Versiunea 4.3.10.112

editează

Pentru a asigura un control financiar riguros și a minimiza riscurile asociate creditului comercial, platforma iFlows introduce o funcționalitate avansată de management al limitelor de sold pentru clienți. Acest sistem permite blocarea automată a pocesării comenzilor clienților care depășesc anumite praguri financiare prestabilite, prevenind astfel acumularea de datorii necontrolate.

 

Sistemul de Limită de Sold vă permite să definiți reguli clare care, odată încălcate, vor bloca posibilitatea de a procesa comenzi noi pentru clientul respectiv. Blocarea se poate baza pe trei criterii esențiale:

1. Limită Sold Restant: Reprezintă valoarea maximă a facturilor scadente, neachitate, pe care un client o poate avea la un moment dat.
2. Limită Sold Total: Reprezintă valoarea totală a facturilor fiscale emise, neachitate, indiferent dacă sunt scadente sau nu.
3. Limită Vechime Sold Restant (zile): Numărul maxim de zile de întârziere acceptat pentru facturile scadente.

Odată ce un client depășește oricare dintre aceste limite setate, statusul său va deveni "Blocat", iar comenzile sale nu vor mai putea fi procesate în fluxul de lucru până la remedierea situației.

 

Configurarea Limitelor de Sold

Funcționalitatea poate fi activată în două moduri, oferind atât control global, cât și personalizat.

Activarea Globală (Implicită)

Această opțiune este ideală pentru a aplica o politică de credit standard pentru toți clienții care nu au setări personalizate.

1. Navigați la Setări -> Clienți.
2. În secțiunea "Limită de sold", activați opțiunea "Activare limită de sold implicită".

Efect:

• Toți clienții noi, precum și cei existenți care nu au o limită personalizată, vor avea implicit o limită de sold de 0 RON. Acest lucru înseamnă că o comandă nu va putea fi procesată în fluxul de lucru dacă i se generează o factură care nu este deja încasată. Practic, clientul va trebui să efectueze plata în avans pentru a permite operarea fluxului de producție/livrare.

Important: Activarea sau dezactivarea acestei opțiuni globale nu va avea efect asupra clienților care au deja setată o limită personalizată pe profilul lor. Setările individuale au întotdeauna prioritate față de setarea implicită.

2. Activarea Individuală pe Client

Pentru a seta limite specifice pentru un anumit client:

• Navigați la Clienți, selectați clientul dorit și accesați tab-ul "Limită de Sold".
• Activați opțiunea "Activează blocarea automată".
• Completați valorile dorite pentru unul sau mai multe dintre cele trei tipuri de limite (Sold Restant, Sold Total, Vechime Sold Restant).
• Apăsați butonul "Salvează".

În secțiunea "Istoricul Limitelor" puteți vizualiza un jurnal complet al tuturor evenimentelor: activarea limitelor, blocările automate (cu detalierea limitei depășite) și deblocările.

Gestionarea unui Client Blocat

Atunci când un client este blocat, platforma vă va notifica în mai multe locuri:

1. La încercarea de a salva o comandă nouă pentru clientul respectiv.
2. În lista de comenzi și în fluxul de lucru, printr-un indicator vizual lângă comanda blocată.

 

Pentru a procesa o comandă pentru un client blocat, aveți două opțiuni:

1. Remedierea Situației Financiare

Clientul este deblocat automat odată ce situația sa financiară revine în parametrii stabiliți (de exemplu, prin încasarea facturilor restante care au dus la blocare).

2. Deblocarea Temporară (Manuală)

În situații excepționale, un utilizator autorizat poate debloca temporar un client pentru a permite procesarea unei comenzi urgente.

1. Accesați profilul clientului, tab-ul "Limită de Sold".
2. În caseta "Status Blocare Client", comutați butonul de la "Blocat" la "Deblocat".
3. Se va deschide o fereastră unde trebuie să selectați tipul deblocării: "Deblocare temporară (o comandă)".
4. Introduceți un motiv pentru deblocare (acesta va fi salvat în istoric).
5. Apăsați "Deblochează".

Clientul va fi deblocat pentru a permite procesarea unei singure comenzi din flux. După finalizarea acțiunii, dacă soldul său depășește în continuare limitele, clientul va fi blocat din nou automat.

