1. Prezentare generală

Modulul Management Concedii gestionează întregul ciclu al cererilor de concediu din platforma iflows: depunerea cererii, fluxul de aprobare, evidența soldului de zile și configurarea sărbătorilor legale. Cererile parcurg un flux clar de stări, iar zilele de concediu de odihnă se scad din soldul angajatului doar după aprobare.

Modulul are două perspective separate:

• Pagina personală a angajatului — sold, calendar și istoricul propriilor cereri, accesibilă din meniul contului.
• Zona de gestiune pentru manager / administrator — lista centralizată a cererilor, indicatorul de impact pe echipă, centralizarea anuală și sărbătorile legale.

Schema de mai jos rezumă întregul flux al unei cereri, pe roluri:

Fig. — Fluxul complet al unei cereri de concediu — de la depunere la aprobare/anulare.

1.1 Ce aduce modulul

• Flux de aprobare cu semnături obligatorii pentru angajat și manager.
• Sold calculat automat: zile alocate, consumate, disponibile, în așteptare și reportate.
• Reportare automată a zilelor neconsumate la 1 ianuarie (pentru anii configurați).
• Indicator de impact pe echipă, pentru a evita suprapunerea concediilor în același departament.
• Numărare corectă a zilelor: weekendurile, sărbătorile legale și zilele din afara programului de lucru sunt excluse automat.
• Sărbători legale gestionate dintr-o filă dedicată, cu import automat al sărbătorilor naționale ale României.
• Notificări automate în platformă și pe e-mail la fiecare pas al fluxului.
• Document PDF cu semnături pentru cererile aprobate.

Fig. — Vederea principală a managerului — lista cererilor cu impact pe echipă și status.

 

2. Concepte cheie

Această secțiune explică termenii și indicatorii care apar în interfață. Recomandăm citirea ei înainte de tutorialele operaționale.

2.1 Statusurile unei cereri

 

2.2 Tipuri de concediu

 

2.3 Soldul de zile

Pe pagina personală a angajatului, soldul este afișat în 5 casete colorate. Valorile sunt calculate automat pentru anul curent:

 

 

 

2.4 Impact pe echipă

Indicator de risc operațional afișat în lista managerului. Arată cât de mult afectează echipa lipsa angajatului în perioada cererii — concret, ce fracțiune din colegii aceluiași departament lipsesc simultan.

Mod de calcul:

• Se iau toți colegii activi din același departament (inclusiv angajatul) → acesta e totalul.
• Pentru fiecare zi lucrătoare din concediu se numără câți sunt absenți simultan: procent_zi = absenți / total × 100.
• Valoarea afișată (și mărimea barei) = media procentelor zilnice, rotunjită.

Pragurile și culorile barei:

 

 

2.5 Coloana «Zile rămase»

În lista managerului, formatul este disponibile / total — de exemplu 8/23 înseamnă 8 zile disponibile dintr-un total de 23 (alocate + reportate). Nu este consumate/alocate.

2.6 Numărarea zilelor

La calcularea zilelor de concediu sunt excluse automat: weekendurile, sărbătorile legale și zilele din afara programului de lucru al angajatului. O sărbătoare cuprinsă într-un interval nu se scade din sold.

2.7 Reportarea automată

Zilele neconsumate se reportează automat la 1 ianuarie, pentru anii configurați cu reportare activă. Reportarea se recalculează automat și poate fi negativă, dacă în anul precedent s-au consumat mai multe zile decât erau disponibile.

 

3. Configurare — Administrator

Configurarea se face pe fișa fiecărui angajat, accesibilă din Financiar → Angajați. Înainte ca angajații să poată depune cereri, fișa lor trebuie să conțină programul de lucru, managerii de concedii și alocarea anuală de zile.

Fig. — Fișa angajatului — locul unde se configurează concediile.

