Compania noastră deține un spațiu pe care îl închiriază. Cum pot să refacturez lunar chiria și utilitățile în iFlows?

editează

1. Refacturarea chiriei – soluția ideală: Comandă Recurentă

În acest caz, chiria are de regulă o valoare fixă și o frecvență constantă (lunar). Tocmai pentru acest tip de scenariu a fost creat modulul de comenzi recurente.

Cum funcționează:

• La o dată stabilită de dvs., sistemul generează automat o comandă de chirie.
• Această comandă se facturează automat, fără intervenție manuală.
• Factura poate fi transmisă direct clientului, pe e-mail, tot automat, la data și ora alese.

Pentru fluxul de lucru, puteți exclude toate etapele și păstra doar ultima etapă obligatorie. Astfel, la fiecare comandă veți avea de bifat o singură etapă (minim de efort).

Pași practici pentru setare (exemplu: chirie):

1. Accesați meniul Vânzări → Comenzi.
2. Selectați clientul pentru care doriți să creați recurenta.
3. Adăugați produsul „Chirie spațiu” (sau denumirea pe care o utilizați).
4. Completați câmpul Detalii (ex.: „Conform contract de închiriere nr. X”).
5. Opțional, la Titlu Comandă, puteți scrie „Chirie” pentru a fi ușor de identificat în flux.
6. În zona de Etape Incluse în Flux, eliminați toate etapele, păstrând doar ultima.

7. În partea de jos, activați opțiunea Comandă Recurentă și completați:
   • Frecvența – selectați „Lunar”.
   • Următoarea Recurentă – data la care doriți să se emită prima comandă recurentă.
   • Data Oprire Recurentă – introduceți data de final a contractului (astfel, după acea dată nu se vor mai genera comenzi).
   • Generare Factură → Tip Factură – selectați „Factură”.
   • Generare Factură → Data Fixă – stabiliți ziua din lună în care se va genera factura (ex.: data de 1 sau data de 5).
   • Trimite Factura prin E-mail – bifați dacă doriți trimiterea automată către client.

8. Salvați comanda.
9. Acum trebuie doar să operați comanda în fluxul de lucru, bifând doar ultima etapă.

2. Refacturarea utilităților – sumă variabilă

În cazul utilităților, valoarea se modifică de la o lună la alta. Din acest motiv, comanda recurentă nu este potrivită (nu are cum să știe suma corectă).

Cum procedați:

• Veți crea lunar o comandă nouă, manual.
• Pentru a reduce efortul, la fel ca la chirie, puteți elimina toate etapele din flux și păstra doar ultima.
• Odată creată comanda, veți introduce suma exactă a utilităților, apoi generați factura.

Concluzie

• Pentru chirie: automatizare completă prin comandă recurentă.
• Pentru utilități: introducere manuală, dar cu flux simplificat (o singură etapă).

Astfel, pentru chirie câștigați timp prin generare și facturare automată, iar pentru utilități vă asigurați că suma este corectă, cu efort minim.

Dacă, de exemplu, contractul se reziliază înainte de termen sau clientul pleacă mai devreme și nu mai este nevoie să se emită facturi, recurența poate fi oprită oricând.

Pași pentru oprirea recurenței:

1. Accesați meniul Vânzări → Comenzi.
2. În bara de filtre, la câmpul Recurență, selectați „Da”.
   • În acest mod, se vor afișa doar comenzile recurente.
   • Atenție: sistemul afișează doar comanda „mamă”, adică aceea din care a fost creată recurența (nu și comenzile generate ulterior).

3. În dreptul comenzii dorite, veți găsi butonul Editează Recurența (pictograma dedicată).
4. Se deschide fereastra de configurare a recurenței.
5. Din câmpul Status, setați pe „Oprit”.

6. Salvați modificările.

➡️ Din acel moment, sistemul nu va mai genera comenzi și facturi noi pentru acea recurență.