Note:

1. Blocarea afectează și generarea facturilor sau doar salvarea comenzilor?
   Blocarea afectează doar fluxul de comandă. Facturarea este permisă.
2. Dacă am activată o limită globală și o limită individuală, care are prioritate?
   Limita individuală are întotdeauna prioritate față de cea globală.
3. Pot defini doar una dintre limite (de exemplu, doar sold restant)?
   Da. Sistemul permite activarea oricărei combinații dintre cele trei criterii. Blocarea se produce la depășirea oricăruia dintre pragurile definite.
4. Se salvează istoricul deblocărilor?
   Da. Toate acțiunile (blocare, deblocare, motiv, utilizator, dată) sunt înregistrate în „Istoric Limite”.
5. Ce înseamnă exact „Sold restant” și cum se calculează?
   Reprezintă suma totală a facturilor scadente și neîncasate la data curentă.
6. „Sold total” include și facturile neajunse la scadență?
    Da, soldul total include toate facturile fiscale emise și neîncasate, indiferent de termenul de plată.
7. Ce se întâmplă dacă o factură este parțial încasată?
   Sistemul scade din sold doar valoarea încasată. Restul neplătit continuă să fie luat în calcul la verificarea limitelor.
8. Vechimea soldului restant cum se calculează?
   Se raportează la cea mai veche factură scadentă neachitată. Dacă aceasta depășește numărul maxim de zile setat, clientul intră în blocare.
9. Se actualizează automat soldul pe baza plăților înregistrate în sistem?
   Da, soldul se recalculează în timp real la fiecare încasare sau emitere de factură.
10. Ce se întâmplă dacă un client depășește limita de sold, dar comanda a fost deja introdusă în sistem și operată până într-un anumit punct?
    Dacă depășirea are loc în timp ce o comandă este deja în flux, aceasta nu va mai putea fi operată mai departe din acel punct.
    Etapele aflate în lucru pot fi puse pe pauză sau finalizate (pentru a nu bloca timpii de lucru deja înregistrați), însă nu pot fi reluate ulterior și nu se pot prelua etape noi pentru acea comandă.
    Blocarea intră în vigoare imediat și împiedică orice progres operațional ulterior în fluxul respectiv.
11. Ce se întâmplă dacă dezactivez ulterior opțiunea globală?
    Dezactivarea opțiunii globale de limită de sold are efect imediat asupra tuturor clienților care erau afectați de setarea implicită (limită 0 + blocare).
    Acești clienți vor fi automat deblocați, iar sistemul va considera că nu mai există o limită activă pentru ei.
    Excepție fac clienții care au primit între timp limite personalizate individual — pentru aceștia, setările specifice rămân active și neafectate de modificarea globală.
12. Ce permisiuni sunt necesare pentru a debloca un client?
    Pentru a debloca un client (temporar sau definitiv), utilizatorul trebuie să dețină dreptul „Limite Client – Vede și Editează”.
    Acest drept permite accesul la tab-ul „Limită de Sold” din profilul clientului, modificarea valorilor limitelor, precum și executarea acțiunilor deblocare / blocare manuală.
    Utilizatorii fără acest drept pot vizualiza doar statusul de blocare, dar nu pot interveni asupra lui.

Funcționalitatea permite exportul detaliat al tuturor mișcărilor de stoc pentru un singur produs. Acest raport, cunoscut și sub numele de "Fișă de Produs/Fișă Magazie", oferă o imagine completă a intrărilor și ieșirilor.

 

Exporturile de stoc se realizează la nivel global, cuprinzând toate produsele. Cu toate acestea, funcționalitatea aceasta permite generarea unui raport detaliat, în format PDF sau Excel, care centralizează istoricul complet al mișcărilor (intrări, ieșiri, transferuri, bonuri de consum etc.) pentru un produs individual.

Cum se utilizează?

1. Navigați la secțiunea Stocuri: Accesați meniul Produse -> Stocuri.
2. Identificați produsul: Folosiți câmpurile de căutare sau filtrele pentru a localiza produsul specific pentru care doriți să generați raportul.
3. Accesați opțiunea de export: În dreptul produsului dorit, în coloana "Acțiuni", veți găsi un nou buton: "Export Istoric Stoc".

4. Configurați raportul: Apăsarea butonului va deschide o fereastră de configurare unde puteți selecta:
5. Perioada: Alegeți intervalul de timp pentru care doriți să generați raportul. Opțiunile includ "Tot istoricul", "Luna curentă" sau un "Interval personalizat" selectat de dumneavoastră.
6. Format report: Selectați formatul de fișier dorit, PDF sau Excel.
7. Generați fișierul: Apăsați butonul "Exportă". Fișierul va fi generat și descărcat automat.

