Adăugarea Clienților

editează

Reamintim pe scurt două căi:

1. Adăugare Manuală (+ Client Nou): Vom detalia aceasta în profunzime.
2. Import din Fișier: Pentru volume mari de date, folosind șablonul iFlows.

Apăsați butonul "+ Client Nou" pentru a deschide formularul.

A. Secțiunea: CONTACT – Informații Primare și de Comunicare

Aici stabiliți identitatea de bază a clientului și canalele principale de comunicare.

1. Import Automat:
   • Selector (Companie / ANAF):
     • De ce este important? Economisește timp și reduce erorile umane la introducerea datelor.
   • Câmp text (CIF / CNP):
     • Acesta este identificatorul unic fiscal. Corectitudinea sa asigură validitatea documentelor fiscale și succesul importului automat.
   • Butonul "Importă":
     • Ce face? Declanșează interogarea bazei de date ANAF.
     • Rezultat așteptat: Câmpurile Nume, Adresă (Țară, Județ, Localitate, Stradă, Număr), CIF/CNP, Status TVA, Număr Registrul Comerțului, Cod CAEN și Obiect de Activitate se vor completa automat dacă firma este găsită și datele sunt publice și disponibile.
2. Nume (câmp obligatoriu):
   • De ce este important? Este denumirea legală oficială, folosită pe toate documentele fiscale (facturi, proforme) și contractuale.
   • Impact în sistem: Acest nume va fi referința principală în liste, rapoarte, căutări.
3. Alias:
   • De ce este important? Facilitează identificarea rapidă și intuitivă a clientului de către echipa dumneavoastră, mai ales dacă denumirea legală este lungă, greu de reținut sau dacă clientul este cunoscut sub un nume de brand.
   • Exemplu concret: Firma "Tehnologii Avansate pentru Industria Prelucrătoare SRL" poate avea alias-ul "TechInd" sau "BrandX". Astfel, în căutări rapide, echipa poate tasta "BrandX" în loc de denumirea completă.
   • Impact în sistem: Nu apare pe documentele fiscale oficiale, dar este vizibil intern și poate fi folosit în filtre de căutare.
4. Telefon / Telefon Mobil:
   • De ce sunt importante? Canale esențiale de comunicare rapidă. "Telefon Mobil" este deosebit de important dacă activați notificările prin SMS.
   • Exemplu concret: Pentru o confirmare rapidă a unei livrări sau o problemă urgentă, numărul de mobil este vital.
5. Manager Cont:
   • De ce este important? Acest câmp este util pentru organizarea internă și responsabilitate.
     • Responsabilitate: Stabilește clar cine din echipa dvs. se ocupă de relația cu acel client.
     • Filtrare Flux de Lucru: Permite fiecărui manager de cont să filtreze lista de comenzi, task-uri sau activități pentru a vedea doar cele aferente clienților din portofoliul său. Exemplu concret: Dacă Andrei este manager de cont, el poate filtra "Fluxul de Lucru" din iFlows pentru a vedea doar comenzile clienților alocați lui, concentrându-se pe prioritățile sale fără a fi distras de comenzile altor colegi.
     • Raportare Performanță: Permite generarea de rapoarte de vânzări sau activitate pe fiecare manager de cont.
     • Comunicare Internă: În cazul unei probleme sau solicitări de la client, se știe rapid cine este persoana de contact internă.
     • Comisioane: Dacă sistemul de comisionare este legat de vânzările pe client, acest câmp este esențial.
   • Cum se completează? Selectați din lista derulantă angajatul (sau angajații) responsabil(i).
6. Email Principal:
   • Adresa oficială pentru corespondență. Dacă activați comutatorul alăturat, devine canalul principal pentru notificări automate din sistem (facturi, status comenzi etc.).
   • Comutatorul (dreapta):
     • Activat (verde): Clientul primește automat pe acest e-mail facturile, confirmările de comandă, notificările de livrare etc.
     • Dezactivat (gri): Notificările automate nu se trimit pe acest e-mail principal.
7. Butonul "+ Contact Nou":
   • De ce este important? Majoritatea firmelor au mai multe persoane cu roluri diferite. Adăugarea lor aici permite o comunicare țintită și eficientă.
   • Exemplu concret: Pentru "ALPHA CONSTRUCT SOLUTIONS SRL", puteți adăuga:
     • Contact 1: Ana Popescu, Funcția: Manager Achiziții, Email: ana.popescu@ ..., Telefon: ... (primește oferte, discută comenzi).
     • Contact 2: Ion Barbu, Funcția: Contabil, Email: ion.barbu@ ..., Telefon: ... (primește facturi, discută plăți).
     • Contact 3: Mihai Radu, Funcția: Șef Depozit, Email: mihai.radu@ ..., Telefon: ... (discută livrări, recepție marfă).
   • Comutatorul de E-mail Marketing: Pentru fiecare contact secundar, decideți dacă va fi inclus în campaniile de marketing. Exemplu: Ana Popescu (Achiziții) ar putea fi interesată de newslettere cu produse noi, pe când Ion Barbu (Contabil) probabil nu.

