Adăugare Produs

editează

Ghid Complet și Detaliat pentru Adăugarea Produselor în Platforma iFlows

Tutorial video: https://www.youtube.com/watch?v=O7tyz__804Y 

Introducere și Modalități de Adăugare a Produselor

O gestionare corectă și detaliată a nomenclatorului de produse este esențială pentru eficientizarea fluxurilor operaționale ale companiei dumneavoastră, de la procesul de ofertare și până la managementul stocurilor și facturare.

În cadrul platformei, accesând meniul principal din partea stângă, secțiunea Produse > Produse, veți identifica două metode principale pentru introducerea articolelor în sistem:

1. 1. + Adaugă Produs: Această opțiune permite adăugarea manuală a produselor, oferind posibilitatea de a completa în detaliu fiecare câmp de informații specific fiecărui articol. Este metoda recomandată atunci când se adaugă produse noi individual.
   2. + Importă din Fișier: Această funcționalitate este concepută pentru adăugarea rapidă și eficientă a unui volum mare de produse simultan (import în masă), utilizând un fișier în format Excel (.xls sau .xlsx).
      • Recomandare importantă: În cazul alegerii metodei de import, descărcați în prealabil fișierul exemplu pus la dispoziție de platformă, accesând linkul Descarcă Exemplu Fișier.

Acest ghid se va concentra pe explicarea detaliată a metodei manuale de adăugare a produselor, accesibilă prin butonul + Adaugă Produs.

Înțelegerea Tipologiilor de Produse în iFlows

Înainte de a parcurge câmpurile formularului, este util să cunoașteți că produsele gestionate în iFlows pot aparține mai multor tipologii, fiecare cu specificul său:

• • Materii Prime: Reprezintă componentele sau materialele de bază utilizate în procesele de producție internă.
  • Servicii: Includ prestații care nu implică un bun fizic tangibil, cum ar fi servicii de consultanță, mentenanță, design, montaj etc.
  • Produse Finite: Articolele care sunt gata pentru a fi comercializate către clienți.
  • Super Produs (Produs Compus / Rețetă): Aceasta este o categorie specială, desemnând un produs care este, de fapt, un ansamblu format din mai multe alte produse individuale (componente) și/sau servicii. Exemple relevante includ pachetele promoționale (ex: "Pachet Echipament Birou Standard" = 1 birou + 1 scaun ergonomic + 1 lampă) sau produsele fabricate intern pe baza unei rețete specifice (ex: " Birou Model OFFICE 120x60x75 cm " =         PAL melaminat 18 mm (alb) 1.6 mp + Cant ABS 0.4 mm (alb) 3,6 m + Șurub autofiletant 3.5x40 mm 12 buc + Minifix sistem asamblare ø15 mm 4 seturi + Picior metalic Ø50 mm, H=710 mm 4 buc + Capace decor pentru șuruburi ø15 mm 4 buc...)
• • Procesul de introducere a datelor este, în linii mari, similar pentru toate aceste tipologii, însă anumite câmpuri (precum cele referitoare la gestiunea stocurilor sau la definirea rețetelor pentru Super Produse) vor fi relevante și active doar pentru anumite tipuri de articole.