Conținutul Raportului (Fișa de Produs)

Documentul exportat este structurat pentru a oferi o imagine clară și completă.

Funcționalitatea „Detalii Suplimentare” este acum disponibilă și în formularele de Comandă, nu doar în Oferte.

Astfel, pentru fiecare linie de produs dintr-o comandă, puteți adăuga conținut personalizat — texte, imagini, tabele — direct din iconița 📝 de lângă „Descriere produs”.

Informațiile introduse se vor afișa automat în PDF-ul comenzii, imediat sub produsul respectiv, oferind claritate și context suplimentar pentru producție, livrare sau client.

🔹 Scop: să puteți documenta precis particularitățile fiecărui produs (ex. schițe, specificații, instrucțiuni tehnice) fără a modifica fișa standard din nomenclator.

Exemplificări suplimentare disponibile aici.

Noua actualizare din modulul Documente Tipizate îți oferă o vizibilitate completă asupra statusului fiecărui document — atât la nivel de listă, cât și în detaliul individual al fișei.

1. Vizibilitate directă în listă

În tabelul principal (secțiunea Tipizate → Generate), poți vedea acum instant:

• dacă un document a fost trimis (✓ verde în coloana Trimis);

Astfel, fără să deschizi documentul, știi deja starea sa — trimis / netrimis, semnat / nesemnat.

2. Detalii complete în fișa documentului

Când accesezi documentul prin acțiunea Vizualizare, în partea superioară apare acum secțiunea cu istoricul trimiterilor prin e-mail, care include:

• numele utilizatorului care a trimis documentul;
• data și ora exactă a expedierii;
• adresa de e-mail a destinatarului;
• momentul în care destinatarul a deschis e-mailul.

Dacă documentul a fost trimis de mai multe ori, fiecare trimitere apare separat, oferind o trasabilitate completă.

Funcționalitatea „Centralizarea Informațiilor de Produs în Ofertă” introduce o nouă structură logică a documentului PDF, împărțind oferta în două secțiuni distincte, pentru o prezentare mai clară:

 1. Secțiunea principală – Oferta comercială

Aceasta rămâne concisă și orientată pe datele esențiale:

• denumirea produselor,
• cantitățile,
• prețurile unitar și total,
• eventualele discounturi și valoarea finală.

Scopul este ca prima parte a documentului să poată fi parcursă rapid de client, oferind o imagine clară asupra ofertei economice.

 2. Secțiunea secundară – Centralizarea informațiilor tehnice și vizuale

În această parte, fiecare produs din ofertă este reluat individual, sub formă de subtitlu (ex.: Produs: Panou publicitar LED 120x240 cm), urmat de toate materialele atașate:

• imagini ale produsului,
• fișe tehnice PDF,
• tabele sau specificații detaliate,
• texte adăugate prin funcționalitatea „Detalii Suplimentare”.

Astfel, toate documentele asociate produselor sunt centralizate și prezentate la final, oferind o structură clară între partea comercială și cea tehnică/informațională.

Pe scurt, noul mod de centralizare transformă oferta într-un document dublu-structurat:
📄 prima parte – oferta financiară,
📑 a doua parte – fișele și anexele aferente fiecărui produs.

Unde se realizează setarea:

În secțiunea „Opțiuni Export PDF”, veți regăsi toate categoriile de informații ce pot fi incluse în ofertă:

• Inserează Imagini Produs
• Inserează Fișă Tehnică Produs
• Inserează Culori Produs
• Inserează Alte Documente

Pentru fiecare tip de informație, există un meniu derulant care permite alegerea modului de afișare:

🔸 1. Fişier PDF

Aceasta este varianta clasică — informațiile sunt inserate direct în corpul ofertei, imediat sub produsul respectiv.

🔸 2. Cloud iFlows

În acest mod, materialele (imagini, fișe, documente) sunt stocate în cloud-ul iFlows și sunt accesibile clientului prin linkuri.
✔ Recomandat atunci când dimensiunea fișierelor este mare sau doriți un PDF mai compact.

🔸 3. Secțiune Separată

Noua opțiune — permite ca toate materialele aferente produselor să fie centralizate automat la finalul PDF-ului, într-o secțiune dedicată.
✔ Prima parte a documentului va conține oferta financiară (produse, cantități, prețuri).
✔ În partea a doua, fiecare produs este reluat, urmat de imaginile, fișele și documentele aferente.