Corectitudinea acestor date este vitală pentru legalitatea tranzacțiilor și buna desfășurare a relației comerciale.

1. Tara, Judet, Localitate, Strada, Numar Strada, Informatii Suplimentare, Cod Postal:
   • De ce sunt importante? Constituie adresa fiscală oficială a clientului, care trebuie să apară corect pe toate facturile. Erorile aici pot duce la probleme în e-Factura. Dacă ați folosit "Import Automat", aceste câmpuri ar trebui să fie deja completate. Verificați-le cu atenție!
2. Tip Client (obligatoriu):
   • Ajută la segmentarea portofoliului și la aplicarea unor politici comerciale diferite.
   • Exemplu concret: Unui "Revânzător" i se pot oferi prețuri speciale (liste de prețuri dedicate) și termene de plată mai lungi decât unui "Client Final". O "Instituție Publică" poate avea proceduri de achiziție specifice.
3. Nivel Client (obligatoriu):
   • De ce este important? ESENȚIAL pentru strategii de prețuri dinamice, marketing personalizat și alocarea resurselor.
     • Prețuri și Discounturi: Puteți configura în iFlows liste de prețuri diferite sau reguli de discount automate în funcție de nivelul clientului. Exemplu concret: Un client "Large Business" ar putea beneficia automat de un discount de 15% la toate produsele, în timp ce un "Small Business" nu. Acest lucru se configurează în modulul "Produse" și/sau "Reduceri", dar se bazează pe nivelul setat aici. De asemenea, dacă modul de vânzare este Cost de achiziție + Adaos, sau Ultima achiziție + Adaos, adaosurile se vor raporta la nivelul clientului.
     • Marketing: Puteți crea campanii de marketing specifice pentru fiecare nivel (ex: oferte exclusive pentru clienții "Large Business").
     • Prioritizare: Puteți decide să alocați mai multe resurse sau un nivel de suport superior clienților de nivel înalt.
     • Automatizare: Dacă setați calculul automat al nivelului în "Setări > Clienti > Nivel & Status" (bazat pe valoarea medie a comenzilor într-o perioadă, ex: ultimele 6 luni), iFlows poate muta automat un client de la "Medium" la "Large" dacă atinge pragul valoric, aplicându-i instantaneu și beneficiile asociate (ex: prețuri mai bune).
   • Prima setare: La adăugarea unui client nou, de obicei se începe cu se face o estimare inițială, urmând ca sistemul (dacă e configurat) sau o revizuire manuală periodică să ajusteze nivelul. Dacă opțiunea automată nu este activată, sistemul nu va modifica nivelul clientului niciodată.
4. CIF/CNP, Platitor de TVA, Nr. Înregistrare
5. Banca, Cont Bancar
6. Termen de Plata (zile):
   • De ce este important? Stabilește data scadentă a facturilor. Un termen de plată corect setat aici va fi preluat automat pe fiecare factură emisă pentru acest client, economisind timp și asigurând consecvență.
   • Exemplu concret: Dacă setați 30 zile, o factură emisă pe 1 Iunie va avea data scadentă 1 Iulie.
   • Impact: Afectează cash-flow-ul și rapoartele de facturi neîncasate.
7. Metoda de Plata:
   • Informativ, ajută la înțelegerea preferințelor clientului și poate fi utilă pentru departamentul financiar.
8. Status Client:
   • De ce este important? Reflectă ciclul de viață al clientului în relația cu firma dvs.
     • Prospect: Nu a cumpărat încă. Important pentru echipa de vânzări.
     • Activ: A cumpărat. Sistemul iFlows va schimba automat din "Prospect" în "Activ" la prima comandă.
     • Inactiv: Nu a mai cumpărat de o perioadă. Această perioadă se setează în "Setări > Clienti > Nivel & Status". Exemplu: Dacă setați 180 de zile, un client care nu a comandat de 181 de zile va trece automat în "Inactiv".

