Semnarea Electronică a Documentelor Tipizate

editează

Tutorial video aici

Această funcționalitate vă permite să solicitați și să obțineți semnătura electronică a clienților direct pe documentele generate din iFlows. Acest proces este securizat, rapid și vă oferă o dovadă a acordului, eliminând necesitatea imprimării și scanării documentelor. 

Pentru ca funcționalitatea de semnare să fie disponibilă, trebuie să vă asigurați că șabloanele dumneavoastră (atât cel de document, cât și cel de e-mail) sunt pregătite corespunzător.

Pasul 1.1: Adăugarea Câmpului de Semnătură în Șablonul de Document

Mai întâi, trebuie să definiți locul exact unde va apărea semnătura clientului în documentul final.

1. Navigați la Documente -> Tipizate și accesați tab-ul Șabloane Tipizate.
2. Creați sau editați șablonul dorit.
3. În editorul de document, derulați până la secțiunea de semnături.
4. În panoul din stânga, la Câmpuri Variabile, veți găsi un nou câmp special: Semnatura Client.
5. Poziționați cursorul în document în locul dorit și apoi dați click pe variabila Semnatura Client.

6. În document va apărea o casetă specială. Puteți redimensiona și muta această casetă pentru a se potrivi perfect cu design-ul documentului dumneavoastră. Dimensiunea și poziția acestei casete vor determina exact unde și cât de mare va fi imaginea semnăturii clientului în documentul final.

7. După ce ați poziționat corect caseta, apăsați butonul Salveaza.

Pasul 1.2: Adăugarea Butonului de Semnare în Șablonul de E-mail

Pentru ca semnarea să fie posibilă, e-mailul primit de client trebuie să conțină un buton special care îl direcționează către pagina de semnare.

1. Navigați la Setari -> Sabloane -> E-mail ->  Predefinite
2. Găsiți și editați șablonul cu secțiunea Document Tipizat. Acesta este e-mailul standard trimis de sistem atunci când expediați un document tipizat.
3. În editorul de e-mail, asigurați-vă că aveți variabila de semnătură. De obicei, aceasta este deja prezentă sub forma unui buton mare, albastru, cu textul "Vizualizează și semnează documentul".

4. Dacă nu există, o puteți adăuga manual din lista de Câmpuri Variabile din stânga. Acest buton este inteligent: va apărea în e-mail doar atunci când solicitați semnătura.
5. Salvați șablonul de e-mail.

Acum că șabloanele sunt configurate, procesul de trimitere este foarte simplu.

Pasul 2.1: Generarea Documentului Tipizat

1. Mergeți la secțiunea relevantă asociată tipizatului respectiv (ex: Vanzari -> Comenzi).
2. Identificați comanda pentru care doriți să generați documentul și apăsați pe iconița Generează Document Tipizat (simbolul roșu).
3. Selectați șablonul de document pe care l-ați pregătit la Pasul 1.1.

4. Sistemul va deschide documentul pre-completat cu datele din comandă. Verificați informațiile și completați manual câmpurile personalizate necesare (ex: număr de înregistrare, dată, etc.).
5. Apăsați Salveaza. Veți fi redirecționat către pagina comenzii, în tab-ul Documente Tipizate, unde veți vedea documentul nou creat.

Pasul 2.2: Trimiterea E-mailului cu Solicitare de Semnătură

1. În dreptul documentului proaspăt generat, apăsați pe iconița Trimite E-mail (plicul).
2. Se va deschide fereastra de compunere a e-mailului. Aici veți observa o nouă opțiune: Solicita Semnatura.
3. Activați comutatorul pentru "Solicita Semnatura".
4. Odată activat, va apărea un câmp nou: Valabilitate (zile). Introduceți numărul de zile pentru care link-ul de semnare va fi activ (ex: 5 zile).

5. Apăsați butonul Trimite.

Clientul dumneavoastră va parcurge un proces securizat și intuitiv.

1. Clientul primește un e-mail care conține butonul "Vizualizează și semnează documentul".

2. Dând click pe buton, este redirecționat către o pagină securizată de semnare.
3. Pe această pagină:
   • În partea dreaptă, va vedea documentul PDF integral.
   • În partea stângă, va avea un formular de completat:
     • Nume complet: Numele persoanei care semnează.
     • Cod Privat: Pentru securitate, clientul trebuie să apese pe butonul "Trimite Cod Privat prin SMS". Va primi un cod unic pe numărul de telefon asociat contului său.
     • Semnătură: Are două opțiuni:
       • Să deseneze semnătura direct în casetă cu ajutorul mouse-ului sau pe un ecran tactil.
       • Să încarce o imagine (PNG/JPG) cu semnătura sa.

4. După completarea tuturor câmpurilor, clientul bifează "Confirm că am citit și sunt de acord cu informațiile din document".
5. Apasă butonul Salveaza.

După ce clientul a semnat, veți avea vizibilitate completă și dovada acțiunii în iFlows.

1. Navigați la Documente -> Tipizate și accesați tab-ul Generate.
2. În dreptul documentului trimis, veți observa că în coloana "Semnat" a apărut o bifă verde, confirmând că documentul a fost semnat.
3. Apăsați pe săgeata de extindere a rândului pentru a vedea detaliile semnăturii: Data și ora semnării, Numele semnatarului și E-mail-ul acestuia.

4. În coloana "Actiuni", va apărea o nouă iconiță: Certificat Semnare. Apăsând pe aceasta, veți descărca un document PDF separat care atestă toate detaliile procesului de semnare (ID-ul documentului, informații despre semnatar, data și ora, imaginea semnăturii), servind drept dovadă legală.