Instrucțiune "Programare" și Automatizări

editează

Poți crea programări direct din fluxul de lucru, acestea se sincronizează instantaneu cu calendarul și trimit notificări automate personalizate către clienți.

Ce face această funcție, pe scurt:

• Integrare Totală: Creezi programarea direct din flux, fără a naviga în alte module.
• Sincronizare și Vizibilitate: Datele apar automat în calendarul de programări, cu detalii complete la simpla trecere a mouse-ului.
• Comunicare Inteligentă: Trimite confirmări imediate și memento-uri (remindere) programate, preluând automat datele clientului.

🌟 La ce poți folosi acest modul? (Exemple practice)

Fie că ești în zona de producție, servicii sau comerț, poți programa orice activitate de teren:

1. Montaje și Instalări: Programarea echipei pentru montarea produselor finite la sediul clientului.
2. Intervenții Service / Garanție: Gestionarea reparațiilor sau a verificărilor tehnice.
3. Vizite pentru Măsurători: Deplasări la client pentru preluarea dimensiunilor înainte de începerea producției.
4. Mentenanță: Vizite programate pentru întreținerea echipamentelor.
5. Livrări cu Manipulare Specială: Programarea descărcărilor care necesită echipamente sau personal suplimentar.
6. Instruire / Training Client: Sesiuni programate pentru a învăța clientul cum să utilizeze produsele livrate.
7. Recepție Lucrări: Întâlniri oficiale pentru semnarea proceselor verbale de finalizare.
8. Audit Tehnic / Consultanță: Vizite de evaluare la fața locului pentru proiecte complexe.

Sistemul vine deja echipat cu 2 șabloane predefinite, astfel încât să nu pornești de la zero. Le găsești în Setări -> Șabloane -> Predefinite, categoria "Programări". Tot ce trebuie să faci este să le verifici și să le editezi după bunul plac:

1. Confirmare Programare:  Se trimite automat clientului în momentul în care ai salvat programarea, dacă ai selectat opțiunea ”trimite email”
2. Memento Programare:  Se folosește pentru reminderele automate trimise înainte de programare.

Variabile de personalizare: În interiorul acestor șabloane, poți edita textul și folosi câmpurile dinamice pentru ca sistemul să completeze singur datele:

• {Data Programarii}, {Ora Programarii}, {Durata Estimata}, {Numar Comanda}, {Responsabil/Echipa}.

1. Mergi la Setări -> Flux de Lucru -> Editează fluxul tău.
2. Trage instrucțiunea "Programare" din lista de Instrucțiuni Predefinite în etapa dorită (ex: în faza de "Finalizare" a etapei de ”Programare Montaj”).

Când comanda ajunge la pasul respectiv, se deschide interfața care preia automat Clientul și Comanda.

1. Resurse: Selectezi angajatul/echipa.
2. Timp: Alegi data (start/final) și orele exacte în selectorul de jos al calendarului.
3. Opțiuni de Automatizare (Toggles):
   • Trimite E-mail (Confirmare): Activează-l pentru a trimite pe loc detaliile către client folosind șablonul de ”Confirmare Programare”.
   • Reminder Automat: Setează cu cât timp înainte să plece o notificare de reamintire (ex: cu 24 de ore înainte). Va folosi șablonul de ”Memento Programare”.
4. Destinatari: E-mailul clientului este preluat automat. Poți adăuga manual alte adrese interne (ex: un manager de proiect sau o altă persoană de contact).

După salvare, programarea apare în modulul Programări, care beneficiază de o interfață modernizată:

• Carduri Organizate: Design curat care evidențiază informațiile esențiale.
• Tooltip Detaliat (Hover): Fără să dai click, doar treci cu mouse-ul peste o programare și vezi instant:
  • ID-ul și Clientul.
  • Intervalul orar și Durata.
  • Angajatul responsabil.
  • Produsele/Serviciile din comandă care fac obiectul programării.

Un avantaj major al acestei instrucțiuni este că toate detaliile rămân arhivate în istoricul comenzii. Astfel, oricine are acces la comandă poate verifica:

• Cine și când a făcut programarea.
• Intervalul orar și durata de lucru stabilită.
• Statusul notificărilor: Poți vedea clar dacă s-a trimis e-mailul de confirmare, dacă reminderul este activ și care este adresa de e-mail a destinatarului.
• Note: Orice detalii suplimentare introduse în formularul de programare apar direct în istoric.

Prin utilizarea instrucțiunii Programare, te asiguri că nicio intervenție nu este omisă. Clienții primesc confirmări profesioniste, echipa are agenda actualizată în timp real, iar tu ai control total asupra resurselor tale de pe teren.