1. Prezentare generală

Integrarea cu Urgent Cargus permite generarea și gestionarea AWB-urilor direct din platformă, fără a accesa aplicația curierului. Datele expediției sunt transmise automat în contul dumneavoastră Urgent Cargus, iar AWB-urile generate se urmăresc, se descarcă și se anulează din același loc, alături de cele FAN Courier, Dragon Star și GLS.

Integrarea permite generarea AWB-urilor din comenzi, din fluxul de lucru sau manual, calculul tarifului înainte de emiterea AWB-ului, chemarea curierului pentru ridicare (individual sau în lot), urmărirea statusurilor, descărcarea și tipărirea etichetelor și încasarea de sume ramburs. AWB-urile se administrează din meniul principal, la Integrări → Curieri, secțiunea Urgent Cargus.

2. Instalarea și configurarea

Pentru a folosi integrarea, compania trebuie să aibă un cont Urgent Cargus activ cu acces la serviciile online. Accesați Setări → Integrări → Disponibile și apăsați „+” în dreptul integrării Urgent Cargus.

Integrarea Urgent Cargus în lista integrărilor disponibile.

În fereastra de activare completați trei câmpuri obligatorii: Subscription Key (cheia de abonament primită de la Urgent Cargus), Nume utilizator și Parolă (datele contului Urgent Cargus). Apăsați Activează. După instalare, aceleași date pot fi actualizate oricând din Setări → Integrări, prin editarea integrării. Datele sunt verificate imediat, printr-o autentificare de probă la Urgent Cargus: dacă nu sunt corecte, integrarea nu se instalează și apare mesajul „Autentificare esuata", iar dacă serviciul nu răspunde, „Conexiunea API a esuat".

Fereastra de activare a integrării.

Important: Accesul angajaților se controlează din permisiunile de la Financiar → Angajați → Permisiuni: opțiunea Vede permite consultarea listei de AWB-uri Urgent Cargus, iar Editează permite generarea, chemarea curierului și anularea. Fără aceste permisiuni, angajații nu văd secțiunea și nu pot genera AWB-uri. În ecranul de permisiuni, rândul se numește „Urgent Cargus" și se află în categoria Integrări, subcategoria Curierat.

3. Generarea unui AWB

Un AWB poate fi generat din trei locuri — formularul este același, diferă doar datele precompletate:

• Din Vânzări → Comenzi — deschideți meniul de acțiuni al comenzii și alegeți AWB Urgent Cargus; formularul se precompletează cu datele comenzii și ale clientului.
• Din Fluxul de Lucru — la instrucțiunea Detalii de Livrare, alegeți opțiunea Urgent Cargus și apăsați butonul de generare AWB; după emitere, numărul AWB apare direct în fereastra instrucțiunii, cu link către listă.
• Manual — din Integrări → Curieri → Urgent Cargus, butonul Generează AWB deschide formularul gol, pentru expediții fără comandă.

Formularul AWB Urgent Cargus, cu cele patru secțiuni.

Formularul este organizat pe patru secțiuni. La Detalii expeditor se aleg adresa de expediere (obligatorie, din adresele salvate ale companiei, cu posibilitatea de a adăuga, edita sau șterge una direct din listă), numele expeditorului, persoana de contact, telefonul (obligatoriu, validat) și emailul. La Detalii destinatar se completează aceleași câmpuri pentru client; adresa clientului se alege din adresele lui salvate sau se adaugă pe loc, tastând un nume nou în listă, iar numele destinatarului se poate căuta în lista clienților existenți.

La Detalii expediție se aleg serviciul — Economic Standard, Standard Plus sau Palet — numărul de plicuri, numărul de colete (cel puțin un colet sau un plic; altfel apare mesajul „Trebuie să fie cel puțin un colet sau plic”) și greutatea totală. La Detalii plată se aleg plătitorul cheltuielilor de expediție (Expeditor sau Destinatar), valoarea declarată, comutatorul de încasare ramburs — care afișează câmpul cu suma colectată de curier (obligatoriu mai mare decât zero: „Suma rambursată trebuie să fie mai mare decât 0”) — conținutul expediției și observațiile. Cele trei servicii sunt fixe, iar platforma nu verifică dacă greutatea se potrivește serviciului ales: dacă alegeți un serviciu nepotrivit, eroarea vine de la Urgent Cargus la emitere. Greutatea se transmite rotunjită la kilograme întregi și se împarte pe colete, minimum un kilogram de colet, iar dimensiunile coletelor nu se cer în formular.

Important: Emiterea are doi pași: apăsați Continuă — platforma validează adresele (județul și datele de adresă trebuie completate integral) și cere tariful de la Urgent Cargus, afișându-l în câmpul Cost estimat Cargus — apoi apăsați Salvează pentru a emite AWB-ul. Modificarea oricărui câmp relevant după calcul reia pasul de tarifare.

După emitere, AWB-ul apare în lista din Integrări → Curieri și, dacă a fost generat dintr-o comandă, este legat de aceasta.

