Versiunea 4.2.6.044

editează

Platforma iflows este actualizata in mod regulat pentru imbunatatiri si functionaltitati noi.

Etichete Oportunitati

Etichetarea oportunităților în iflows este o funcție nou introdusă care permite utilizatorilor să adauge etichete (tag-uri) personalizate la fiecare oportunitate de vânzare înregistrată în sistem. Această caracteristică ajută la clasificarea rapidă și eficientă a oportunităților, facilitând filtrarea și identificarea acestora pe baza unor criterii specifice. Etichetele pot varia de la stadiul leadului (de exemplu, „calificat”, „necalificat”, „cu potențial”) până la informații specifice legate de campanii sau evenimente (de exemplu, „Facebook”, „horeca”).

Utilitate:

• Identificare Rapidă: Utilizarea etichetelor permite identificarea rapidă a oportunităților în funcție de caracteristicile definitorii, optimizând timpul de gestionare al portofoliului de clienți.
• Filtrare Eficientă: Prin etichetare, utilizatorii pot filtra oportunitățile în baza unor criterii specifice, facilitând astfel gestionarea și urmărirea progresului în realizarea vânzărilor.
• Personalizare: Etichetele oferă posibilitatea de a personaliza modul de clasificare a oportunităților în funcție de nevoile specifice ale afacerii, contribuind la o mai bună organizare și accesibilitate.

Cum se folosește:

• Adăugarea Etichetelor la Crearea Oportunității: Când creezi o nouă oportunitate în secțiunea de vânzări, vei avea un câmp denumit „Etichete” unde poți introduce una sau mai multe etichete conform necesităților
• Editarea Etichetelor: Pentru oportunitățile existente, poți adăuga sau modifica etichete accesând opțiunea de editare a oportunității și utilizând câmpul „Etichete” pentru a face ajustările dorite.
• Filtrarea după Etichete: Utilizează funcția de căutare și filtrare a iFlows pentru a găsi oportunități specifice bazate pe etichetele aplicate, simplificând astfel gestionarea portofoliului de clienți și vânzări. Asigură-te că ai activat opțiunea ”Etichete” în opțiunile de filtrare.

Etichete Oferte

Similare cu funcționalitatea de etichetare a oportunităților, iFlows permite acum aplicarea de etichete și pe oferte.

Cum se folosește:

• Adăugarea Etichetelor la Crearea sau Editarea Ofertei: În momentul creării sau editării unei oferte în secțiunea „Oferte”, există un câmp „Etichete” unde utilizatorii pot introduce tag-uri relevante pentru oferta respectivă.
• Modificarea Etichetelor: Etichetele pot fi modificate oricând prin accesarea opțiunii de editare a ofertei, permițând actualizarea rapidă a informațiilor în dinamică.
• Filtrarea Ofertelor pe Baza Etichetelor: Utilizatorii pot folosi filtrele din sistem pentru a căuta și a afișa oferte bazate pe etichetele aplicate, facilitând astfel identificarea rapidă a ofertelor care necesită atenție imediată sau revizuire.

Optimizarea Ofertelor - Personalizarea Documentelor PDF înserate în Ofertă

Utilizatorii pot acum decide dacă doresc sau nu includerea documentelor în PDF-ul final al ofertei și pot ajusta mărimea imaginilor incluse, pentru o prezentare mai curată și mai organizată.

În plus, această optimizare permite crearea unor documente cursive, pe o singură pagină, fără a necesita specificații pe pagini separate, chiar dacă oferta conține numeroase informații.

Cum se folosește:

• Alegerea Includerii Documentelor: În timpul editării ofertei, utilizatorii pot selecta dacă să includă sau nu documentele în PDF-ul final prin comutarea unui buton.
• Setarea Mărimii Imaginilor: În același meniu de configurare a ofertei, utilizatorii pot alege mărimea imaginilor care vor fi incluse în PDF (mică, medie, mare), asigurându-se că acestea se potrivesc nevoilor specifice de prezentare.
• Generarea PDF-ului: După ajustarea setărilor, PDF-ul poate fi generat cu toate ajustările aplicate, asigurând o prezentare optimizată și personalizată a ofertei.

Extensie Capacitate Atașamente: Trimitere E-mail cu până la 20 de Fișiere

S-a crescut limita de atașamente în e-mailuri la 20 de fișiere. Această modificare permite trimiterea de documente multiple într-un singur e-mail, facilitând o comunicare mai eficientă și profesională cu clienții sau partenerii.

Cum se folosește?

• Adăugarea Fișierelor: Utilizatorii pot adăuga până la 20 de atașamente per e-mail prin selectarea fișierelor dorite din sistem sau prin tragerea și plasarea în zona dedicată atașărilor.
• Trimitere din Fluxul de Lucru: În cadrul fluxului de lucru, (dacă instrucțiunea ”trimitere email” a fost configurată), e-mailurile pot fi trimise cu documentele necesare atașate.
• Trimitere din Secțiuni Specifice: E-mailurile pot fi, de asemenea, trimise direct din secțiuni precum oferte sau facturi, unde utilizatorii pot selecta rapid documentele relevante pentru atașare și trimitere

Crearea Facturilor de Avans și Alerta de Stornare Avans

Platforma permite acum configurarea și generarea simplificată a facturilor de avans. Utilizatorii trebuie să configureze inițial un produs de tip ”avans” în secțiunea de setări pentru a putea fi folosit automat la generarea facturilor de avans. Această configurare permite aplicarea uniformă și automatizată a avansurilor.

Cum se folosește?

