Tutorial încasări și plăți

editează

Pași de urmat:

1. Navigați la secțiunea de facturi: Accesați meniul din stânga, la Vânzări -> Facturi. Aici veți vedea o listă cu toate facturile emise. Coloanele "Valoare" și "Sold" vă oferă o imagine clară asupra sumelor totale și a celor rămase de încasat.
2. Selectați factura: Identificați factura pentru care doriți să înregistrați încasarea. Facturile neachitate sau parțial achitate vor avea un sold diferit de zero.
3. Înregistrați încasarea: În dreptul facturii respective, în coloana "Acțiuni", dați click pe butonul verde cu simbolul dolarului (Înregistrează Încasare).
4. Completați detaliile încasării:
   • Data Încasare: Se completează automat cu data curentă.
   • Valoare: iFlows va precompleta automat acest câmp cu valoarea totală restantă a facturii. Dacă este o încasare parțială, puteți edita suma manual.
   • Modalitate Încasare: Alegeți metoda de plată din meniul derulant (ex: Ordin de Plată, Transfer Bancar, Ramburs, Bon Fiscal - POS, Chitanță etc.).
   • Cont Încasare: Dacă ați ales o metodă de plată bancară, selectați contul în care au intrat banii.
   • Detalii: Un câmp precompletat cu informații despre factură, care poate fi editat dacă doriți să adăugați alte detalii.
5. Salvați: Apăsați butonul Încasează.

După salvare, soldul facturii se va actualiza automat. Dacă dați click din nou pe butonul de încasare, veți putea vizualiza Istoricul Încasărilor pentru factura respectivă.

Procesul de înregistrare a plăților către furnizori este similar cu cel al încasărilor.

Pași de urmat:

1. Navigați la secțiunea de achiziții: Accesați Financiar -> Achiziții.
2. Selectați factura de la furnizor: Găsiți documentul de achiziție pe care doriți să îl plătiți.
3. Înregistrați plata: În coloana "Acțiuni", dați click pe butonul verde Înregistrează Plata.
4. Completați detaliile: La fel ca la încasări, completați data, suma (care poate fi parțială), modalitatea și contul din care se efectuează plata.
5. Salvați: Apăsați butonul Plătește.

Toate operațiunile financiare, fie că sunt înregistrate din facturi, achiziții sau manual direct din această secțiune, sunt centralizate în secțiunea de tranzacții.

• Accesați Financiar -> Tranzacții.
• Aici veți găsi două registre principale:
  • Registru de Casă: Centralizează toate tranzacțiile efectuate în numerar (ex: chitanțe, bon fiscal).
  • Registru de Bancă: Centralizează toate tranzacțiile efectuate prin transfer bancar (ex: ordin de plată, transfer bancar, încasare prin POS).
• Puteți filtra tranzacțiile după contul bancar pentru o imagine clară a mișcărilor dintr-un anumit cont.
• O a treia secțiune, Fără Plată, este utilă pentru operațiuni de stornare unde nu are loc un transfer efectiv de bani.

Puteți înregistra o încasare fără a o asocia unei facturi:

Pași de urmat:

1. Mergeți la Financiar -> Tranzacții.
2. Click pe butonul + Tranzacție Nouă.
3. Alegeți tipul tranzacției: Încasare.
4. Completați data, clientul, valoarea, metoda de plată și adăugați detalii relevante (ex: "Plată Avans Comandă X").
5. Salvați tranzacția.

Această sumă va apărea în secțiunea Vânzări -> Facturi, sub numele clientului respectiv, ca Nealocat. Ulterior, când veți emite factura finală, veți putea aloca această sumă pentru a stinge parțial sau total factura.

Alocarea soldului excedentar la o factură:

• Generați factura finală: Creați o nouă factură pentru clientul care are un sold nealocat.
• Inițiați încasarea: Mergeți la factura nou creată și dați click pe butonul Înregistrează Încasare.
• Utilizați soldul excedentar: iFlows va afișa automat o atenționare: "ATENȚIE! Clientul are un sold excedentar de X RON."
• Activați comutatorul Folosește Sold Excedentar.
• Sistemul va folosi automat acest sold pentru a stinge parțial sau total noua factură.
• Apăsați pe Încasează pentru a finaliza operațiunea. Soldul facturii și soldul nealocat se vor actualiza corespunzător.

Pentru a sprijini un management proactiv al creanțelor, iFlows vă notifică vizual atunci când un client are datorii. În momentul creării unei Comenzi Noi, după ce selectați un client din lista derulantă, dacă acesta are un sold restant, valoarea datorată va fi afișată imediat sub numele său. Această funcționalitate vă permite să luați decizii informate înainte de a prelua o nouă comandă de la un client rău-platnic.

Pentru a menține coerența datelor, o tranzacție (încasare sau plată) care este deja legată de o factură nu poate fi ștearsă direct din registrul de tranzacții. Mai întâi trebuie eliminată asocierea cu documentul.

Pași de urmat pentru ștergerea unei încasări asociate:

1. Localizați factura: Mergeți în Vânzări -> Facturi și găsiți factura de pe care doriți să ștergeți încasarea.
2. Accesați istoricul: Dați click pe butonul verde Înregistrează Încasare, ca și cum ați vrea să adăugați o nouă plată.
3. Găsiți încasarea greșită: În fereastra care se deschide, veți vedea secțiunea Istoric Încasări. Aici sunt listate toate încasările efectuate pentru acea factură.
4. Ștergeți asocierea: În dreptul încasării pe care doriți să o eliminați, apăsați pe butonul roșu de ștergere (coș de gunoi).
5. Confirmați: iFlows vă va cere confirmarea. După ștergerea asocierii:
   • Soldul facturii va fi recalculat (va crește cu suma încasării șterse).
   • Tranzacția în sine nu dispare, ci devine un sold nealocat pentru acel client, pe care îl puteți realoca ulterior altei facturi sau șterge definitiv din Financiar -> Tranzacții.

Aceeași logică se aplică și pentru plățile către furnizori din secțiunea Financiar -> Achiziții.