3.1 Structura fișei angajatului

Fișa conține secțiunile: Contact, Angajare (Funcție, Departament, Manager), Salariu, Detalii, Program de lucru, Vezi istoric & ani, și Access.

3.2 Pași de configurare

Pasul 1.  Setați managerii de concedii  —  în câmpul Manager (secțiunea Angajare) alegeți una sau mai multe persoane care pot aproba sau respinge cererile angajatului. Prima decizie finalizează cererea, indiferent câți manageri are angajatul.

Pasul 2.  Definiți programul de lucru  —  stabiliți Tipul de program (Interval orar sau Număr fix de ore), Zilele lucrătoare și Culoarea de calendar. Doar zilele lucrătoare ale angajatului se scad din sold.

Pasul 3.  Stabiliți zilele alocate anual  —  la crearea angajatului, completați câmpul Zile concediu (implicit).

 

Pasul 4.  Gestionați alocările pe ani  —  butonul Vezi istoric & ani deschide dialogul «Istoric alocări concediu», unde adăugați sau editați alocările pe fiecare an.

Dialogul «Istoric alocări concediu» are coloanele:

 

Butonul «Adaugă an» creează o alocare nouă. Reportarea se recalculează la 1 ianuarie și poate fi negativă.

Fig. — Istoricul alocărilor pe ani și comutatorul de reportare.

Pasul 5.  Configurați sărbătorile legale  —  din Financiar → Angajați → Concedii, fila Sărbători legale (detaliată în secțiunea 6).

 

4. Tutorial — Angajat

Pagina personală de concedii se accesează din meniul contului propriu (dreapta sus) → Concedii. Conține casetele de sold, calendarul și istoricul propriilor cereri.

Fig. — Pagina personală — sold, calendar și istoric.

4.1 Casetele de sold

Cele 5 casete (Zile alocate, Zile consumate, Zile disponibile, Zile în așteptare, Zile reportate) sunt explicate în secțiunea 2.3. Reține: zilele în așteptare nu reduc disponibilul până la aprobare.

4.2 Depunerea unei cereri

Pasul 1.  Deschideți formularul  —  apăsați butonul Cerere nouă.

Pasul 2.  Alegeți tipul perioadei  —  Interval (dată început și dată sfârșit) sau Zile individuale.

La «Zile individuale» dispar câmpurile de dată și apare un mini-calendar «Selectează zilele», pe care bifați zile punctuale (cu indicator «Nicio zi selectată» până la prima bifare).

Fig. — Selectarea zilelor punctuale în formularul de cerere.

Pasul 3.  Selectați tipul de concediu  —  Odihnă, Medical sau Fără plată. Doar Odihnă consumă soldul.

Pasul 4.  Completați detaliile  —  opțional puteți atașa un fișier (de exemplu un certificat medical).

 

Pasul 5.  Semnați  —  în caseta de semnătură. Semnătura se desenează manual de fiecare dată și este obligatorie; nu există o semnătură salvată în profil.

Pasul 6.  Trimiteți cererea  —  apăsați Trimite cererea. Sistemul verifică soldul și eventualele suprapuneri cu alte cereri proprii, apoi trimite cererea către managerii dvs.

4.3 Avertismente și erori

Sistemul vă avertizează în trei situații:

• Suprapunere — avertisment inline (⚠, text roșu) sub câmpurile de dată, în timp real. Numește cererea în conflict, ex.: «Perioada se suprapune cu o cerere existenta (24 iun (1 zile), In asteptare): 24/06/2026.» Nu blochează butonul.
• Zile nelucrătoare — avertisment informativ inline: zilele din afara programului și sărbătorile legale din interval NU se vor număra în soldul de concediu, cu lista zilelor excluse.
• Sold insuficient — la apăsarea «Trimite cererea» apare un pop-up modal blocant «Atentie!», ex.: «Sold insuficient in 2026. Disponibil: 21 zile.» Cererea NU se trimite.

Fig. — Avertismentele afișate în timp real sub câmpurile de dată.

