Preluarea Plăților din Comanda Furnizor pe Achiziție

Documentație iFlows

1. Prezentare generală

În practică, furnizorii sunt adesea plătiți în avans, la comandă, înainte de sosirea facturii. Până acum, plățile înregistrate pe o comandă furnizor rămâneau doar acolo: la înregistrarea achiziției (factura de la furnizor), plata trebuia introdusă din nou, iar sumele apăreau evidențiate de două ori. Această funcție rezolvă exact acest caz: plățile deja înregistrate pe o comandă furnizor pot fi preluate pe achiziția asociată, fără a dubla tranzacțiile — aceeași plată se mută, cu tot cu documentul ei de plată, de pe comandă pe achiziție.

Funcția este destinată echipelor de achiziții și financiar. Se leagă de modulele Achiziții (documentele de intrare), Furnizori (comenzile furnizor și plățile lor) și Tranzacții. Preluarea se poate face în două momente: la generarea achiziției din comanda furnizor, sau ulterior, din fereastra de plată a achiziției.

2. Preluarea la generarea achiziției

Din comanda furnizor, folosiți acțiunea de generare a achiziției și alegeți Achiziție Stoc sau Achiziție Import. Dacă pe comanda furnizor există plăți cu sume încă nefolosite, platforma întreabă:

Întrebarea afișată la generarea achiziției dintr-o comandă cu plăți.

Alegând Nu, achiziția se creează normal, iar plățile rămân pe comandă. Alegând Da, se deschide formularul achiziției, precompletat din comanda furnizor, iar sub comanda asociată apare avertismentul:

Avertismentul afișat în formularul achiziției, sub comanda asociată.

La Salvează, plățile comenzii se mută automat pe achiziție — în ordinea în care au fost făcute, până la acoperirea soldului achiziției — iar platforma confirmă: „Plata preluată de pe comanda furnizor: X alocări, total Y.”. Preluarea automată se face o singură dată, la crearea achiziției din comandă: dacă ștergeți asocierea în formular înainte de a salva, preluarea se anulează, iar la editările ulterioare ale achiziției nu se mai preia nimic automat. Sumele se iau în ordinea datei plăților, cât încape în valoarea achiziției; dacă doriți să controlați exact ce sumă se preia, folosiți fereastra de plată descrisă mai jos.

Important: Preluarea automată funcționează doar când moneda comenzii furnizor coincide cu moneda achiziției. În caz contrar, achiziția se salvează fără preluare, cu mesajul „Plata comenzii furnizor nu a fost preluată: moneda comenzii diferă de moneda achiziției.”.

3. Preluarea din fereastra de plată a achiziției

Pentru o achiziție care are comenzi furnizor asociate cu plăți disponibile, fereastra de înregistrare a plății afișează comutatorul Folosește plăți comenzi furnizor (activ implicit) și secțiunea „Plăți comenzi furnizor asociate”, cu câte un rând pentru fiecare comandă: Funcționează și pentru achizițiile create manual, nu doar pentru cele generate din comandă: este suficient să asociați comanda furnizor pe achiziție și să salvați, iar plățile ei devin disponibile în fereastra de plată.

Fereastra de plată a achiziției, cu secțiunea plăților din comenzile furnizor.

• Comanda furnizor — numărul comenzii; sub el apare „Deja alocat: [suma]” pentru sumele preluate anterior și, unde e cazul, „Monedă diferită față de achiziție”.
• Valoare Plată — totalul plăților înregistrate pe comanda respectivă.
• Disponibil — suma încă nefolosită, care poate fi preluată.
• Alocat achiziție — suma care se va prelua, calculată automat la bifare.

Bifați comenzile ale căror plăți doriți să le folosiți: sumele se alocă automat din disponibil, în ordinea rândurilor, până la acoperirea soldului achiziției. Cât timp comutatorul este activ, plata se face exclusiv din sumele comenzilor: câmpul de sumă nouă este adus la zero, iar alocările pe document devin doar de citire. Comenzile în altă monedă apar dezactivate, iar opțiunea nu poate fi combinată cu folosirea soldului excedentar în aceeași plată. Rândurile sunt ordonate crescător după suma disponibilă, deci se consumă întâi comenzile cu disponibil mai mic. O achiziție poate prelua de la mai multe comenzi, iar o comandă poate alimenta mai multe achiziții, până la epuizarea sumei.