• Configurarea Produsului Avans: Mergi în secțiunea „Setări” - „Vânzări” - „Facturi” pentru a adăuga și configura produsul dedicat avansurilor. Această setare va permite utilizarea produsului în orice factură de avans.
• Generarea Facturii de Avans: În secțiunea „Comenzi”, apasă pe simbolul portocaliu pentru generare documente situat pe linia comenzii dorite, și selectează „Factura Avans”.
• Verificarea și Stornarea Automată: Odată ce factura de avans este creată, sistemul va indica valoarea facturată în coloana „Facturat”. La generarea unei noi facturi pe aceeași comandă, sistemul va alerta despre necesitatea stornării avansului. Dacă procedezi cu generarea, sistemul va include automat toate detaliile comenzii și va storna avansul.

Utilitate:

• Configurare Inițială Simplificată: Permite configurarea unui produs dedicat pentru avansuri, care va fi utilizat ulterior în toate facturile de avans, asigurând consistența în documentele financiare.
• Generare Eficientă de Facturi de Avans: Facilitează crearea rapidă a facturilor de avans direct din secțiunea de comenzi, economisind timp și minimizând erorile.
• Monitorizare Automată a Stornărilor: Introduce un sistem de alerte care notifică utilizatorii atunci când o factură de avans necesită stornare, înainte de emiterea unei noi facturi finale.

Alertă la Facturare pentru Cantități mai mari față de Comandă

Sistemul are acum o alertă care previne facturarea unei cantități mai mari decât cea din comandă. Aceasta asigură că facturile emise sunt întotdeauna în conformitate cu comenzile aprobate, prevenind astfel suprafacturarea accidentală.

Cum funcționează?

• Verificare la Facturare: Când introduci cantitatea pe factura în curs de creare, sistemul va verifica automat dacă cantitatea introdusă este în conformitate cu comanda originală.
• Reacție la Alertă: Dacă cantitatea introdusă depășește cantitatea comandată, va apărea o alertă care indică acest fapt. Utilizatorul trebuie să ajusteze cantitatea conform comenzii sau să actualizeze comanda înainte de a proceda cu facturarea.
• Actualizare Comandă: Dacă este necesar să facturezi o cantitate mai mare, întoarce-te la comanda originală și modific-o pentru a reflecta cantitatea dorită. După actualizare, poți reveni și completa factura conform noilor specificații.

Prin această funcționalitate, sistemul oferă o garanție suplimentară că toate facturile sunt corect fundamentate pe comenzi verificate și aprobate, eliminând astfel discrepanțele dintre comandă și facturare.

Importul produselor în Facturi

Actualizarea recentă modifică modalitatea de adăugare a produselor în facturi, eliminând opțiunea de adăugare manuală și introducând o funcție de import. Produsele pot acum fi adăugate în facturi exclusiv prin importarea directă din comenzi, facturi proforme, sau avize existente. Aceasta asigură consistența datelor între documentele asociate și factură.

Facilitatea de Stornare Rapidă pentru Facturile de Avans

Sistemul introduce o funcție de detectare automată pentru facturile care conțin avansuri, oferind posibilitatea de a storna aceste facturi direct din interfața de acțiuni.

Cum funcționează?

• Identificarea Facturilor cu Avans: Facturile care conțin avansuri sunt automat detectate de sistem și sunt evidențiate în interfața de acțiuni.
• Stornarea Facturii: Accesează opțiunea de stornare direct din fila de acțiuni asociată facturii respective. Acest buton este activat numai pentru facturile de avans.

Modificarea Valutei Implicite pentru Comenzi

Platforma oferă acum posibilitatea de a ajusta valuta implicită pentru comenzi, permitând utilizatorilor să adapteze setările monetare la necesitățile specifice ale afacerii lor.

Cum se folosește:

• Navigarea la Setări Globale: Accesează secțiunea „Setări - Globale” din platformă.
• Selectarea Valutei Implicite pentru Comenzi: În câmpul „Valuta Implicită Comandă”, selectează valuta dorită din lista derulantă, apăsând butonul ”Modifică”.

Importul de Contacte Multiple pentru Clienți

Platforma oferă acum capacitatea de a adăuga mai multe contacte pentru un singur client în timpul procesului de import din fișier.

Cum se folosește:

• Pregătirea Fișierului de Import: Asigură-te că fișierul de import este formatat corect, incluzând multiple contacte pentru clienți, conform specificațiilor necesare: Prenume Nume, Funcție, număr de telefon fix, număr de telefon mobil, adresă de email si funcția Da/Nu – care se referă la includerea clientului în comunicările din platformă sub formă de newsletter.
• Importul Fișierului: În secțiunea de import a clienților, încarcă fișierul pregătit și inițiază procesul de import.

Mod Alternativ de Generare a Documentelor pentru Comenzi Multiple

Platforma introduce o metodă alternativă pentru generarea documentelor asociate cu multiple comenzi. Această opțiune permite utilizatorilor să selecteze direct din lista de comenzi și să genereze documentația necesară.

Cum se folosește:

• Selectarea Comenzilor: Navighează la secțiunea „Comenzi” și bifează comenzile dorite folosind casetele din prima coloană a listei de comenzi.
• Utilizarea Bării de Acțiuni: O bară de acțiuni va apărea la partea inferioară a ecranului după selectarea comenzilor. Aici, poți accesa opțiunea „Generează Document” pentru a alege tipul de document necesar (Factură proformă, Factură fiscală, Factură de avans sau Aviz).
• Confirmarea și Generarea: Asigură-te că toate comenzile selectate sunt pentru același client pentru a permite consolidarea corectă. După confirmare, documentul va fi generat integrând detaliile tuturor comenzilor selectate.

Dacă aveți sugestii sau idei care ar putea aduce îmbunătățiri platformei iflows, vă încurajăm să ne trimiteți feedback. Ne dedicăm îmbunătățirii continue și vă asigurăm că toate sugestiile vor fi evaluate cu atenție.