Dacă folosim un produs general în ofertare, cum îl putem transforma într-un produs personalizat, cu denumirea și specificațiile cerute de client?

editează

Deși metoda de a folosi un produs simplu, generic, este rapidă, ea vine cu dezavantajul major de a nu reflecta costurile și stocurile reale la momentul ofertării.

Nu este modul de lucru recomandat din două motive:

1. Nu veți putea vedea costurile reale ale produsului finit la momentul ofertării. Produsul generic poate avea un cost standard, care diferă de costul real al "Cutiei Personalizate 30x20x10", afectând astfel acuratețea marjei de profit calculată pe ofertă.
2. Nu veți avea vizibilitate asupra stocurilor reale. Deoarece produsul generic este configurat cu stoc nelimitat, nu puteți verifica în timp real disponibilitatea componentelor sau a produsului finit. Acest lucru poate duce la situații în care acceptați o comandă pe care nu o puteți onora în termenul promis din lipsă de stoc.

Soluția recomandată este crearea unui Superprodus (produs compus). Această abordare vă permite să definiți un produs "container" generic, în interiorul căruia adăugați produsele componente reale (materii prime etc.).

Avantajele utilizării Superproduselor:

1. Calcul Automat al Costurilor: La adăugarea Superprodusului pe ofertă, sistemul va însuma automat costurile tuturor componentelor sale, oferindu-vă o viziune clară și instantanee asupra marjei de profit. (Asigurați-vă că la setările de preț ale superprodusului aveți selectată opțiunea ”Sursă Preț Vânzare Produs Asociat”.
2. Vizibilitate Asupra Stocurilor: Puteți verifica în timp real disponibilitatea materiilor prime necesare pentru fabricarea produsului finit.
3. Flexibilitate în Ofertare: Puteți în continuare să folosiți funcția "Afișează doar Descriere Produs" și ”Afișează doar SuperProdusul” pentru a prezenta clientului un nume personalizat, ascunzând complexitatea componentelor din spate.

1. Navigați în meniul din stânga la Vânzări și apoi la Oferte.
2. Apăsați pe butonul + Oferta Noua.
3. Selectați clientul dorit.
4. La linia de produs, în câmpul Alege Produs, selectați Superprodusul generic pe care l-ați configurat (ex: "Cutie Carton"). Ștergeți componenta introdusă inițial în rețetă și adăugați celelalte componente reale.
5. În câmpul de text de lângă, Descriere Produs, introduceți denumirea exactă pe care doriți să o vadă clientul (ex: "Cutie Personalizată 30x20x10").
6. Completați cantitatea și prețul de vânzare. Costul va fi preluat automat din componentele Superprodusului.

Acesta este pasul cheie pentru a masca denumirea internă a Superprodusului și lista de componente.

1. Derulați în josul paginii de ofertă până la secțiunea Opțiuni Export PDF.
2. Activați opțiunea "Afișează doar Descriere Produs". Astfel, pe documentul PDF generat, denumirea Superprodusului va fi înlocuită complet cu textul pe care l-ați introdus în câmpul "Descriere Produs".
3. Activați opțiunea ” Afiseaza doar Super Produs” , pentru a ascunde componentele SuperProdusului.

După ce clientul acceptă oferta, o puteți transforma direct într-o comandă.

1. Apăsați pe iconița Generează Document și selectați Comandă.

La generarea comenzii, sistemul va prelua Superprodusul cu toate componentele sale. Nu mai este necesară înlocuirea manuală a produsului, deoarece comanda conține deja "rețeta" corectă pentru producție, cu costurile și materiile prime aferente.

1. Sistemul va genera o nouă comandă care preia Superprodusul și componentele sale.
2. De aici, puteți trimite comanda mai departe în fluxul de producție, având deja toate informațiile corecte despre costuri și necesarul de materiale.
3. Salvați comanda pentru a finaliza procesul.

Dacă nu ați folosit produsul/superprodusul corect, acum este momentul să înlocuiți produsul generic cu cel specific, pentru a asigura o evidență corectă a stocurilor.

1. Sistemul va genera o nouă comandă care preia toate datele din oferta acceptată. Veți vedea că pe linie apare tot produsul generic.
2. Dați click pe denumirea produsului generic.
3. Căutați și selectați din lista de produse produsul real, specific, pe care îl veți produce sau livra (cel care are gestiune de stoc).
4. Produsul generic va fi înlocuit cu cel specific, păstrând în același timp și descrierea personalizată, dacă doriți.
5. Completați orice alte detalii necesare pe comandă (ex: detalii de producție, instrucțiuni) și apăsați Salveaza.

