Flux de Lucru Multiplu

editează

 (Disponibil doar pentru Pachetul Professional)

Funcția Flux multiplu vă oferă posibilitatea de a crea și gestiona simultan mai multe fluxuri de lucru complet separate în cadrul aceleași companii, adaptate nevoilor specifice ale fiecărui tip de activitate. Această funcție este utilă pentru companiile care oferă mai multe tipuri de servicii, unde fiecare activitate poate avea un set diferit de pași.

Exemplu: În cazul unei companii care gestionează atât activități de comerț echipamente, cât și intervenții service, funcția Flux multiplu facilitează administrarea paralelă a acestor procese distincte. De exemplu, fluxul pentru comerț poate include etape precum aprovizionarea, ambalarea și livrarea, în timp ce fluxul dedicat intervențiilor service cuprinde diagnosticarea, reparația și testarea echipamentelor. Aceste fluxuri sunt complet separate și funcționează simultan, permițând echipelor să gestioneze eficient procesele specifice, fără interferențe între activități.

Vizibilitatea Fluxurilor: Public/Privat

În secțiunea Setări - Flux, la crearea sau editarea unui flux de lucru, există posibilitatea de a alege dacă fluxul va fi Public sau Privat. Această setare determină cine poate vedea și accesa fluxul respectiv.

• Flux Public: Dacă butonul „Public” este activat, fluxul va fi vizibil și accesibil tuturor angajaților din companie. Aceasta este setarea implicită pentru fluxurile de lucru care nu necesită restricționarea accesului.
• Flux Privat: Dacă dezactivați butonul „Public”, fluxul devine privat, ceea ce înseamnă că numai angajații selectați vor avea acces la el. În acest caz, va apărea o nouă opțiune, „Utilizator”, care permite adăugarea unuia sau mai multor angajați care vor avea acces la fluxul privat.

Cum se asignează un angajați la un flux privat:

1. După dezactivarea butonului „Public”, în câmpul „Utilizator”, introduceți numele angajatului pe care doriți să-l adăugați.
2. Selectați angajatul din lista care apare după introducerea numelui.
3. După selectarea unui angajat, repetați procesul pentru a adăuga alți utilizatori, dacă este necesar.

Notă: Angajații care nu au fost asignați unui flux privat nu vor avea vizibilitate asupra acestuia în secțiunea Flux de Lucru. *Cu toate acestea, chiar dacă un flux de lucru este setat ca privat, această restricție se aplică doar în cadrul secțiunii Flux de Lucru. Restul informațiilor legate de comenzi, rapoarte și alte date asociate fluxului vor rămâne vizibile pentru toți utilizatorii din platformă, în funcție de nivelul lor de acces. Astfel, transparența asupra activităților generale și a informațiilor critice este menținută, asigurându-se că doar fluxul în sine rămâne privat.

Opțiunea de a seta un flux ca Public sau Privat are rolul de a simplifica procesul de lucru, permițând filtrarea fluxurilor de lucru în funcție de relevanța lor pentru fiecare angajat. Astfel, angajații vor putea vizualiza și accesa doar fluxurile care sunt relevante pentru activitățile lor, ceea ce le permite să se concentreze doar pe procesele și sarcinile care le sunt alocate.

Alocarea Utilizatorilor în Fluxuri Private

În cazul în care încercați să alocați un utilizator unei etape dintr-un flux privat folosind funcția Alocă Utilizatordin cadrul fluxului de lucru, iar acesta nu are acces la flux, sistemul va notifica imposibilitatea acestei acțiuni. Acest lucru se datorează faptului că utilizatorul nu este inclus în lista de acces pentru fluxul respectiv. Pentru a permite alocarea, accesați Setări -> Flux, selectați fluxul dorit, apăsați pe Editează și adăugați utilizatorul în lista de acces. După finalizarea acestei etape, utilizatorul va putea fi alocat fără restricții în cadrul fluxului privat, direct din tabul Alocă Utilizator.

Dezactivarea sau Ștergerea unui Flux de Lucru

Pentru a dezactiva un flux de lucru, accesați secțiunea Setări -> Flux, apăsați pe butonul Editează din dreptul fluxului pe care doriți să-l dezactivați și debifați opțiunea Activ. Atenție: Sistemul nu va permite dezactivarea unui flux dacă acesta conține comenzi active sau recurente.

Dacă doriți să ștergeți un flux de lucru, mergeți la secțiunea Setări -> Flux și selectați butonul Șterge Flux din dreptul fluxului dorit. Atenție:Această opțiune nu va fi disponibilă pentru fluxurile în care au fost procesate comenzi. Motivul pentru această restricție este păstrarea istoricului comenzilor asociate acelui flux. De aceea, în astfel de cazuri, se recomandă dezactivarea fluxului în loc de ștergerea acestuia.

Ghid Pas cu Pas pentru Utilizarea Funcției Flux de Lucru Multiplu

1. Accesarea funcției „Flux de Lucru Multiplu”
• Din meniul principal, navigați la secțiunea Flux de Lucru. În partea superioară a paginii, va apărea o listă derulantă din care puteți selecta fluxul de lucru în care doriți să efectuați operațiuni.

• Important: În taburile Comenzi, Produse și Alocare Utilizator, vor fi afișate doar informațiile asociate fluxului de lucru selectat, facilitând gestionarea exclusivă a datelor relevante pentru fluxul curent.

• Noutate: În partea superioară a paginii de creare a comenzii, veți observa un nou câmp denumit Flux, care va fi presetat cu fluxul de lucru activ anterior. Dacă, înainte de a crea comanda, utilizatorul lucra în fluxul X, același flux va fi automat selectat în comandă. Totuși, fluxul poate fi modificat cu ușurință, apăsând pe lista derulantă și alegând fluxul dorit.

• În secțiunea Vânzări -> Comenzi, în partea superioară a paginii, există un filtru nou denumit Flux de Lucru. De aici, puteți selecta fluxul dorit pentru a vizualiza doar comenzile procesate în cadrul fluxului respectiv.
• În secțiunile Rapoarte -> Comenzi și Rapoarte -> Clienți, veți găsi același filtru Flux de Lucru în partea superioară. Acest filtru permite generarea și vizualizarea rapoartelor în funcție de fluxul de lucru selectat.