Cont Client – Portalul dedicat clienților tăi

editează

Funcția „Cont client” este modulul care permite fiecărui client al utilizatorului iFlows să aibă un portal online securizat, unde poate oferi:

• Transparență Totală: Clienții pot urmări în timp real stadiul comenzilor lor, fără a mai fi nevoie să te contacteze. Vor vedea exact etapele fluxului de lucru, însă exclusiv pentru comenzile proprii, cu detalii și actualizări specifice acestora.
• Canal Oficial de Reclamații: Clienții pot deschide o reclamație direct pe o comandă specifică, atașând documente sau poze, creând un istoric clar și ușor de urmărit.
• Self-Service: Clienții pot descărca singuri documente importante precum facturi, proforme sau chitanțe, oricând doresc.
• Comunicare Eficientă: Clienții pot încărca fișiere direct în portal (ex: grafică pentru o comandă, documente), centralizând astfel toată comunicarea.
• Catalog de Produse Dedicat: Poți alege să afișezi anumite produse într-un catalog vizibil doar pentru ei.
• Control Personalizat: Clienții își pot gestiona preferințele de notificare.

Această funcționalitate de Cont client este deosebit de utilă în cazul clienților recurenti, cu care colaborați constant, deoarece centralizează toate comenzile, documentele și comunicările într-un singur spațiu, facilitând schimbul rapid de informații și reducând la minimum efortul administrativ de ambele părți.

Ghid Pas cu Pas

Pasul 1: Accesarea Secțiunii de Clienți

1. Din meniul principal al platformei iFlows, localizat în partea stângă a ecranului, dă clic pe opțiunea "Clienți".

Pasul 2: Vizualizarea Detaliilor unui Client Specific

1. Caută în listă clientul pentru care dorești să creezi un cont.
2. În dreptul numelui clientului, în coloana "Acțiuni", dă clic pe pictograma în formă de ochi (👁️), care corespunde acțiunii "Detalii Client".

Pasul 3: Crearea și Gestionarea Contului de Client

1. După ce ai intrat în profilul clientului, vei vedea în partea de sus a paginii mai multe tab-uri ("Detalii", "Cont", "Documente", etc.). Dă clic pe tab-ul "Cont".
2. Pentru a crea un cont nou:
   • În câmpul "E-mail Utilizator", introdu adresa de e-mail validă a persoanei de contact de la firma client.
   • Notă: Așa cum indică și mesajul informativ, această adresă de e-mail va deveni numele de utilizator pentru autentificare. Pe această adresă vor fi trimise automat datele de acces (link de conectare și parolă).
   • După introducerea e-mailului, apasă butonul "Salvează". Sistemul va crea contul și va trimite e-mailul de activare către client.
3. Pentru un cont deja existent:
   • Pe acest ecran poți vedea informații despre contul deja creat.
   • E-mail Utilizator: Câmpul este deja completat cu adresa de e-mail a clientului.
   • Istoric de Conectare: Această secțiune îți arată un jurnal al tuturor conectărilor clientului în portalul său. Poți vedea adresa IP, ora exactă și data fiecărei sesiuni, oferind un nivel suplimentar de securitate și audit.
   • Regenerează Parola: Dacă clientul și-a uitat parola, poți da clic pe acest buton verde. Sistemul va trimite automat un nou e-mail de resetare a parolei pe adresa clientului. Vei primi o notificare de confirmare în colțul din dreapta sus: "Noua parolă a fost trimisă pe [adresa de e-mail]".
   • Șterge: Acest buton roșu elimină definitiv accesul clientului la portal.

Pasul 4: Experiența Clientului în Portalul Dedicat (Ce Vede și Ce Poate Face Clientul)

Odată ce clientul primește e-mailul și se autentifică, el va avea acces la o interfață simplificată, unde poate vizualiza și gestiona următoarele:

• Urmărirea Comenzilor: Vede o listă doar cu comenzile care îi aparțin și poate urmări statusul fiecăreia (ex: "În lucru", "Finalizat", "Livrat").

• Adăugarea unei Reclamații/Remarci: 
  • În dreptul fiecărei comenzi din listă, clientul are un buton special pentru a adăuga o reclamație.
  • Dând clic pe acest buton, se va deschide o fereastră unde poate scrie un text detaliat (o "remarcă") în care explică problema.
  • Poate atașa un fișier (de exemplu, o fotografie cu un produs defect, un document, sau orice altă dovadă relevantă).

• • După ce apasă "Salvează" sau "Adaugă remarcă", această reclamație este trimisă și asociată direct cu comanda respectivă în sistemul tău (modul vizualizare a unei comenzi)

• Descărcarea Documentelor: Poate accesa și descărca Facturi, Chitanțe și Facturi Proforme emise pentru el.
• Încărcarea Fișierelor Generale: Separat de reclamații, există o secțiune "Fișiere" unde clientul poate încărca documente generale (ex: un contract nou, date de firmă actualizate etc.).

• Gestionarea Notificărilor: Își poate oferi sau retrage consimțământul pentru a primi notificări prin SMS, e-mail sau comunicări de marketing. Astfel aceste informații se vor actualiza în profilul clientului tău, în mod automat.