4. Chemarea curierului

Generarea AWB-ului înregistrează expediția, dar nu trimite automat curierul. Pentru ridicarea coletelor folosiți pictograma de camion (Cheamă curierul) din dreptul AWB-ului sau, pentru mai multe AWB-uri simultan, bifați-le în listă și folosiți bara de acțiuni din partea de jos a ecranului. Curierul se poate chema o singură dată pentru același AWB: după înregistrarea ridicării, butonul dispare de pe rândul respectiv, iar dacă selectați mai multe AWB-uri dintre care unele au fost deja preluate, se procesează doar cele eligibile.

Important: Ridicarea folosește punctele de ridicare configurate în contul Urgent Cargus, potrivite după județul și localitatea adresei expeditorului. Dacă niciun punct de ridicare nu corespunde, platforma afișează mesajul „Niciun punct de ridicare Cargus configurat în cont” — punctele se definesc în contul Urgent Cargus, nu în platformă.

5. Urmărirea statusurilor

Fiecare AWB are un status afișat colorat în listă: Înregistrat (statusul inițial), În tranzit, Livrat, Anulat sau Status necunoscut. Pictograma de urmărire (Tracking detaliat) interoghează Urgent Cargus și afișează istoricul expediției, actualizând statusul din listă. Statusul nu se actualizează singur: rămâne cel de la ultima verificare, până când cineva apasă din nou pictograma de urmărire.

6. Descărcarea, tipărirea și anularea

Din lista de AWB-uri, pictograma de descărcare salvează eticheta PDF generată de Urgent Cargus (de lipit pe colet), iar cea de tipărire deschide direct dialogul de tipărire. Anularea este disponibilă pentru expedițiile care nu au fost livrate sau deja anulate; pentru acestea platforma refuză operațiunea cu mesajul „Această expediție nu poate fi anulată.”. Dacă integrarea WhatsApp este activă, iar AWB-ul provine dintr-o comandă, un buton dedicat trimite eticheta AWB clientului pe WhatsApp. Suma ramburs trecută pe AWB este doar informativă pentru curier: ea nu creează o plată și nu se leagă de încasările comenzii din platformă.

7. Lista AWB-urilor

Lista AWB-urilor Urgent Cargus, cu statusuri și acțiuni.

Pagina Integrări → Curieri afișează secțiunile FAN Courier, GLS și Urgent Cargus. Lista Urgent Cargus conține coloanele AWB, Status, Data, Client, Nr. Comandă, Colete, Plicuri, Greutate (kg), Cost (TVA inclus) și Acțiuni. Filtrele disponibile: interval de date, status, client (inclusiv „Fără client” pentru AWB-urile manuale) și căutare text după AWB, client sau alte detalii. Selectarea mai multor AWB-uri deschide bara de jos, cu numărul selectat și chemarea curierului în lot.

8. Gestionarea adreselor

Adresele expeditorului se gestionează din Setări → Globale → Adrese sau direct din lista de adrese a formularului AWB, cu adăugare, editare și ștergere (cu confirmare). Adresele destinatarilor se salvează per client — direct din formular, prin tastarea unei denumiri noi, sau din fișa clientului — și rămân disponibile pentru expedițiile viitoare. La completarea unei adrese sunt obligatorii județul, localitatea și celelalte date; adresele incomplete sunt respinse la calculul tarifului cu mesajul „Adresă incompletă. Completați județul și celelalte date.”.

9. Integrarea cu modulele platformei

Din lista de comenzi, acțiunea AWB Urgent Cargus deschide formularul precompletat cu datele comenzii. În fluxul de lucru, instrucțiunea Detalii de Livrare oferă opțiunea Urgent Cargus, iar după generare afișează numărul AWB cu link către listă. AWB-urile generate din comenzi păstrează legătura cu comanda (numărul comenzii apare în listă), iar prin integrarea WhatsApp eticheta poate fi trimisă clientului direct din listă.

10. Particularități importante

• AWB-ul nu comandă automat ridicarea — expediția se înregistrează, dar curierul trebuie chemat separat, individual sau în lot.
• Chemarea curierului necesită puncte de ridicare configurate în contul Urgent Cargus, potrivite cu județul și localitatea expeditorului.
• Tarifarea precede emiterea — costul se afișează în formular (Cost estimat Cargus) și se recalculează la orice modificare a datelor expediției.
• Expedițiile livrate sau anulate nu mai pot fi anulate din platformă.
• Telefonul expeditorului și al destinatarului sunt obligatorii și validate ca numere de telefon.
• Este necesar cel puțin un colet sau un plic, iar la ramburs suma trebuie să fie mai mare decât zero.
• Statusul expedițiilor se împrospătează doar la cerere, din pictograma de urmărire; nu există actualizare automată.
• Se pot genera mai multe AWB-uri pentru aceeași comandă, fără avertisment; în fișa comenzii apare doar ultimul, dar toate rămân în lista de AWB-uri.
• Pentru adresele din București, sectorul se transmite în textul adresei, iar localitatea este trimisă ca „BUCURESTI"; diacriticele sunt eliminate automat din județ și localitate.
• Mesajele de eroare afișează la final un cod scurt, de forma „(cod: a1b2c3d4)" — este util să îl transmiteți la suport, pentru identificarea rapidă a apelului către Urgent Cargus.
• La AWB-urile generate manual, fără comandă, butonul de trimitere pe WhatsApp nu este disponibil.