Am văzut în rapoartele de angajați că unii ajung în situația imposibilă în care apar 24 de ore lucrate pe zi. De ce se întâmplă acest lucru?

editează

Această situație apare aproape întotdeauna când un angajat pornește pontajul pe o etapă din flux / sarcină, dar uită să-l oprească la finalul zilei sau la finalizarea activității.

Sistemul iFlows este proiectat să contorizeze timpul în mod continuu din momentul în care o sarcină este preluată și până când primește comanda de oprire (finalizare sau pauză). Dacă această comandă nu este dată, cronometrul va rula neîntrerupt, ducând la acumularea a 24 de ore pe zi și denaturând rapoartele de productivitate.

Vestea bună este că iFlows vă permite să identificați exact unde s-a produs eroarea și să o corectați manual.

Ghid Pas cu Pas: Identificare și Rezolvare în iFlows

Pasul 1: Accesați Raportul de Angajați

• Din meniul din stânga, navigați la Rapoarte → Angajați.

Pasul 2: Filtrați și Analizați Datele

• Selectați perioada de timp relevantă (de exemplu, luna în curs).
• Apăsați Caută și derulați în jos la tabelul detaliat.
• Căutați angajați cu valori anormale la coloana Ore Lucrate. O valoare de 23:59:59  este un semnal clar al unui pontaj neoprit.

Pasul 3: Identificați Comanda Problematică

• După ce ați găsit angajatul cu probleme, rămâneți în aceeași pagină (Raport Angajați).
• Adăugați un filtru suplimentar, selectând numele angajatului respectiv din lista Angajat.
• Schimbați Tip Raport din Lunar (care este implicit) în Zilnic.
• Apăsați din nou pe Caută.

Pasul 4: Găsiți Sarcina în Graficul de Activitate

• Derulați în jos până la graficul numit Activitate. Veți observa bare lungi, albastre, care acoperă întreaga zi pentru datele cu pontaj eronat.
• Treceți cursorul mouse-ului peste una dintre aceste bare lungi. Va apărea o casetă informativă care vă indică exact comanda la care a rămas pontajul activ (de exemplu: Activitate: Comanda #1234).

Acum ați identificat cu precizie angajatul, comanda și sarcina care cauzează problema.

Pasul 1: Opriți Pontajul Activ

• Important: Înainte de a putea edita timpul, sarcina trebuie să fie închisă. Angajatul responsabil trebuie să intre în Flux de Lucru și să apese butonul corespunzător etapei pentru a o finaliza/ sau a pune în pauză. Doar după ce activitatea este oficial încheiată, iFlows va afișa opțiunea de editare a timpului.

Pasul 2: Navigați la Comenzi

• Din meniul din stânga, mergeți la Vânzări → Comenzi.

Pasul 3: Căutați și Vizualizați Comanda

• Folosiți câmpul de căutare pentru a găsi comanda după numărul identificat anterior (ex: 1234).
• În lista de rezultate, dați click pe pictograma în formă de ochi (Detalii Comanda) pentru a o deschide.

Pasul 4: Găsiți și Editați Pontajul

• În pagina de detalii a comenzii, derulați și extindeți secțiunile de produse pentru a vedea istoricul pontajelor.
• Găsiți linia corespunzătoare pontajului eronat. Acum, că sarcina este finalizată, în dreptul timpului va apărea o pictogramă creion (Editare Timp de Lucru).
• Dați click pe acest creion.

Gata! Pontajul a fost corectat. Rapoartele din iFlows se vor actualiza acum cu informația corectă, reflectând productivitatea reală.

Prevenția - Cum Verificăm Rapid Pontajele Active

Pentru a evita acumularea de ore eronate, managerii sau responsabilii pot efectua o verificare rapidă la finalul fiecărei zile de lucru. Acest proces durează mai puțin de un minut și asigură că toate pontajele au fost oprite corect.

Pasul 1: Accesați Fluxul de Lucru

• Din meniul din stânga, navigați la Flux de Lucru.

Pasul 2: Filtrați pentru Sarcini "În Lucru"

• În partea de sus a tabelului, veți vedea mai multe opțiuni de filtrare. Găsiți filtrul Acțiune.
• Dați click pe Acțiune și selectați din listă opțiunea În Lucru.
• Apăsați butonul Caută.

Pasul 3: Analizați Rezultatele

• Sistemul iFlows va afișa acum doar comenzile care au cel puțin o etapă activă (adică, un angajat este încă pontat pe acea etapă).
• Pentru a vedea exact cine lucrează și la ce, puteți face două lucruri:
  1. Identificare rapidă: Uitați-vă la butoanele etapelor. Cele care au un simbol de omuleț portocaliu indică o sarcină activă.
  2. Identificare detaliată: Extindeți comanda (dând click pe săgeata din stânga numărului comenzii) pentru a vedea exact care produs/sarcină este activă și ce angajat este pontat. Când veți trece cu mouse-ul peste etapa activă, va apărea numele celui care o operează.

Pasul 4: Acționați

• Dacă la finalul zilei găsiți etape încă "În Lucru", înseamnă că angajații respectivi au uitat să-și oprească pontajul.
• Puteți să îi contactați direct și să îi rugați să finalizeze sau să pună în pauză etapa pentru a opri cronometrul. Acest lucru asigură că rapoartele de a doua zi vor fi corecte, fără a mai fi nevoie de corecții manuale.