1. 1. Nume (* indică un câmp obligatoriu):
      • Explicație Principală: Acesta reprezintă denumirea oficială și principală a produsului, sub care va fi recunoscut în sistem și, în majoritatea cazurilor, în documentele contabile și oficiale.
      • Detalii și Recomandări Aprofundate:
        • În cazul produselor achiziționate de la furnizori, este  recomandat să utilizați în acest câmp denumirea exactă așa cum este ea menționată pe factura de achiziție emisă de furnizor. Această practică asigură o corelare perfectă și automată a datelor la momentul recepției mărfii (generarea Notei de Intrare și Recepție - NIR) și la momentul lansării comenzii către furnizor.
        • Pentru produsele fabricate intern sau pentru servicii, este indicat să stabiliți și să utilizați o convenție de denumire clară, standardizată și consistentă la nivelul companiei, pentru a facilita identificarea și gestiunea.
        • Această denumire va fi considerată cea implicită în cadrul listelor interne de produse, în rapoartele generate de sistem și în diverse alte module, cu excepția cazului în care se specifică o denumire alternativă prin intermediul câmpului "Alias".
      • Exemple de Utilizare: "Rolă Backlit Coated CA34, 510g/mp, lățime 1.1m", "Serviciu de Consultanță Marketing Digital - Pachet Avansat", "Cămașă Bărbați Business Slim Fit - Albastru Deschis, Mărimea L".
   2. Alias:
      • Explicație Principală: Acest câmp oferă posibilitatea de a defini o denumire alternativă sau secundară pentru produs.
      • Detalii și Recomandări Aprofundate:
        • Utilizare pentru Documente Externe: Dacă doriți ca pe documentele destinate clienților (oferte personalizate, facturi proforme, facturi fiscale în format PDF) să apară o denumire mai comercială, mai simplificată sau adaptată unui anumit segment de clienți, aceasta poate fi introdusă în câmpul "Alias".
        • Utilizare pentru Uz Intern sau Relația cu Furnizorii: Puteți configura ca "Nume" să fie denumirea vizibilă clientului, iar "Alias" să reprezinte o denumire internă specifică, un nume intern de identificare mai ușor de reținut de către angajați, sau denumirea sub care produsul este recunoscut.
        • Flexibilitate în Comunicare: Utilizarea câmpului "Alias" permite adaptarea prezentării produsului la diverse contexte și audiențe, fără a fi necesară modificarea denumirii sale de bază, oficiale.
      • Exemple de Utilizare: Dacă "Nume" este "Placă MDF Melaminat EGGER U727 Gri Piatră ST9 2800x2070x18mm", "Alias" pentru uzul intern al echipei de vânzări ar putea fi "MDF Gri Piatră 18mm", sau pentru client care preferă denumiri mai simple "Panou Decorativ Gri".
   3. Cod Produs:
      • Explicație Principală: Un identificator unic, alfanumeric, atribuit produsului pentru o gestionare eficientă.
      • Detalii și Recomandări Aprofundate:
        • Acesta poate fi un cod intern stabilit de compania dumneavoastră (cunoscut și ca SKU - Stock Keeping Unit) sau poate fi codul de produs atribuit de către furnizor.
        • Este extrem de util pentru:
          • Căutări rapide și precise în baza de date de produse.
          • Prevenirea confuziilor între produse care pot avea denumiri similare.
      • Exemple de Utilizare: "MAT-PR-00231", "SERV-CONS-FIN-02", "COD-FZN-XYZ123".
   4. Categorie (* câmp obligatoriu): (Tutorial disponibil dedicat: https://www.youtube.com/watch?v=B8NO1AXkMxc&source_ve_path=Mjg2NjY )
      • Explicație Principală: Reprezintă grupul principal sau familia din care face parte produsul respectiv.
      • Detalii și Recomandări Aprofundate:
        • Definirea corectă a categoriilor este fundamentală pentru:
          • Organizarea Sistematică: Permite o structurare logică și ierarhică a întregului nomenclator de produse.
          • Facilitarea Filtrării și Căutării: Utilizatorii pot găsi mult mai rapid produsele dorite prin aplicarea filtrelor pe categorii.
          • Generarea de Rapoarte Specifice: Permite analiza detaliată a vânzărilor, stocurilor, marjelor de profit și a performanței generale pe diferite categorii de produse.
          • Aplicarea de Reguli Comerciale Diferențiate: În anumite configurații, se pot aplica reguli de preț, politici de discount sau condiții speciale de vânzare la nivel de categorie de produse.
      • Acțiune: Selectați categoria corespunzătoare din lista derulantă, sau adăugați o categorie nouă.
   5. Subcategorie (* câmp obligatoriu):
      • Explicație Principală: Reprezintă un nivel de clasificare mai specific, subordonat categoriei principale selectate anterior.
      • Detalii și Recomandări Aprofundate:
        • Oferă o granularitate și o detaliere superioară în procesul de organizare a produselor și în analizele raportate.
        • Similar categoriilor, subcategoriile sunt, de asemenea, predefinite în secțiunea Setări > Nomenclatoare > Categorii Produse (unde se definesc și relațiile de subordonare).
      • Acțiune: Selectați subcategoria adecvată din lista derulantă, care se va popula în funcție de categoria principală aleasă. Exemplu: Dacă Categoria este "Materiale Publicitare Indoor", Subcategoria ar putea fi "Roll-up Banner", "People Stopper", "Display Textil".
   6. Etichete:
      • Explicație Principală: Sunt cuvinte cheie sau etichete descriptive (cunoscute și sub denumirea de "tags") care pot fi asociate produsului pentru o clasificare suplimentară și flexibilă.
      • Detalii și Recomandări Aprofundate:
