Memento Comentarii - Reamintiri Programate pentru Sarcini din Fluxul de Lucru

editează

1. Comentarii cu Memento: Pe lângă adăugarea unui comentariu obișnuit, utilizatorii pot seta un memento care să trimită un email cu detaliile comentariului, asigurând că sarcinile sau reamintirile importante nu sunt trecute cu vederea.
2. Programarea notificărilor: Acum puteți specifica o dată și oră la care să fie trimisă notificarea, automatizând procesul de reamintire și asigurând că echipa primește mesajele la momentul potrivit.
3. Notificări direcționate: Utilizatorii pot selecta angajații care trebuie să primească notificarea.

Pașii de utilizare:

1. Accesarea etapei din fluxul de lucru: Dacă aveți deja setată instrucțiunea Comentarii într-o etapă a fluxului de lucru (de exemplu, în stadiile Preluare, Pauză, Reluare sau Finalizare), în momentul accesării respectivei etape veți putea scrie un comentariu, la fel ca înainte.
2. Buton nou: Pe lângă câmpul de comentarii, veți observa acum un nou buton numit "Memento". Acesta vă permite să activați notificările automate.
3. Activarea Memento-ului: După activarea butonului Memento, veți avea posibilitatea de a alege data și ora la care doriți să fie trimisă notificarea.
4. Selectarea angajaților: După ce ați ales data și ora, puteți adăuga unul sau mai mulți dintre colegii care trebuie să fie notificați. Selectați angajații din lista disponibilă.
5. Trimiterea notificării prin email: La data și ora selectate, angajații vor primi un email care va conține informațiile introduse de dvs. în câmpul de comentarii, asigurându-se că mesajul și sarcinile sunt comunicate la momentul potrivit.

Exemple de Utilizare

1.Să presupunem că avem etapa de Aprovizionare. Preluăm etapa și comandăm marfa la furnizor. Punem instrucțiunea "Comentarii" la Pauză, unde vom scrie data estimată la care urmează să ajungă marfa. Activând funcția Memento, se setează data și ora la care angajații responsabili cu recepția mărfii vor primi o notificare prin email. Astfel, aceștia vor fi alertați automat pentru a verifica dacă marfa a sosit și pentru a iniția procesul de recepție și procesare.

2.Să presupunem că o agenție de publicitate trebuie să lanseze o campanie pe 1 noiembrie. Pentru ca lansarea să fie reușită, toate materialele promoționale trebuie trimise la tipar până pe 27 octombrie. În etapa de creare grafică, adaugați un comentariu care să noteze termenul intermediar, iar cu ajutorul funcției Memento, setați o notificare pe 26 octombrie pentru echipa de graficieni, reamintindu-le că mai au o zi să finalizeze materialele înainte de a le trimite la tipografie.

3.Un departament contabil trebuie să pregătească toate documentele pentru auditul anual al unui client, programat pentru 15 martie. Cu toate acestea, toate rapoartele și fișierele financiare trebuie revizuite și trimise echipei de audit până pe 10 martie. În etapa de pregătire a documentelor, adaugați un comentariu care specifică acest termen și setați un Memento pentru 9 martie, reamintind echipei contabile că mai au o zi să finalizeze revizuirea documentelor înainte de audit.