectați un alt coleg. Puteți repeta această acțiune pentru fiecare coleg pe care doriți să îl adăugați.

Pasul 4: Redactarea Mesajului

• În caseta de text principală, intitulată Mesaj, vă rugăm să redactați conținutul pe care doriți să îl transmiteți colegilor. (Exemplu: „Stimată echipă, pentru comanda atașată, vă rugăm să ne comunicați consumul estimat de tablă. Vă mulțumim!”)

*Această opțiune este disponibilă dacă în șablonul de email este introdusă variabila ”Informații”.

Pasul 5: Finalizarea și Trimiterea E-mailului

• După ce ați verificat corectitudinea destinatarilor și a mesajului, apăsați butonul albastru Trimite, situat în partea de jos a ferestrei.
• Procesul este finalizat. Colegii dumneavoastră vor primi un e-mail ce conține mesajul redactat, având atașată automat și comanda respectivă în format PDF.

În cazul în care trimiteți frecvent acest tip de solicitări, puteți crea un șablon pentru a economisi timp.

Pasul 1: Accesați secțiunea de Șabloane

• În meniul din stânga, navigați la Setări.
• Apoi, selectați opțiunea Șabloane.

Pasul 2: Crearea unui Șablon Nou

• Apăsați pe butonul + Șablon E-mail Nou.

Pasul 3: Configurarea detaliilor Șablonului

• Secțiune: Este OBLIGATORIU să selectați opțiunea Comandă.
• Nume: Atribuiți un nume relevant șablonului (ex: „Solicitare informații departament proiectare”).
• Subject: Stabiliți un subiect predefinit (ex: „Solicitare informații comandă [order_number]”). Variabila [order_number] va fi înlocuită automat cu numărul comenzii.
• Mesaj: Redactați textul standard al e-mailului (ex: „Stimați colegi, Vă adresăm rugămintea de a ne furniza detaliile solicitate... Cu considerație, [employee_name]”). Variabila [employee_name] va fi înlocuită automat cu numele dumneavoastră.

Când creați sau editați un șablon de e-mail, veți observa în partea stângă o listă intitulată Câmpuri Variabile. Aceasta este paleta dumneavoastră de etichete inteligente.

Pentru a insera o variabilă, urmați acești pași:

1. Poziționați cursorul mouse-ului exact în locul din șablon unde doriți să apară informația.
2. Dați click pe variabila dorită din lista din stânga. Aceasta va fi inserată automat în text.
3. De exemplu, în loc să scrieți manual numărul comenzii de fiecare dată, plasați variabila [order_number], iar iFlows va introduce automat numărul corect (ex: 54713).

• Apăsați butonul albastru Salvează pentru a finaliza.

Utilizarea șablonului nou creat:

• La următoarea utilizare, când veți trimite un e-mail de la o comandă, în fereastra Trimite E-mail, selectați din meniul Șablon denumirea șablonului pe care l-ați creat.

• Informațiile se vor completa automat, iar dumneavoastră va trebui doar să selectați destinatarii (colegii), conform instrucțiunilor de la Pasul 3.