        • Etichetele permit o clasificare transversală a produselor, independentă de structura ierarhică a categoriilor și subcategoriilor. Un singur produs poate avea asociate multiple etichete.
        • Sunt extrem de utile pentru funcționalități de filtrare avansată în cadrul listelor de produse și pentru segmentarea produselor în vederea unor campanii de marketing specifice (de exemplu, se pot filtra rapid toate produsele etichetate cu "eco-friendly", "fabricat în UE").
        • Etichetele pot fi create direct în acest câmp la adăugarea produsului (prin simpla tastare și apăsarea tastei Enter) sau pot fi predefinite și gestionate centralizat în Setări > Produse > Etichete.
      • Acțiune: Introduceți etichetele relevante pentru produs, separate apăsând Enter după fiecare. Exemple: "premium", "reciclabil", "pentru exterior”.
   7. Furnizor (* câmp obligatoriu):
      • Explicație Principală: Selectați partenerul comercial de la care se realizează achiziția acestui produs.
      • Detalii și Recomandări Aprofundate:
        • Asocierea corectă a furnizorului este vitală pentru:
          • Urmărirea exactă a costurilor de achiziție specifice fiecărui furnizor.
          • Generarea corectă și eficientă a comenzilor de reaprovizionare către furnizori.
          • Obținerea de rapoarte detaliate privind volumele și valorile achizițiilor pe fiecare furnizor în parte.
        • Atenție Sporită: În situația în care același tip generic de produs (de exemplu, un anumit tip de hârtie foto) este achiziționat de la mai mulți furnizori diferiți, este necesar și corect să creați în iFlows o intrare de produs separată pentru fiecare combinație unică produs-furnizor. Chiar dacă denumirea generică a produsului poate fi aceeași, sistemul iFlows le va trata ca articole distincte pe baza furnizorului selectat, asigurând astfel acuratețea costurilor de achiziție, a gestiunii stocurilor și a procesului de comandă.
        • Pentru produsele fabricate intern, în regie proprie, se va alege ca furnizor propria companie.
   8. Cod CPV (Common Procurement Vocabulary):
      • Explicație Principală: Vocabularul Comun privind Achizițiile Publice este un sistem de clasificare standardizat utilizat în Uniunea Europeană pentru a descrie obiectul contractelor de achiziții publice.
      • Detalii și Recomandări Aprofundate:
        • Completarea acestui cod este obligatorie în cazul tranzacțiilor cu autorități și instituții publice și este esențială pentru transmiterea corectă a datelor către sistemul național de facturare electronică, e-Factura.
        • Este responsabilitatea dumneavoastră să identificați și să utilizați codul CPV corect și actualizat, corespunzător naturii produsului sau serviciului.
      • Acțiune: Introduceți codul CPV relevant, dacă și când este aplicabil.
   9. Notă Produs:
      • Explicație Principală: Un câmp text liber destinat înregistrării unor informații suplimentare, observații sau detalii interne specifice produsului.
      • Detalii și Recomandări Aprofundate:
        • Conținutul acestui câmp este vizibil doar utilizatorilor platformei iFlows din cadrul companiei dumneavoastră și nu este expus clienților în interfețele externe (cum ar fi portalul clientului).
        • Aici se pot nota, de exemplu: instrucțiuni specifice de manipulare sau depozitare, preferințe particulare de comandă de la anumiți furnizori, detalii tehnice suplimentare care nu au un câmp dedicat în formular, istoricul unor probleme de calitate etc.
      • Exemple de Utilizare: "Atenție la condițiile de umiditate la depozitare", "Pentru acest produs, furnizorul X oferă discount la volume > 100 unități", "Modelul anterior a fost XYZ, acesta este înlocuitorul direct".
   10. Afișează în Cont Client (Comutator):
       • Explicație Principală: Acest comutator controlează vizibilitatea produsului în cadrul portalului online dedicat clienților (funcționalitatea iFlows B2B, dacă este utilizată de compania dumneavoastră).
       • Detalii și Recomandări Aprofundate:
         • Dacă este activat, produsul va fi listat și vizibil pentru clienții care accesează contul lor online, permițându-le să vadă detalii, prețuri (în funcție de configurații) și, eventual, să introducă informații suplimentare.
         • La activare, apare o listă derulantă suplimentară care permite alegerea audienței:
           • Toți Clienții: Produsul va fi vizibil pentru toți clienții cu acces la portal.
           • Tipologii Specifice de Clienți: Puteți restricționa vizibilitatea doar pentru anumite categorii de clienți predefinite (ex: Client Final, Revânzător, Instituție Publică). Aceste tipologii de clienți se configurează la profilul clientului.
       • Acțiune: Activați comutatorul dacă doriți ca produsul să fie vizibil în portalul client și selectați apoi nivelul de vizibilitate dorit.
   11. Produs Recomandat (Comutator):
       • Explicație Principală: Permite marcarea produsului ca fiind unul "recomandat".
       • Detalii și Recomandări Aprofundate:
         • Produsele marcate ca recomandate pot fi evidențiate distinct în listele de produse în portalul clientului, cu scopul de a atrage atenția asupra lor.
         • Este o funcționalitate utilă pentru a promova produse noi, articole aflate în promoție, bestsellere, produse cu o marjă de profit ridicată sau articole strategice pentru companie.
       • Acțiune: Activați comutatorul dacă doriți ca acest produs să beneficieze de o evidențiere specială.

