Pot modifica doar numele unui angajat care pleacă și să folosesc același cont pentru un angajat nou?

editează

Din punct de vedere tehnic, modificarea numelui unui angajat existent este posibilă. Totuși, această practică nu este recomandată, deoarece generează inconsistențe majore în istoricul operațional, financiar și salarial al companiei.

1. Integritatea istoricului operațional

În iFlows, fiecare angajat poate fi asociat în mod direct cu:

• comenzi și etape din fluxurile de lucru;

• sarcini, activități și alocări;

• documente generate;

• modificări și loguri de sistem.

Prin modificarea numelui unui utilizator existent, toate acțiunile istorice realizate de angajatul care părăsește compania vor apărea ulterior ca fiind efectuate de noul angajat, ceea ce duce la pierderea trasabilității reale a activităților.

2. Evidența salarială și financiară

Pe contul unui angajat pot exista deja înregistrări precum:

• salarii;

• avansuri;

• bonusuri;

• alte tranzacții interne.

Dacă numele angajatului este modificat, toate aceste operațiuni istorice vor fi asociate noului angajat, deși ele au fost efectuate pentru o altă persoană. Această situație afectează corectitudinea evidenței salariale și poate genera discrepanțe în rapoarte financiare sau în verificări ulterioare.

1. Dezactivarea angajatului care părăsește compania

• Accesați: Financiar → Angajați

• Selectați angajatul și utilizați opțiunea „Dezactivează angajat”.

Ulterior dezactivării, angajatul va apărea în tabul ” Angajați inactivi”. 

Prin dezactivare:

• contul nu mai poate fi utilizat pentru autentificare;

• întregul istoric operațional și financiar rămâne intact și corect atribuit.

După dezactivare, în partea de jos a paginii veți observa actualizarea contorilor de utilizatori, de tipul:

Acest lucru indică faptul că un slot de utilizator a fost eliberat.

2. Crearea unui angajat nou

Pentru fiecare persoană nouă se va crea un cont distinct, cu:

• date proprii de identificare;

• date de autentificare separate;

• istoric operațional nou, neafectat de activitatea anterioară.