De ce se creează clienți duplicat la completarea unui formular și cum pot preveni acest lucru?

editează

Funcționalitatea de formulare din iFlows este puternic integrată cu modulul CRM (Clienți). Secțiunea "Client" din configurarea unui șablon de formular este special concepută pentru a crea sau actualiza o înregistrare de client în sistem.

Pentru a preveni duplicatele, iFlows încearcă să valideze dacă un client există deja, folosind un identificator unic:

• CIF pentru persoanele juridice sau CNP pentru persoanele fizice.

Dacă formularul dvs. conține secțiunea "Client" activă, dar nu include un câmp pentru CIF/CNP, sistemul nu are nicio metodă de a verifica unicitatea. Prin urmare, pentru a se asigura că nicio informație nu este pierdută, platforma va crea de fiecare dată un client nou, chiar dacă datele precum numele companiei, e-mailul sau telefonul corespund unui client existent.

Cum puteți preveni crearea de duplicate?

Există două metode eficiente, în funcție de scopul formularului dumneavoastră.

Această abordare este ideală pentru formularele care trebuie să fie legate de un profil de client specific.

Scop: Să permiteți sistemului să identifice clientul existent și să asocieze datele corect, fără a crea un duplicat.

Pași de urmat:

1. Navigați la Marketing -> Formulare și editați șablonul respectiv.
2. În secțiunea "Client", asigurați-vă că aveți o linie pentru identificatorul unic. Apăsați pe "Adaugă Linie".
3. În câmpul dedicat scrieți "CIF/CNP" (sau orice alt text relevant pentru client).
4. În câmpul "Camp iFlows", selectați din listă opțiunea "CIF/CNP".
5. Opțional, dar recomandat, bifați comutatorul "Obligatoriu" pentru a vă asigura că acest câmp este întotdeauna completat.

Efect: Când un client va completa formularul și va introduce CIF/CNP-ul său, iFlows va recunoaște clientul și va asocia datele cu înregistrarea existentă. Dacă CIF/CNP-ul nu există, va crea un client nou.

Aceasta este cea mai bună soluție pentru a colecta informații specifice fără a risca alterarea bazei de date de clienți.

Scop: Să colectați datele necesare fără a crea sau modifica profiluri de clienți în CRM.

Pași de urmat:

1. Navigați la Marketing -> Formulare și editați șablonul respectiv.
2. Dezactivați complet secțiunea "Client" folosind comutatorul verde de lângă titlu.
3. Derulați mai jos la secțiunea "Informații Client" (asigurați-vă că este activată).
4. Aici, adăugați toate câmpurile de care aveți nevoie pentru a identifica clientul (ex: Nume Companie, Persoană de contact, Telefon, Adresă de livrare/instalare etc.) folosind butoanele "Adaugă Linie" și "Adaugă Câmp". Aceste câmpuri vor colecta informații fără a le mapa automat la profilul principal al clientului din CRM.

Efect: Informațiile completate vor fi salvate și vizibile în detaliile formularului, dar nu vor mai crea automat clienți noi sau duplicate. Datele rămân colectate în mod organizat, strict în contextul operațional pentru care a fost creat formularul.

Pentru a menține o bază de date corectă și fără duplicate, iFlows folosește un identificator unic pentru a recunoaște fiecare client. Numele, deși pare suficient, nu este o metodă sigură.

• Pentru Persoane Fizice: Numele se repetă. Pot exista mii de clienți cu numele „Popescu Ion”. Fără un identificator unic, sistemul nu poate distinge între ei, riscând să încurce comenzile și datele. CNP-ul este unic pentru fiecare persoană și elimină complet această problemă.
• Pentru Companii: Numele unei firme poate fi scris în multiple feluri (CLIENT DEMO SRL, CLIENT DEMO S.R.L., SC CLIENT DEMO SRL). Pentru sistem, fiecare variantă ar însemna un client nou, ducând la crearea de duplicate. CIF-ul (CUI) este un cod unic care identifică firma fără greșeală, indiferent de cum este scris numele.