Validările afișate în fereastră: „Selectează cel puțin o comandă furnizor cu suma alocată.” când nimic nu este bifat, respectiv „Suma totală alocată depășește soldul achiziției!” când alocarea ar depăși restul de plată.

4. Ce se întâmplă cu plățile preluate

• Pe achiziție apare plata preluată, vizibilă în istoricul de plăți, cu mențiunea „Plata Achiziție #[număr]”; statusul achiziției (Achitată / Parțial) se actualizează automat.

După salvare, achiziția afișează sub comanda asociată mențiunea că plata a fost preluată.

• Pe comanda furnizor, suma disponibilă a plății scade cu valoarea preluată — preluările parțiale sunt posibile — iar în detaliile plății se adaugă referința către achiziție.
• Nu se creează tranzacții duplicate: dacă plata comenzii avea un document de plată, același document susține acum și plata de pe achiziție.
• Pentru că suma se mută efectiv, soldul comenzii furnizor crește la loc cu valoarea preluată: comanda pare din nou neplătită sau plătită parțial, iar banii se regăsesc pe achiziție. Este comportamentul așteptat — aceeași sumă nu mai apare în două locuri.
• Sumele se alocă exact, fără rotunjire, dar afișarea se face cu două zecimale. De aceea o comandă poate rămâne în listă cu Disponibil 0,00, dacă a rămas o fracțiune de ban nealocată.

5. Anularea preluării

Ștergerea asocierii dintre achiziție și comanda furnizor (din formularul achiziției) întoarce automat sumele preluate înapoi pe comandă, cu mesajul „Plata returnată pe comanda furnizor: X alocări, total Y.”. Formularul avertizează în prealabil: „Plata preluată: ștergerea asocierii va scoate plata de pe achiziție.”

Ștergerea unei plăți preluate din istoricul achiziției nu o elimină, ci doar rupe legătura cu comanda furnizor: „Plata a rămas pe achiziție, fără legătură cu comanda furnizor.”. Suma rămâne deci pe achiziție și nu se întoarce pe comandă; singurele căi prin care banii se întorc pe comandă sunt ștergerea asocierii dintre achiziție și comandă sau ștergerea achiziției.

Ștergerea plății originale de pe comanda furnizor (sau a documentului ei de plată) păstrează sumele deja preluate pe achiziții, dar fără legătura cu comanda.

6. De reținut

Câteva situații care nu se văd din interfață:

• Achiziția nu poate fi ștearsă cât timp are plăți înregistrate; întâi se șterg plățile, apoi achiziția.
• Documentul de plată din Tranzacții nu poate fi șters cât timp este legat de o factură, o achiziție sau o comandă furnizor.
• Dacă documentul de plată al comenzii este șters, plata rămâne pe achiziție, dar fără document sursă de deschis.
• Alocările preluate sunt doar de citire: nu pot fi modificate sau redistribuite din documentul de plată, ci doar returnate prin ștergerea asocierii.
• Platforma nu verifică dacă furnizorul comenzii coincide cu furnizorul achiziției; asocierea greșită a unei comenzi permite preluarea plății, așa că verificați comanda înainte de a bifa.

7. Permisiuni

Nu există o permisiune separată pentru preluarea plăților; se folosesc permisiunile existente, acordate pe nivel de acces din ecranul Angajați → Permisiuni:

• Achizitii — adăugare, pentru generarea achiziției din comandă, și modificare, pentru salvarea achiziției și returnarea plăților la ștergerea asocierii.
• Comenzi Furnizori — vizualizare, pentru ca platforma să poată verifica plățile disponibile pe comandă.
• Facturi — adăugare și modificare, pentru fereastra de plată și pentru ștergerea unei plăți.
• Tranzactii — ștergere, doar dacă doriți să ștergeți documentul de plată.