Această secțiune este destinată definirii produselor care sunt alcătuite din mai multe componente, fie că este vorba despre un pachet de vânzare (bundle), fie despre un produs fabricat intern conform unei rețete specifice. Activarea acestei secțiuni transformă produsul curent într-un "Super Produs".

1. 1. Buton "+ Adaugă Produs" (localizat în cadrul secțiunii Super Produs):
      • Acțiune: Apăsarea acestui buton inițiază procesul de definire a structurii Super Produsului, permițând adăugarea componentelor individuale.
   2. Cantitate Super Produs:
      • Explicație Principală: Acest câmp specifică numărul de unități din Super Produsul final (articolul pe care îl configurați în prezent) care rezultă din combinația de componente ce va fi listată mai jos.
      • Detalii și Recomandări Aprofundate: În majoritatea cazurilor, această valoare va fi setată la "1", indicând faptul că o unitate din Super Produs este formată din ansamblul componentelor definite. Cu toate acestea, pot exista situații specifice de producție în care o anumită "șarjă" de componente poate genera un număr multiplu de unități ale produsului finit.
      • Exemplu de Utilizare: Pentru un "Kit de Instalare Standard", câmpul "Cantitate Super Produs" va fi, cel mai probabil, "1".
   3. Linii de Componente (se adaugă individual pentru fiecare element al Super Produsului):
      Pentru fiecare produs sau serviciu individual care intră în componența Super Produsului, se vor completa următoarele informații:
      • Poziție: Reprezintă numărul de ordine al componentei în cadrul structurii (rețetei sau pachetului) Super Produsului. Acest câmp are rol organizatoric și ajută la o vizualizare clară și structurată a componentelor.
      • Produs Asociat:
        • Explicație: Din acest câmp se selectează fiecare element component din nomenclatorul general de produse și servicii existent în platforma iFlows. Componentele trebuie să fie definite în prealabil ca produse individuale.
        • Acțiune: Începeți să tastați denumirea produsului component, iar sistemul va afișa o listă de sugestii din care puteți alege articolul corect.
      • Lățime, Lungime:
        • Explicație: Dacă produsul component este utilizat în Super Produs cu anumite dimensiuni specifice (de exemplu, se consumă o anumită suprafață dintr-un material sau o anumită lungime dintr-o bară), aceste câmpuri trebuie completate. Unitatea de măsură pentru aceste dimensiuni va fi cea definită pentru produsul component în sine.
      • Bucăți:
        • Explicație: Specifică cantitatea necesară din produsul asociat (componenta) pentru a realiza numărul de unități din Super Produs, așa cum a fost definit în câmpul "Cantitate Super Produs".
        • Exemple de Utilizare: Dacă Super Produsul este "Pachet Promoțional Office" (definit ca 1 unitate la "Cantitate Super Produs") și acesta conține, printre altele, "Mouse Optic Wireless", atunci pentru componenta "Mouse Optic Wireless", la "Bucăți" se va introduce "1". Dacă pentru fabricarea unei unități de "Masă de Conferință Model Premium" sunt necesare 4 "Picioare Metalice Cromate Model Lux", atunci pentru componenta "Picioare Metalice Cromate Model Lux", la "Bucăți" se va introduce "4".
      • Schimbă Echipament (Comutator):
        • Explicație: O funcționalitate avansată, relevantă pentru procesele de producție. Dacă acest comutator este activat pentru o anumită componentă, permite ca, la momentul generării unei comenzi de producție pentru Super Produsul respectiv, acea componentă să poată fi procesată pe un alt echipament, oferind astfel flexibilitate și adaptabilitate în planificarea producției.
      • Buton Ștergere (reprezentat de o iconiță roșie sub forma unui coș de gunoi): Permite eliminarea liniei respective (a componentei) din structura Super Produsului.
   4. Buton "+ Adaugă Produs" (localizat sub lista componentelor deja adăugate):
      • Acțiune: Apăsarea acestui buton adaugă o nouă linie goală în lista de componente, permițând definirea unui element suplimentar în structura Super Produsului.

Configurarea corectă a parametrilor de preț este esențială pentru asigurarea acurateței documentelor comerciale și pentru o analiză corectă a profitabilității.