Pasul 5: Vizualizarea în iFlows a Fișierelor Încărcate de Client

Atunci când un client încarcă un fișier prin portalul, tu vei putea vedea acel fișier direct în platforma ta.

1. Din meniul principal din stânga, mergi din nou la "Clienți".
2. Selectează sub-meniul "Fișiere".
3. În această listă vei vedea toate fișierele încărcate. Vei putea identifica fișierul după:
   • Descriere: Textul pe care l-a introdus clientul la încărcare.
   • Client: Numele clientului care a încărcat fișierul.
   • Data Adăugare: Data și ora exactă a încărcării.
4. În coloana "Acțiuni", poți descărca (⬇️) sau șterge (🗑️) fișierul respectiv.

Pasul 6 (Opțional): Cum se Afișează un Produs în Contul Client

Pentru ca un client să poată vedea produse în portalul său, trebuie să le activezi manual.

1. Din meniul principal, mergi la "Produse".
2. Alege un produs din listă și dă clic pe pictograma de editare (creion ✏️).
3. În pagina de editare a produsului, caută opțiunea "Afișează în Cont Client" și activează comutatorul.

4. Apasă "Salvează". De acum, acel produs va fi vizibil în catalogul din portalul tuturor clienților care au cont activ.

Pasul 7:  Editarea Șabloanelor de E-mail

Atunci când creați un cont nou pentru un client sau când acesta solicită regenerarea parolei, platforma iFlows trimite automat un e-mail cu instrucțiunile necesare. Aceste e-mailuri sunt generate folosind șabloane predefinite.

Funcția de editare a acestor șabloane vă permite să:

• Personalizați mesajul: Puteți modifica textul pentru a se potrivi cu tonul brandului dumneavoastră.
• Adăugați informații utile: Puteți include link-uri către secțiunea de ajutor de pe site-ul dumneavoastră, un număr de telefon pentru suport tehnic sau alte instrucțiuni specifice.

Ghid Pas cu Pas pentru Editarea Șabloanelor

Pasul 1: Navigarea către Secțiunea de Șabloane

1. Din meniul principal al platformei iFlows, localizat în partea stângă, dați clic pe "Setări".
2. Din sub-meniul care se deschide, selectați opțiunea "Șabloane".

Pasul 2: Selectarea Categoriei Corecte de Șabloane

1. În pagina "Setări Șabloane", veți vedea mai multe tab-uri: E-mail, SMS și PDF. Asigurați-vă că sunteți pe tab-ul "E-mail".
2. Sub aceste tab-uri, există două opțiuni: "Proprii" și "Predefinite". Dați clic pe "Predefinite" pentru a accesa șabloanele implicite ale sistemului.

Pasul 3: Găsirea Șabloanelor Specifice pentru Contul de Client

Pentru a găsi rapid șabloanele care ne interesează, putem folosi funcția de căutare.

1. În câmpul de căutare de sub butoanele "Proprii" / "Predefinite", tastați un cuvânt cheie relevant, de exemplu: "parola client".
2. Apăsați butonul "Caută".
3. Sistemul va filtra lista și va afișa cele două șabloane pe care le puteți modifica:
   • Notificare parola noua client: Acesta este e-mailul trimis atunci când creați pentru prima dată un cont pentru un client.
   • Notificare regenerare parola client: Acesta este e-mailul trimis atunci când un client (sau dumneavoastră, în numele lui) solicită resetarea parolei.

Pasul 4: Editarea Șablonului

1. În dreptul șablonului pe care doriți să îl modificați, în coloana "Acțiuni", dați clic pe pictograma în formă de creion (✏️) pentru a intra în modul de editare.
2. Se va deschide editorul de șablon, unde puteți modifica:
   • Subiectul E-mailului: Acesta este titlul pe care clientul îl va vedea în inbox. (ex: "Datele tale de acces la Portalul Client [Numele Companiei Tale]").
   • Corpul E-mailului (Conținut): Aici puteți modifica textul principal al mesajului. Puteți adăuga un salut personalizat, instrucțiuni suplimentare sau detalii de contact.
   • ATENȚIE la Variabilele Dinamice: În interiorul textului, veți observa etichete între acolade duble, precum {{company_name}} sau {{company_email}}. Acestea sunt variabile dinamice (placeholdere) pe care sistemul le înlocuiește automat cu informația corectă (numele companiei, e-mailul clientului, link-ul de resetare etc.). Este crucial să NU ștergeți sau să modificați aceste variabile, în special cele care conțin link-uri de acces sau parole, deoarece acest lucru va face e-mailul nefuncțional. Le puteți muta în interiorul textului, dar nu le alterați conținutul.

Pasul 5: Salvarea Modificărilor

1. După ce ați terminat de personalizat textul, derulați până la finalul paginii și dați clic pe butonul "Salvează".
2. Modificările dumneavoastră sunt acum active. De fiecare dată când se va crea un cont nou sau se va reseta o parolă, sistemul va folosi versiunea personalizată de dumneavoastră a șablonului de e-mail.