Fig. — Alerta de sold insuficient blochează trimiterea cererii.

4.4 Gestionarea cererilor din istoric

• Cererile în așteptare pot fi editate sau anulate.
• Cererile aprobate pot fi descărcate ca PDF (cu semnături).
• Casetele de sold afișează separat zilele în așteptare, care nu reduc disponibilul decât după aprobare.

 

5. Tutorial — Manager

Zona de gestiune se accesează din Financiar → Angajați → Concedii și este organizată în filele Cereri, Centralizare și Sărbători legale.

5.1 Fila Cereri

Afișează cererile angajaților, grupate în Cereri noi și Procesate, cu indicatori de impact pe echipă. În partea de sus, trei carduri arată numărul de cereri în așteptare, aprobate și respinse, plus un selector de an.

Fig. — Lista cererilor, grupată pe noi vs. procesate.

Citirea coloanei Impact echipă (vezi 2.4): cu cât procentul/bara sunt mai mari (spre roșu), cu atât mai mulți colegi din departament lipsesc în paralel — util pentru decizia de aprobare sau de replanificare.

5.1.1 Extinderea unei cereri (detalii și atașamente)

Orice cerere din listă poate fi extinsă apăsând săgeata (chevron) din dreptul numelui angajatului. Rândul se desfășoară și afișează „Detalii cerere” (motivația scrisă de angajat) și „Fișiere atașate” (documentele încărcate — de exemplu un certificat medical), cu opțiunea de a le descărca. O nouă apăsare pe săgeată restrânge rândul la loc. Aceeași extindere este disponibilă și în istoricul de cereri al angajatului.

Fig. — Extinderea unei cereri arată motivația și documentele atașate.

5.2 Procesarea unei cereri

Pasul 1.  Deschideți fereastra de aprobare  —  apăsați acțiunea de decizie pe o cerere «În așteptare». Se deschide modalul «Cerere concediu».

Fereastra de aprobare conține: rezumatul cererii (Tip concediu, Perioada, Zile lucrătoare, Detalii), o zonă de avertizare condiționată, un câmp «Comentariu (optional)», caseta de Semnatura, și în footer butoanele Inchide, Respinge (roșu) și Aproba (verde).

 

Fig. — Fereastra de aprobare a managerului.

Pasul 2.  Adăugați un comentariu  —  opțional, util mai ales la respingere.

Pasul 3.  Semnați  —  în caseta de semnătură (obligatoriu pentru aprobare; se desenează manual).

Pasul 4.  Decideți  —  apăsați Aproba sau Respinge. Angajatul primește notificare automată; la aprobare zilele se scad din sold.

 

5.3 Anularea unui concediu aprobat

Pentru o cerere deja aprobată, acțiunea Anulează Concediu reface soldul angajatului și elimină zilele din pontaj.

 

5.4 Fila Centralizare

Oferă situația pe angajat și an, o linie per angajat pentru anul selectat. Coloanele sunt:

 

Datele pot fi exportate în CSV și PDF. Notă: această filă nu conține o coloană «Reportate».

Fig. — Centralizarea anuală pe angajați.

 

6. Sărbători legale

Se gestionează din Financiar → Angajați → Concedii, fila Sărbători legale. Lista poate fi filtrată pe an și permite adăugare, editare și ștergere.

6.1 Adăugarea manuală

La «Adaugă sărbătoare» completați Denumire, Data și, opțional, bifa Recurentă. O sărbătoare recurentă se aplică în fiecare an la aceeași dată; una nerecurentă se aplică doar în anul indicat.

6.2 Import automat România

Butonul «Importă sărbători legale RO» preia automat sărbătorile naționale ale României pentru anul ales. La final apare un rezumat cu numărul de zile importate, sărite (deja existente) și ignorate. Sunt aduse doar zilele libere naționale; cele regionale sau opționale sunt ignorate, iar cele deja existente nu se duplică.

 

(mai multe)