1. 1. Valută (* câmp obligatoriu):
      • Explicație Principală: Selectați moneda în care va fi exprimat și gestionat prețul de vânzare al acestui produs.
      • Detalii și Recomandări Aprofundate:
        • Platforma permite lucrul cu multiple valute (RON, EUR, USD etc.).
        • În cazul în care moneda selectată pentru produs diferă de moneda implicită a companiei (configurată în Setări Globale), sistemul iFlows va efectua automat conversiile valutare necesare în cadrul documentelor (oferte, comenzi, facturi). Aceste conversii se bazează, de regulă, pe cursul valutar oficial al Băncii Naționale a României din ziua emiterii documentului, sau pot utiliza un curs valutar manual, dacă acesta a fost specificat.
      • Acțiune: Alegeți moneda corespunzătoare din lista derulantă.
   2. UM Vânzare (* câmp obligatoriu) (Unitate de Măsură pentru Vânzare):
      • Explicație Principală: Definiți unitatea de măsură standard în care produsul este comercializat către clienți.
      • Detalii și Recomandări Aprofundate:
        • Selectarea corectă a UM Vânzare este importantă deoarece influențează modul în care se vor introduce cantitățile în documentele de vânzare și poate activa sau dezactiva automat câmpurile pentru introducerea dimensiunilor (Lățime, Lungime) în liniile de produs din oferte sau comenzi.
        • Exemple de comportament al sistemului în funcție de UM Vânzare:
          • Pentru UM precum buc (bucată), kg (kilogram), set, pachet: De regulă, câmpurile "Lățime" și "Lungime" vor fi dezactivate sau ascunse în documentele de vânzare, deoarece nu sunt relevante.
          • Pentru UM precum m (metru liniar): De regulă, doar câmpul "Lungime" va fi activ și editabil în documente.
          • Pentru UM precum mp (metru pătrat): De regulă, ambele câmpuri, "Lățime" și "Lungime", vor fi active și editabile, permițând calculul automat al suprafeței.
      • Acțiune: Selectați unitatea de măsură adecvată din lista derulantă.
   3. UM Dimensiuni (Unitate de Măsură pentru Dimensiuni):
      • Explicație Principală: Unitatea de măsură utilizată pentru a exprima dimensiunile fizice ale produsului (lățime, lungime, înălțime), atât pentru calculul cantităților în documente, cât și pentru informațiile referitoare la stoc.
      • Detalii și Recomandări Aprofundate: Este important să existe o coerență între UM Dimensiuni și modul în care sunt exprimate dimensiunile în secțiunea Stoc.
      • Acțiune: Selectați unitatea de măsură potrivită din lista derulantă (ex: mm, cm, m).
   4. Cost Achiziție (* câmp obligatoriu):
      • Explicație Principală: Reprezintă costul de achiziție al produsului, exprimat în funcție de UM Vânzare selectată anterior.
      • Detalii și Recomandări Aprofundate:
        • La momentul adăugării inițiale a produsului în sistem, veți introduce aici costul de achiziție cunoscut la acel moment (de exemplu, ultimul preț de la furnizor).
        • După înregistrarea primei intrări contabile pentru acest produs (printr-o Notă de Intrare și Recepție - NIR), valoarea din acest câmp va fi actualizată automat de către sistem. Ulterior, iFlows va calcula și va utiliza Costul Mediu Ponderat (CMP) pentru evaluarea stocurilor și pentru determinarea profitabilității la fiecare vânzare. CMP se recalculează automat pe măsură ce se înregistrează noi achiziții ale produsului la prețuri diferite.
      • Acțiune: Introduceți valoarea numerică a costului inițial de achiziție.
   5. Sursă Preț Vânzare (* câmp obligatoriu):
      • Explicație Principală: Acest câmp determină metoda prin care se va calcula prețul de vânzare al produsului în documentele comerciale.
      • Opțiuni și Explicații Detaliate:
