Adăugare / Import Furnizori

editează

1. Pentru a începe, navigați în meniul principal la Financiar -> Furnizori.
2. Odată ajunși aici, veți observa două tab-uri în partea de sus: Comenzi și Furnizori. Este foarte important să faceți distincția între ele:
   • Tab-ul Comenzi: Aici veți găsi istoricul comenzilor de achiziție pe care le-ați plasat către furnizorii dumneavoastră. Este o listă de documente, nu de parteneri.
   • Tab-ul Furnizori: Acesta este locul unde gestionați baza de date cu partenerii. Toate operațiunile de adăugare, modificare sau import se fac aici.

Asigurați-vă că ați selectat tab-ul Furnizori pentru a continua.

În acest ecran, aveți două metode principale pentru a vă popula lista de parteneri:

1. Adăugarea Manuală - Ideală pentru a adăuga furnizori noi, unul câte unul.
2. Importul din Fișier - Perfectă pentru a încărca în masă întreaga bază de date.

Această metodă este ideală pentru a adăuga un singur furnizor cu toate detaliile complete.

Apăsați butonul + Furnizor Nou. Se va deschide un formular detaliat, structurat pe secțiuni.

Secțiunea Contact

• Import Automat (Recomandat): Pentru a economisi timp și a evita erorile, folosiți funcția de import direct de la ANAF.
  1. Introduceți Codul Fiscal (CUI) al firmei în câmpul CIF.
  2. Apăsați butonul verde Importă.
  3. iFlows va completa automat: Numele companiei, Adresa, Județul, Localitatea, Nr. de Înregistrare la Registrul Comerțului și va verifica dacă firma este plătitoare de TVA.
• Date de Contact Manuale:
  • Email, Telefon Fix, Telefon Mobil: Completați datele de contact principale.
  • Etichete: Folosiți etichete pentru a segmenta furnizorii. Puteți crea etichete relevante pentru afacerea dumneavoastră, precum Import, Local, Materiale rigide, Consumabile. Acestea vă vor ajuta să filtrați și să găsiți rapid furnizorii în lista principală.
• Persoane de Contact Multiple (+ Contact Nou):
  • Un furnizor poate avea mai multe puncte de contact (vânzări, contabilitate, tehnic). Apăsați + Contact Nou pentru a adăuga fiecare persoană, specificând numele, funcția, telefonul și emailul acesteia.

Secțiunea Facturare

Aici introduceți detaliile financiare și comerciale agreate cu partenerul.

• Banca și Cont Bancar: Completați IBAN-ul furnizorului.
• Valuta: Selectați moneda în care efectuați de obicei plățile către acest furnizor (ex: RON, EUR).
• Cota TVA: Alegeți cota de TVA aplicabilă.
• Termen de Plată (zile): Introduceți numărul de zile standard pentru scadența facturilor de la acest furnizor (ex: 30, 60).
• Metodă de Plată: Selectați metoda de plată agreată (ex: Ordin de Plată, Bilet la Ordin, Ramburs, etc).
• Cont Contabil: Dacă folosiți planul de conturi, asociați furnizorul cu contul corespunzător (ex: 401). Denumire Cont se va completa automat.

Secțiunea Livrare

Configurați aspectele logistice standard pentru acest furnizor.

• Plata Transport: Stabiliți cine achită transportul: Furnizor sau Client (firma dvs.).
• Cost Transport: Puteți seta un cost de transport implicit, dacă acesta este fix.
• Valoare Comandă Minimă: Introduceți o valoare dacă furnizorul impune o comandă minimă pentru livrare.
• Ora Limită Comandă: Setați o oră limită pentru plasarea comenzilor în vederea procesării în aceeași zi (ex: 15:00).
• Termen de Livrare (zile): Specificați termenul de livrare standard.

Secțiunea Detalii

Aici puteți adăuga informații suplimentare.

• Utilizator și Parolă: Dacă furnizorul vă oferă acces la un portal B2B online, puteți stoca aici datele de autentificare pentru a le avea la îndemână oricând.
• Note: Un spațiu liber pentru orice alt detaliu relevant (ex: "Livrare doar în zilele de Luni și Miercuri").

Apăsați Salvează pentru a adăuga furnizorul în baza de date.

Aceasta este cea mai rapidă metodă pentru a adăuga un număr mare de furnizori.

1. Din tab-ul Furnizori, apăsați pe Importă din Fișier.
2. Descărcați Fișierul Exemplu: Este important să folosiți șablonul iFlows. Click pe Descarcă Exemplu Fișier pentru a obține un fișier Excel cu structura corectă a coloanelor.
3. Completați Fișierul:
   • Deschideți fișierul și, ghidându-vă după rândul exemplu, adăugați toți furnizorii.
   • Singurul câmp obligatoriu este Nume Furnizor, însă vă recomandăm să completați cât mai multe date.
4. Încărcați și Validați:
   • Trageți fișierul completat înapoi în iFlows și apăsați Continuă.
   • Sistemul va afișa o previzualizare și va marca cu roșu orice eroare de formatare (ex: un județ scris greșit).
5. Finalizați Importul:
   • Dacă există erori, le puteți ignora bifând Ignoră Erori (câmpurile greșite vor rămâne goale) sau puteți corecta fișierul și să-l reîncărcați.
   • Apăsați Importă. Furnizorii vor fi adăugați instantaneu în baza de date.