Limită de sold pentru clienți

editează

Pentru a asigura un control financiar riguros și a minimiza riscurile asociate creditului comercial, platforma iFlows introduce o funcționalitate avansată de management al limitelor de sold pentru clienți. Acest sistem permite blocarea automată a pocesării comenzilor clienților care depășesc anumite praguri financiare prestabilite, prevenind astfel acumularea de datorii necontrolate.

Sistemul de Limită de Sold vă permite să definiți reguli clare care, odată încălcate, vor bloca posibilitatea de a procesa comenzi noi pentru clientul respectiv. Blocarea se poate baza pe trei criterii esențiale:

1. Limită Sold Restant: Reprezintă valoarea maximă a facturilor scadente, neachitate, pe care un client o poate avea la un moment dat.
2. Limită Sold Total: Reprezintă valoarea totală a facturilor fiscale emise, neachitate, indiferent dacă sunt scadente sau nu.
3. Limită Vechime Sold Restant (zile): Numărul maxim de zile de întârziere acceptat pentru facturile scadente.

Odată ce un client depășește oricare dintre aceste limite setate, statusul său va deveni "Blocat", iar comenzile sale nu vor mai putea fi procesate în fluxul de lucru până la remedierea situației.

Configurarea Limitelor de Sold

Funcționalitatea poate fi activată în două moduri, oferind atât control global, cât și personalizat.

Activarea Globală (Implicită)

Această opțiune este ideală pentru a aplica o politică de credit standard pentru toți clienții care nu au setări personalizate.

1. Navigați la Setări -> Clienți.
2. În secțiunea "Limită de sold", activați opțiunea "Activare limită de sold implicită".

Efect:

• Toți clienții noi, precum și cei existenți care nu au o limită personalizată, vor avea implicit o limită de sold de 0 RON. Acest lucru înseamnă că o comandă nu va putea fi procesată în fluxul de lucru dacă i se generează o factură care nu este deja încasată. Practic, clientul va trebui să efectueze plata în avans pentru a permite operarea fluxului de producție/livrare.

Important: Activarea sau dezactivarea acestei opțiuni globale nu va avea efect asupra clienților care au deja setată o limită personalizată pe profilul lor. Setările individuale au întotdeauna prioritate față de setarea implicită.

2. Activarea Individuală pe Client

Pentru a seta limite specifice pentru un anumit client:

• Navigați la Clienți, selectați clientul dorit și accesați tab-ul "Limită de Sold".
• Activați opțiunea "Activează blocarea automată".
• Completați valorile dorite pentru unul sau mai multe dintre cele trei tipuri de limite (Sold Restant, Sold Total, Vechime Sold Restant).
• Apăsați butonul "Salvează".

În secțiunea "Istoricul Limitelor" puteți vizualiza un jurnal complet al tuturor evenimentelor: activarea limitelor, blocările automate (cu detalierea limitei depășite) și deblocările.

Gestionarea unui Client Blocat

Atunci când un client este blocat, platforma vă va notifica în mai multe locuri:

1. La încercarea de a salva o comandă nouă pentru clientul respectiv.
2. În lista de comenzi și în fluxul de lucru, printr-un indicator vizual lângă comanda blocată.

Pentru a procesa o comandă pentru un client blocat, aveți două opțiuni:

1. Remedierea Situației Financiare

Clientul este deblocat automat odată ce situația sa financiară revine în parametrii stabiliți (de exemplu, prin încasarea facturilor restante care au dus la blocare).

2. Deblocarea Temporară (Manuală)

În situații excepționale, un utilizator autorizat poate debloca temporar un client pentru a permite procesarea unei comenzi urgente.

1. Accesați profilul clientului, tab-ul "Limită de Sold".
2. În caseta "Status Blocare Client", comutați butonul de la "Blocat" la "Deblocat".
3. Se va deschide o fereastră unde trebuie să selectați tipul deblocării: "Deblocare temporară (o comandă)".
4. Introduceți un motiv pentru deblocare (acesta va fi salvat în istoric).
5. Apăsați "Deblochează".

Clientul va fi deblocat pentru a permite procesarea unei singure comenzi din flux. După finalizarea acțiunii, dacă soldul său depășește în continuare limitele, clientul va fi blocat din nou automat.

Note:

1. Blocarea afectează și generarea facturilor sau doar salvarea comenzilor?
   Blocarea afectează doar fluxul de comandă. Facturarea este permisă.
2. Dacă am activată o limită globală și o limită individuală, care are prioritate?
   Limita individuală are întotdeauna prioritate față de cea globală.
3. Pot defini doar una dintre limite (de exemplu, doar sold restant)?
   Da. Sistemul permite activarea oricărei combinații dintre cele trei criterii. Blocarea se produce la depășirea oricăruia dintre pragurile definite.
4. Se salvează istoricul deblocărilor?
   Da. Toate acțiunile (blocare, deblocare, motiv, utilizator, dată) sunt înregistrate în „Istoric Limite”.
5. Ce înseamnă exact „Sold restant” și cum se calculează?
   Reprezintă suma totală a facturilor scadente și neîncasate la data curentă.
6. „Sold total” include și facturile neajunse la scadență?
    Da, soldul total include toate facturile fiscale emise și neîncasate, indiferent de termenul de plată.
7. Ce se întâmplă dacă o factură este parțial încasată?
   Sistemul scade din sold doar valoarea încasată. Restul neplătit continuă să fie luat în calcul la verificarea limitelor.
8. Vechimea soldului restant cum se calculează?
   Se raportează la cea mai veche factură scadentă neachitată. Dacă aceasta depășește numărul maxim de zile setat, clientul intră în blocare.
9. Se actualizează automat soldul pe baza plăților înregistrate în sistem?
   Da, soldul se recalculează în timp real la fiecare încasare sau emitere de factură.
10. Ce se întâmplă dacă un client depășește limita de sold, dar comanda a fost deja introdusă în sistem și operată până într-un anumit punct?
    Dacă depășirea are loc în timp ce o comandă este deja în flux, aceasta nu va mai putea fi operată mai departe din acel punct.
    Etapele aflate în lucru pot fi puse pe pauză sau finalizate (pentru a nu bloca timpii de lucru deja înregistrați), însă nu pot fi reluate ulterior și nu se pot prelua etape noi pentru acea comandă.
    Blocarea intră în vigoare imediat și împiedică orice progres operațional ulterior în fluxul respectiv.
11. Ce se întâmplă dacă dezactivez ulterior opțiunea globală?
    Dezactivarea opțiunii globale de limită de sold are efect imediat asupra tuturor clienților care erau afectați de setarea implicită (limită 0 + blocare).
    Acești clienți vor fi automat deblocați, iar sistemul va considera că nu mai există o limită activă pentru ei.
    Excepție fac clienții care au primit între timp limite personalizate individual — pentru aceștia, setările specifice rămân active și neafectate de modificarea globală.
12. Ce permisiuni sunt necesare pentru a debloca un client?
    Pentru a debloca un client (temporar sau definitiv), utilizatorul trebuie să dețină dreptul „Limite Client – Vede și Editează”.
    Acest drept permite accesul la tab-ul „Limită de Sold” din profilul clientului, modificarea valorilor limitelor, precum și executarea acțiunilor deblocare / blocare manuală.
    Utilizatorii fără acest drept pot vizualiza doar statusul de blocare, dar nu pot interveni asupra lui.