        • Cost Achiziție: Prețul de vânzare va fi calculat pornind de la Costul Mediu Ponderat (CMP) curent al produsului. La acest CMP se vor adăuga marjele de adaos comercial procentuale, definite în câmpurile "Adaos Large Business", "Adaos Medium Business" și "Adaos Small Business", în funcție de tipologia clientului.
        • Ultima Intrare / Ultima Achiziție: Prețul de vânzare va fi calculat pe baza costului de achiziție înregistrat la cea mai recentă intrare (NIR) a produsului respectiv. La acest ultim cost de achiziție se vor adăuga, de asemenea, marjele de adaos procentuale. Această metodă este utilă în cazul în care prețurile de achiziție de la furnizori fluctuează frecvent și se dorește ca prețul de vânzare să reflecte cât mai rapid aceste modificări.
        • Preț Fix: Permite stabilirea unui preț de vânzare fix, absolut, pentru produs. Indiferent de variațiile costului de achiziție, prețul de vânzare va fi cel introdus manual în câmpul "Preț Fix" (care devine activ la selectarea acestei opțiuni). În acest scenariu, marjele de adaos procentual nu se mai aplică.
      • Acțiune: Selectați una dintre cele trei opțiuni din lista derulantă, în funcție de politica dumneavoastră de prețuri.
   6. Preț Fix (acest câmp este vizibil și devine editabil doar dacă la "Sursă Preț Vânzare" ați selectat opțiunea "Preț Fix"):
      • Explicație Principală: Introduceți aici valoarea numerică a prețului de vânzare fix stabilit pentru produs.
      • Acțiune: Completați cu prețul de vânzare dorit.
   7. Adaos Large Business / Adaos Medium Business / Adaos Small Business:
      • Explicație Principală: Aceste câmpuri permit definirea unor procente de adaos comercial diferențiate, care se vor aplica peste costul de referință (CMP sau costul de la Ultima Intrare), în funcție de categoria sau tipologia clientului căruia i se vinde produsul.
      • Detalii și Recomandări Aprofundate:
        • Denumirile categoriilor de clienți ("Large", "Medium", "Small Business") reflecta segmentarea specifică a portofoliului dumneavoastră de clienți.
        • Aceste câmpuri de adaos sunt active și relevante doar dacă la "Sursă Preț Vânzare" ați ales "Cost Achiziție" sau "Ultima Intrare".
        • Adaosul se poate introduce ca procent (de exemplu, "100%" pentru a dubla costul, "50%" pentru un adaos de 50% etc.).
      • Acțiune: Selectați procentul de adaos corespunzător pentru fiecare nivel de client din listele derulante.
   8. Preț Editabil (Comutator):
      • Explicație Principală: Acest comutator controlează posibilitatea ca prețul de vânzare al produsului să fie modificat manual de către utilizator direct în cadrul unui document (ofertă, comandă client, factură).
      • Detalii și Recomandări Aprofundate:
        • Dacă este activat: Utilizatorul (de regulă, agentul de vânzări) va avea posibilitatea să suprascrie prețul calculat automat de sistem direct în linia de produs din document. Aceasta oferă flexibilitate pentru situații speciale.
        • Dacă este dezactivat: Prețul de vânzare va fi preluat automat conform regulilor stabilite în această secțiune (Sursă Preț Vânzare + Adaos corespunzător, sau Prețul Fix) și nu va putea fi modificat în document. Această abordare asigură o mai mare consistență a prețurilor și un control mai bun asupra marjelor.
      • Acțiune: Activați sau dezactivați comutatorul în funcție de politica comercială a companiei.
   9. Cotă TVA:
      • Explicație Principală: Selectați cota de Taxă pe Valoarea Adăugată care se aplică acestui produs.
      • Detalii și Recomandări Aprofundate: Este esențial să selectați cota de TVA corectă, în conformitate cu legislația fiscală în vigoare pentru tipul de produs sau serviciu respectiv (ex: 19% - cota standard, 9% sau 5% - cote reduse pentru anumite categorii, sau opțiuni pentru operațiuni scutite de TVA / neimpozabile).
      • Acțiune: Alegeți cota de TVA corespunzătoare din lista derulantă.