Puteți configura sistemul astfel încât opțiunea "Afișează doar Descriere Produs"  / ”Afișează doar SuperProdus” să fie mereu active.

Partea 1: Modificarea Șablonului PDF

1. Navigați la Setări > Șabloane.
2. Selectați tab-ul PDF.
3. Găsiți șablonul pe care îl folosiți pentru oferte și apăsați pe iconița de Editare. (Dacă folosiți un șablon predefinit, va trebui mai întâi să îl clonați).
4. În pagina de editare a șablonului, derulați în jos la Opțiuni Export PDF și bifați permanent opțiunea "Afișează doar Descriere Produs" / "Afișează doar SuperProdus"
5. Salvați șablonul.

Partea 2: Setarea Șablonului Modificat ca Implicit
Acum că ați modificat șablonul, trebuie să instruiți sistemul să îl folosească automat pentru toate ofertele noi.

1. Navigați la Setări > Setări Vânzări.
2. Selectați tab-ul Oferte.
3. În câmpul Șablon Implicit, selectați din listă noul șablon pe care tocmai l-ați editat sau clonat.
4. Apăsați Salveaza.

Gata! De acum înainte, de fiecare dată când veți crea o ofertă nouă, sistemul va folosi automat acest șablon, iar opțiunea "Afișează doar Descriere Produs"/ "Afișează doar SuperProdus" vor fi deja activate, asigurând o prezentare personalizată pentru client fără niciun efort suplimentar.

1.Superprodusul trebuie creat pentru fiecare tip de produs personalizat sau putem folosi unul generic și edităm doar componentele?
→ Recomandarea este să creați un Superprodus generic (ex. „Cutie Carton”), iar în ofertă să editați componentele și descrierea în funcție de specificațiile clientului. Astfel, nu încărcați catalogul. Totuși, pentru produse recurente sau standardizate, merită să salvați câte un Superprodus dedicat.

2.Putem reutiliza același Superprodus pentru mai mulți clienți, cu denumiri diferite?
→ Da. Puteți reutiliza același Superprodus și să schimbați doar denumirea vizibilă în câmpul Descriere Produs. Sistemul va calcula costul real din componente, iar clientul va vedea doar denumirea personalizată.

3. Cum se gestionează varianta în care produsul finit are opțiuni multiple (ex. diferite tipuri de carton, culori, accesorii)?
→ Recomandarea este să definiți o rețetă de Superprodus „standard” care să conțină toate componentele posibile (schelet complet). În momentul ofertării sau al comenzii, ajustați rapid rețeta prin modificarea componentelor:

• fie ștergeți linia de componentă și adăugați produsul corect,
• fie dați click pe numele componentei și o înlocuiți direct, introducând varianta dorită.

Astfel, economisiți timp, pentru că nu trebuie să creați zeci de variante de Superprodus pentru fiecare combinație. Plecați de la un schelet complet și îl ajustați punctual, în funcție de cerința clientului.

4.La transformarea ofertei în comandă, putem înlocui Superprodusul direct cu produsul specific deja definit în catalog, fără să pierdem istoricul?
→ Da. Comanda preia Superprodusul din ofertă, dar îl puteți edita și înlocui cu produsul final din catalog. Istoricul rămâne în ofertă, iar descrierea personalizată se poate păstra.

5.Putem avea șabloane diferite (unul care arată detaliile și altul care ascunde) și să alegem punctual ce trimitem clientului?
→ Da. Puteți clona șabloanele PDF și seta opțiuni diferite de afișare. La fiecare ofertă, alegeți șablonul dorit înainte de export.

6.Dacă avem mai multe departamente/vânzători, putem seta reguli diferite de afișare pentru fiecare?
→ Da, prin alocarea șabloanelor implicite diferite pe utilizatori sau pe divizii. Astfel, fiecare departament poate lucra cu propriul format standardizat.

7. Cum afectează aceste setări rapoartele financiare și de vânzări?
→ Nu le afectează. Rapoartele interne se bazează pe produsul și componentele reale din ofertă/comandă. Opțiunile de afișare influențează doar documentele externe (PDF trimis clientului).