Personalizarea Statusurilor pentru Oferte

editează

 

Funcționalitatea permite monitorizarea avansată a procesului comercial, dincolo de opțiunile standard de status „Acceptată” sau „Refuzată”.

Definirea unor statusuri suplimentare devine necesară atunci când procesul comercial include etape intermediare relevante pentru decizie, execuție sau finanțare.

1. Procese de decizie complexe sau multi-nivel

În situațiile în care decizia finală implică mai multe departamente (tehnic, financiar, achiziții, management), este recomandată introducerea unor statusuri intermediare precum:

• În analiză tehnică
• În aprobare financiară
• În revizie management

Acestea permit identificarea stadiului în care o ofertă este aflată într-un circuit decizional.

2. Ciclu de vânzare extins

Pentru investiții cu valoare ridicată, procesul poate dura săptămâni sau luni. În astfel de cazuri, statusurile suplimentare ajută la:

• evidențierea etapelor parcurse,
• monitorizarea progresului real,
• separarea oportunităților active de cele stagnante.

3. Dependință de factori externi

Atunci când decizia este condiționată de factori externi (bănci, leasing, fonduri europene, producător, livrare internațională), statusurile dedicate permit cuantificarea business-ului blocat în astfel de etape.

Exemple:

• Așteptare dosar leasing/credit
• Așteptare fonduri nerambursabile
• Confirmare termen fabrică

• există etape intermediare clare și repetabile,
• procesul decizional este lung sau segmentat,
• sunt implicați factori externi care influențează conversia,
• este necesară o prognoză financiară riguroasă.

ATENȚIE: În lipsa acestor condiții, un număr excesiv de statusuri poate complica inutil procesul. 

1. Configurarea Nomenclatorului de Statusuri (Administrare)

1. Navigați la Setări -> Vânzări.
2. Accesați tab-ul Oferte ->  Status.

3. Aici este afișat inventarul complet de statusuri disponibile în sistem.
   • Editare: Utilizați pictograma „creion” pentru a modifica denumirea sau codul de culoare al unui status existent.
   • Ștergere: Pictograma „coș de gunoi” permite eliminarea statusurilor create manual.
   • Regulă de integritate: Pentru a păstra coerența istoricului de vânzări, un status care a fost deja atribuit cel puțin unei oferte nu mai poate fi șters, ci doar editat.

Sistemul permite adăugarea de noi statusuri în două moduri:

A. Din meniul de Setări

1. În ecranul Setări -> Oferte -> Status, introduceți denumirea dorită în câmpul superior.
2. Atribuiți o culoare reprezentativă pentru identificarea rapidă în listă.
3. Apasă pe butonul + Adaugă.

B. Direct din interfața de editare a Ofertei (Ad-hoc)

Dacă în timpul operării unei oferte identificați necesitatea unui status nou:

1. În selectorul de status, introduceți denumirea noului stadiu.
2. Dacă acesta nu există, sistemul va afișa butonul Adaugă Status.

3. La apăsarea acestuia, se va deschide fereastra de configurare (nume și culoare), permițând crearea instantanee a noului status fără a părăsi pagina curentă.

3. Gestionarea Statusului în Lista de Oferte (Operare)

Interfața de actualizare a statusului a fost optimizată pentru a acomoda numărul extins de opțiuni:

1. Identificați oferta în listă și accesați fereastra de actualizare a statusului din coloana Acțiuni.
2. Tranziția la Dropdown: Spre deosebire de versiunea anterioară unde selecția era limitată la două opțiuni fixe, acum aveți la dispoziție un selector de tip listă (dropdown) care include toate statusurile predefinite și pe cele personalizate (ex: Negociere, Amanată, În analiză).

3. Selectați stadiul curent și apăsați Salvează.

4. Clasificarea Statusurilor și Constrângeri de Sistem

Este important de înțeles distincția între statusurile de sistem și cele informative:

• Statusuri Native: Statusurile precum Nouă, Comandă sau Vreau detalii sunt gestionate automat de logica aplicației și nu pot fi modificate sau șterse.
• Statusuri cu Impact Funcțional:
  • Doar statusul Acceptată permite conversia ofertei în Comandă sau Factură.
  • Statusul Refuzată blochează editarea sau trimiterea ofertei, solicitând generarea unei versiuni noi pentru reluarea fluxului.
• Statusuri Informative (Personalizate): Toate statusurile nou create (ex: Negociere) au rol de marcare și filtrare, permițând în continuare acțiuni precum trimiterea pe email sau modificarea datelor, fără a impune restricțiile specifice statusurilor finale.

Iată o serie de exemple de statusuri personalizate:

 

În urma optimizării, statusul „Expirată” nu mai există ca status distinct în nomenclator.În noua versiune a devenit o stare atașată ofertei, independentă de statusul comercial.

Astfel:

• Statusul rămâne neschimbat (ex: „Nouă”, „Negociere”, „În analiză”, „Amanată”).
• Dacă termenul de valabilitate este depășit, sistemul aplică automat o marcare vizuală de tip „ștampilă” „EXPIRATĂ” peste badge-ul statusului.

Această abordare permite:

• păstrarea istoricului real al etapei comerciale,
• diferențierea între „ofertă blocată comercial” și „ofertă expirată ca termen”.

Filtrarea ofertelor expirate

Pentru a identifica ofertele expirate, este necesară activarea explicită a filtrului dedicat.

Pași:

1. În lista de Oferte, accesați butonul Opțiuni filtrare (icon reprezentat prin trei linii orizonate).
2. Bifați filtrul Expirat.
3. Apăsați Salvează pentru a activa filtrul în interfață.
4. În zona de filtre va apărea selectorul:
   • Expirat → Da
   • Expirat → Nu