Configurarea corectă a parametrilor din această secțiune este fundamentală pentru o gestionare precisă a inventarului produselor fizice, permițând urmărirea cantităților, valorilor și alertarea în cazul atingerii unor praguri critice.

1. 1. Stoc Nelimitat (Comutator):
      • Explicație Principală: Acest comutator permite specificarea dacă stocul produsului trebuie sau nu urmărit cantitativ.
      • Detalii și Recomandări Aprofundate:
        • Dacă este activat (poziția "ON"): Sistemul va considera că produsul are un stoc infinit și nu va efectua verificări de disponibilitate sau actualizări cantitative la vânzare sau achiziție. Această setare este adecvată pentru:
          • Servicii: Prestații precum consultanță, manoperă, design, care prin natura lor nu au un stoc fizic.
          • Produse Digitale: Articole precum licențe software, abonamente online, conținut digital.
          • Articole Fictive pentru Discounturi: În cazul în care se dorește aplicarea unui discount procentual sau valoric ca o linie separată pe factură, acesta poate fi configurat ca un produs cu stoc nelimitat.
          • Super Produse (adesea implicit activat): Pentru produsele compuse (Super Produse), opțiunea "Stoc Nelimitat" este frecvent activată implicit. Gestiunea stocului unui Super Produs se realizează fie prin procesul de fabricație (care implică consumul stocului componentelor), fie, în cazul pachetelor de vânzare, prin opțiunea "Alocă Stoc Produs Finit" care verifică disponibilitatea componentelor.
        • Dacă este dezactivat (poziția "OFF"): Sistemul va urmări activ stocul pentru acest produs. Aceasta este setarea standard pentru toate produsele fizice (materii prime, mărfuri, produse finite) al căror inventar se dorește a fi monitorizat. La dezactivarea acestui comutator, restul câmpurilor din secțiunea "Stoc" devin active și, în majoritatea cazurilor, obligatorii.
      • Acțiune: Activați comutatorul dacă produsul nu necesită urmărirea stocului. Lăsați-l dezactivat pentru produsele fizice stocabile.
   2. Gestiune (* câmp obligatoriu, dacă "Stoc Nelimitat" este dezactivat):
      • Explicație Principală: Selectați depozitul sau locația fizică principală unde este stocat și gestionat acest produs.
      • Detalii și Recomandări Aprofundate:
        • Dacă operați cu mai multe gestiuni (de exemplu, Depozit Central, Magazin de Prezentare, Punct de Lucru Secundar), este important să selectați gestiunea corectă pentru a asigura acuratețea evidenței stocurilor pe locații.
        • Nomenclatorul de gestiuni se definește și se configurează în prealabil în meniul Setări > Nomenclatoare > Gestiuni.
      • Acțiune: Alegeți gestiunea corespunzătoare din lista derulantă.
   3. UM Stoc (* câmp obligatoriu, dacă "Stoc Nelimitat" este dezactivat) (Unitate de Măsură pentru Stoc):
      • Explicație Principală: Definiți unitatea de măsură standard în care se ține evidența cantitativă a stocului pentru acest produs.
      • Detalii și Recomandări Aprofundate:
        • UM Stoc poate fi identică cu UM Vânzare (definită în secțiunea "Preț") sau poate fi diferită, necesitând o conversie. De exemplu, puteți vinde un produs la "bucată" (UM Vânzare), dar să îl recepționați și să țineți stocul în "cutii" (UM Stoc), caz în care va trebui definită relația de conversie (ex: 1 cutie = 10 bucăți).
      • Acțiune: Selectați unitatea de măsură pentru stoc din lista derulantă.
   4. Stoc Inițial (* câmp obligatoriu, dacă "Stoc Nelimitat" este dezactivat):
      • Explicație Principală: Reprezintă cantitatea fizică de produs existentă în stoc (exprimată în UM Stoc) în momentul în care produsul este creat pentru prima dată în platforma iFlows.
      • Detalii și Recomandări Aprofundate:
        • Acest câmp se completează o singură dată, la adăugarea inițială a produsului în sistem și servește ca sold de pornire pentru evidența stocului.
        • După salvarea produsului, acest câmp nu mai este editabil. Toate actualizările ulterioare ale cantității în stoc se vor realiza automat prin înregistrarea documentelor de intrare (Note de Intrare și Recepție - NIR,  sau Inventar) sau a documentelor de ieșire (Avize de Expediție, Facturi Fiscale, Bonuri de consum).
      • Acțiune: Introduceți valoarea numerică corespunzătoare stocului de pornire.
   5. Notificare Stoc Minim (Comutator):
      • Explicație Principală: Această funcționalitate permite sistemului să vă alerteze atunci când nivelul stocului pentru acest produs atinge un prag minim prestabilit.
      • Detalii și Recomandări Aprofundate:
        • Dacă este activat:
          • Vor deveni vizibile și editabile două câmpuri suplimentare: Stoc Minim și Stoc Maxim.
          • Stoc Minim: Introduceți cantitatea minimă (exprimată în UM Stoc) sub care nu doriți ca stocul disponibil al produsului să scadă. În momentul în care stocul curent devine egal sau mai mic decât această valoare, platforma iFlows va trimite o notificare automată.
          • Stoc Maxim: Introduceți cantitatea optimă sau maximă de stoc pe care doriți să o mențineți pentru acest produs. Acest câmp este deosebit de relevant în cazul în care utilizați și funcționalitatea de "Comandă Automată".