1. Plata Transport (Furnizor/Client):
   • Clarifică cine acoperă costurile logistice.
2. Butonul "Adaugă Adresă Nouă":
   • De ce este important? Mulți clienți au sediul social într-o locație și puncte de livrare multiple (depozite, magazine). Această funcționalitate permite gestionarea centralizată a tuturor acestor adrese.
   • Câmpul "Denumire locatie" (obligatoriu):
     • Exemplu concret: Pentru un client cu mai multe farmacii, puteți avea: "Farmacia Unirii", "Farmacia Dristor", "Depozit Central".
   • Comutatorul "Implicit":
     • De ce este important? Când generați un AWB (document de transport) pentru o comandă, adresa de livrare marcată ca "Implicită" va fi preselectată, reducând riscul de a trimite marfa la o adresă greșită și accelerând procesul. Este recomandat să setați o adresă implicită dacă majoritatea livrărilor se fac către o anumită locație.

1. Fax, Site Web: Informații complementare despre client.
2. Sursa Client:
   • De ce este important?  Pentru a înțelege eficiența eforturilor de marketing și vânzări.
   • Exemplu concret: Dacă la sfârșitul lunii vedeți în rapoarte că majoritatea clienților noi au venit din "Campanie Facebook Martie" sau "Recomandare Client X", știți unde să alocați mai mult buget sau ce strategii funcționează. Dacă sursa este "Necunoscută" pentru mulți clienți, pierdeți informații valoroase.
3. Cod CAEN, Obiect de Activitate:
   • De ce sunt importante? Permit o segmentare mai fină a clienților pe industrii, utilă pentru oferte personalizate sau analize de piață. Exemplu: Puteți crea o campanie specială pentru toți clienții cu CAEN din domeniul construcțiilor.
4. Etichete: (tutorial video disponibil aici: https://www.youtube.com/watch?v=QSu0B6sXNzg)
   • De ce sunt importante? Oferă un nivel de granulariate maxim în clasificarea clienților, dincolo de Tip și Nivel.
   • Exemplu concret: "Participant Webinar X", "Horeca", ” Aceste etichete permit echipei de vânzări sau marketing să personalizeze abordarea. Puteți filtra lista de clienți după una sau mai multe etichete pentru acțiuni specifice.
5. Latitudine & Longitudine:
   • De ce sunt importante? Se populează automat după salvarea adresei și sunt folosite pentru a afișa locația clienților pe hărți interactive în modulul de Rapoarte. Acest lucru ajută la:
     • Vizualizarea distribuției teritoriale a clienților.
     • Planificarea rutelor pentru agenții de vânzări sau echipele de service.
     • Identificarea zonelor cu potențial de creștere.
6. Notificare SMS / Notificare E-mail (comutatoare):
   • De ce sunt importante? Controlează comunicările automate tranzacționale. Activarea lor asigură clientul este informat prompt despre statusul comenzilor, facturi etc. Dezactivarea lor poate fi necesară la cererea clientului.

• Cont: Esențial dacă oferiți clienților un portal B2B. Aici le creați accesul. Clientul va primi un e-mail cu link-ul de acces.
  • De ce este important portalul clientului? Reduce numărul de apeluri către firma dvs. pentru informații despre comenzi, facturi. Clientul are autonomie și acces 24/7 la informațiile sale.
• Documente: Un istoric complet al tuturor documentelor (facturi, chitanțe, proforme, contracte).
• Note: Aici puteți înregistra toate interacțiunile cu acel client. Exemplu concret: Un agent notează: "15.05.2024 - Telefon cu Dna. Popescu. Interesată de produsul Y, dar așteaptă aprobarea bugetului. Revenire pe 25.05.2024." Se poate seta un memento pentru revenire.
• Istoric Nivel Client: Dacă folosiți nivelurile automate, aici vedeți clar cum a fluctuat clientul între "Small", "Medium", "Large" și care a fost media comenzilor care a determinat schimbarea. Util pentru a înțelege comportamentul de achiziție.
• Marketing: Vedeți exact ce campanii de e-mail a primit clientul.
• Fișă Client: O balanță financiară a clientului. Vedeți rapid facturile emise, plățile efectuate, soldul curent.
• Documente Tipizate: Dacă aveți contracte standard sau alte documente repetitive, le puteți regăsi aici, personalizate automat cu datele clientului.