Optimizare: Statusuri Noi Pentru Comenzile de Furnizori

Pentru a oferi o imagine de ansamblu mai clară și un control mai bun asupra procesului de achiziție, am introdus două statusuri noi în secțiunea de comenzi către furnizori: Parțial Livrată și Întârziată.

Aceste adăugiri permit o monitorizare mai precisă a stadiului în care se află fiecare comandă, facilitând identificarea rapidă a livrărilor incomplete sau a celor care depășesc termenul estimat.

1. Statusul "Parțial Livrată"

Acest status este conceput pentru situațiile în care primiți de la furnizor doar o parte din marfa comandată. El vă ajută să mențineți o evidență clară a comenzilor care încă nu au fost onorate în totalitate.

• Culoare de identificare: Portocaliu
• Mod de setare: Manual

Cum se utilizează?

Statusul "Parțial Livrată" se activează exclusiv manual. Atunci când recepționați o livrare incompletă și generați NIR-ul pentru produsele primite, urmați acești pași pentru a actualiza comanda:

• Navigați la secțiunea Financiar -> Furnizori -> Comenzi Furnizori.
• Deschideți comanda corespunzătoare.
• Accesați meniul Acțiuni -> Schimbă Status.
• Din lista afișată, selectați statusul "Parțial Livrată" și salvați modificarea.

Comanda va rămâne cu acest status până când veți recepționa restul produselor și o veți trece în starea "Livrată".

 

 

2. Statusul "Întârziată"

Acest status este esențial pentru a atrage atenția asupra comenzilor care nu au fost livrate de către furnizor la data agreată, permițându-vă să interveniți proactiv.

• Culoare de identificare: Roșu
• Mod de setare: Automat și Manual

Cum funcționează setarea automată?

Platforma iFlows va marca automat o comandă ca fiind "Întârziată" dacă sunt îndeplinite simultan două condiții:

3. Data curentă a depășit "Data Livrare" specificată în comandă.
4. Statusul comenzii este încă unul intermediar (ex: Trimisă, În Lucru) și nu a fost marcată ca "Livrată" sau "Parțial Livrată".

Setarea manuală

Similar cu celelalte statusuri, "Întârziată" poate fi setat și manual, dacă doriți să marcați o comandă ca având probleme înainte de termenul limită. Procesul este identic:

6. Din interiorul comenzii, accesați meniul Acțiuni -> Schimbă Status.
7. Selectați opțiunea "Întârziată" și salvați.

 

 

Optimizare: Setarea Paginii de Start Personalizate

Fiecare utilizator își poate seta acum propria pagină de destinație la autentificare sau la accesarea paginii principale a platformei.

În mod implicit, la logare, platforma iFlows redirecționează utilizatorii către secțiunea "Flux de Lucru". Noua funcționalitate permite selectarea oricărei pagini principale sau sub-pagini din platforma ca punct de start. Astfel, dacă activitatea dumneavoastră zilnică se concentrează pe o anumită arie (ex: Oferte, Clienți, Oportunități, Comenzi), puteți seta acea secțiune să se încarce automat la accesarea platformei.

Cum se utilizează?

1. Accesați setările contului: Faceți click pe pictograma de profil din colțul dreapta-sus și selectați opțiunea "Contul Meu".
2. Localizați secțiunea de personalizare: Derulați până la secțiunea denumită "Pagină de start personalizată".
3. Selectați pagina dorită:
4. Veți găsi două meniuri derulante. Primul meniu vă permite să alegeți modulul principal (ex: Vânzări, Financiar, Rapoarte, Clienți etc.).
5. După selectarea unui modul principal, al doilea meniu se va actualiza pentru a vă permite să alegeți o sub-secțiune specifică (ex: Oportunități, Facturi, Rezumat Executiv).
6. Salvați modificările: Apăsați butonul "Salvează" pentru a aplica noua setare.

Comportament

• La următoarea autentificare în platformă sau la accesarea link-ului principal (ex: numecompanie.iflows.com), veți fi redirecționat automat către pagina setată.
• De asemenea, un click pe logo-ul iFlows din colțul stânga-sus vă va duce acum la pagina de start personalizată, nu la cea implicită.

Important: Această setare se aplică doar la accesarea link-ului de bază al platformei. Dacă accesați un link direct către o anumită factură sau ofertă (ex: un link salvat în bookmark-uri), veți fi direcționat către acea pagină specifică, ignorând setarea paginii de start.