Cum pot descarca bulk facturile emise dintr-o anumita perioada?

editează

Puteți descărca prin două metode principale, în funcție de scopul dumneavoastră: pentru arhivă internă (format iFlows) sau pentru conformitate legislativă (format e-Factura).

Vă rugăm să urmați pașii de mai jos pentru fiecare situație în parte:

Această secțiune este utilă atunci când doriți să descărcați facturile cu designul ales de dumneavoastră în platformă sau când aveți nevoie de un centralizator Excel pentru evidențe proprii.

Pașii de parcurs:

1. Navigare: Din meniul principal situat în partea stângă, accesați modulul Vânzări, apoi selectați modulul Facturi.

2. Identificarea instrumentelor: În partea dreaptă-sus a ecranului, veți observa butoanele de acțiune: „Descarcă” și „Exportă”.

• Opțiunea A: Descărcarea PDF-urilor individuale (Butonul „Descarcă”)

  • Faceți clic pe butonul Descarcă.

  • În fereastra nou deschisă, selectați intervalul calendaristic (Start - Final) pentru care doriți documentele.

• • Filtru Client:  În câmpul „Client” puteți selecta unul sau mai mulți parteneri.
    – Dacă lăsați câmpul necompletat, vor fi incluse toate facturile din perioada selectată, indiferent de client.
    – Dacă completați câmpul, puteți realiza o selecție multiplă de clienți: începeți să tastați numele clientului, selectați-l din listă prin click, iar acesta va fi adăugat automat. Procedura poate fi repetată pentru a adăuga și alți clienți. Funcționarea este similară cu mecanismul de selecție utilizat la etichete, permițând filtrarea simultană după mai mulți parteneri.

  • Apăsați butonul final de Descarcă. Sistemul va genera automat un folder care conține toate facturile individuale în format PDF.

• Opțiunea B: Exportul datelor în format tabelar (Butonul „Exportă”)

  • Dacă aveți nevoie de un fișier de tip Excel (sau alt format de date), apăsați pe Exportă.

  • Alegeți perioada de timp vizată, similar cu varianta anterioară.

  • Profil Export: Selectați profilul dorit (de exemplu: Nexus, Saga sau un profil personalizat creat anterior).

  • Apăsați pe Exportă. Veți descărca un fișier centralizator care cuprinde datele tuturor facturilor emise, ideal pentru importul în programe de contabilitate.

Dacă aveți nevoie de fișierele XML semnate de ANAF sau de PDF-ul standardizat, urmați acești pași:

1. Navigare: În cadrul paginii Vânzări -> Facturi, apăsați pe tab-ul secundar e-Factura (situat în partea de sus a listei).

2. Filtrare: Selectați intervalul dorit folosind selectorul de date (Start - Final) și apăsați butonul Caută.

3. Selecție: Bifați căsuța generală de lângă coloana „Status” pentru a selecta toate facturile afișate pe pagina respectivă.

Pentru a procesa un volum cât mai mare de documente dintr-o singură mișcare, vă recomandăm să schimbați setarea de afișare implicită:

• Navigați în partea de jos a tabelului cu facturi.

• La secțiunea „Afișează [X] per pagină”, faceți clic pe selector și alegeți valoarea maximă de 500.

• În acest fel, lista se va reîncărca și veți putea selecta până la 500 de facturi simultan prin bifa generală de sus.

În cazul în care intervalul de timp selectat de dumneavoastră conține mai mult de 500 de documente:

• Efectuați prima descărcare pentru primele 500 de facturi de pe Pagina 1.

• Navigați la Pagina 2 folosind butoanele de paginare din subsolul tabelului.

• Repetați procedura de selecție și descărcare  pentru restul documentelor.

4. Acțiuni în masă: În momentul selecției, în partea de jos a ecranului va apărea un meniu flotant. Aveți la dispoziție următoarele funcții:

• Pictograma „Descarcă ZIP”: Această comandă vă va oferi un folder ce conține sub-foldere pentru fiecare factură în parte. În fiecare sub-folder veți găsi fișierul XML original și fișierul de semnătură electronică.

• Pictograma „Generează PDF”: Această comandă va genera și descărca facturile în formatul PDF standardizat de sistemul RO e-Factura.

  • Notă importantă: Aceste PDF-uri vor avea aspectul tehnic impus de ANAF, nu designul vizual personalizat din iFlows.

​​​​​​​

În cazul în care doriți ca fișierul Excel descărcat să aibă o anumită structură (coloane specifice, denumiri personalizate), vă rugăm să configurați un profil de export:

1. Accesați Setări -> Export -> Date Contabile.

2. Aici puteți adăuga un profil nou sau edita unul existent.

3. Puteți defini formatul fișierului (Excel, CSV, XML, PDF) și puteți mapa câmpurile din iFlows către coloanele dorite de dumneavoastră.

4. Odată salvat, acest profil va fi disponibil ori de câte ori apăsați butonul Exportă menționat la punctul 1.