        • Dacă este dezactivat: Nu veți primi notificări automate referitoare la atingerea unui nivel scăzut al stocului.
      • Acțiune: Activați comutatorul și completați cu atenție valorile pentru pragurile de Stoc Minim și Stoc Maxim, în funcție de necesitățile de aprovizionare
   6. Comandă Automată (Comutator): (Tutorial dedicat aici: https://www.youtube.com/watch?v=apidPB1xPR8 )
      • Explicație Principală: Această opțiune, atunci când este activată, permite automatizarea parțială a procesului de reaprovizionare, prin generarea unei propuneri de comandă către furnizor atunci când stocul scade sub nivelul minim.
      • Detalii și Recomandări Aprofundate:
        • Această funcționalitate operează în strânsă legătură cu opțiunea "Notificare Stoc Minim" (care trebuie să fie activată) și cu valorile setate pentru "Stoc Minim" și "Stoc Maxim".
        • În momentul în care stocul curent al produsului devine egal sau mai mic decât valoarea specificată la "Stoc Minim", sistemul iFlows va genera automat o propunere de comandă către furnizorul principal asociat acestui produs. Cantitatea propusă pentru comandă va fi calculată astfel încât, după recepția mărfii, stocul să ajungă la nivelul "Stoc Maxim" configurat.
        • Comanda astfel generată automat va fi disponibilă pentru revizuire și validare în secțiunea Financiar > Furnizori > Comenzi. Transmiterea efectivă către furnizor necesită, de regulă, o acțiune manuală, cu excepția cazului în care este activată și opțiunea "Trimite E-mail".
      • Acțiune: Activați comutatorul dacă doriți să beneficiați de această facilitate de automatizare a reaprovizionării.
   7. Trimite E-mail (Comutator, devine relevant dacă opțiunea "Comandă Automată" este activată):
      • Explicație Principală: Permite expedierea automată prin e-mail a comenzii de reaprovizionare, generată de sistem, direct către furnizor.
      • Detalii și Recomandări Aprofundate:
        • Dacă atât opțiunea "Comandă Automată" cât și "Trimite E-mail" sunt active, comanda de reaprovizionare (în format PDF) va fi expediată automat pe adresa de e-mail a furnizorului (așa cum este aceasta configurată în fișa partenerului din nomenclatorul de furnizori).
      • Acțiune: Activați acest comutator dacă doriți ca procesul de comandă automată să includă și transmiterea electronică a documentului către furnizor.
   8. Cod NC (Nomenclatura Combinată):
      • Explicație Principală: Nomenclatura Combinată este un sistem de codificare a mărfurilor, standardizat la nivelul Uniunii Europene, utilizat pentru clasificarea produselor în vederea declarațiilor vamale, a statisticilor privind comerțul intracomunitar (Intrastat) și pentru identificarea produselor supuse regimului accizelor.
      • Detalii și Recomandări Aprofundate: Completarea acestui câmp este necesară dacă produsul respectiv face obiectul unor operațiuni de import/export, tranzacții intracomunitare care necesită raportare în sistemul Intrastat, sau dacă este un produs accizabil.
      • Acțiune: Introduceți codul NC corespunzător naturii produsului, dacă este aplicabil.
   9. Cont Contabil Stoc / Intrare:
      • Explicație Principală: Selectați contul contabil (analitic sau sintetic, conform planului de conturi al companiei) care va fi utilizat pentru înregistrarea operațiunilor de intrare în stoc și pentru gestionarea valorică a stocului acestui produs.
   10. Denumire Cont (Stoc / Intrare):
       • Explicație Principală: Reprezintă denumirea textuală a contului contabil selectat anterior.
       • Detalii și Recomandări Aprofundate: Acest câmp se populează, de regulă, automat la selectarea numărului de cont contabil.
   11. Dimensiune (Lățime, Lungime, Înălțime) - câmpuri specifice în secțiunea Stoc:
       • Explicație Principală: Aceste câmpuri permit definirea dimensiunilor fizice standard ale unei unități de produs, așa cum este aceasta gestionată în stoc (exprimate în UM Stoc).
       • Detalii și Recomandări Aprofundate:
         • Informațiile despre dimensiuni sunt importante pentru calculul suprafețelor (mp), volumelor (mc), sau pentru a determina cât dintr-o unitate mai mare (ex: rolă, placă) se consumă pentru o anumită comandă.
         • Unitatea de măsură pentru aceste dimensiuni este cea specificată anterior în câmpul "UM Dimensiuni" din secțiunea "Preț".
         • Exemplu detaliat (din materialul dumneavoastră): Pentru un material de tip Backlit care se livrează în rolă, se poate completa: Lățime = 1.10 (metri), Lungime = 50.00 (metri - reprezentând lungimea totală a unei role întregi).
       • Acțiune: Introduceți valorile numerice corespunzătoare pentru dimensiunile relevante ale produsului în stoc.
   12. Greutate:
       • Explicație Principală: Introduceți greutatea unei unități de produs (exprimate în UM Stoc).
       • Detalii și Recomandări Aprofundate: Această informație poate fi utilă pentru calculul estimativ al costurilor de transport, pentru planificarea încărcării sau pentru diverse cerințe de manipulare a mărfii.
       • Acțiune: Introduceți valoarea numerică a greutății.
   13. UM Furnizor (* câmp obligatoriu) (Unitate de Măsură de la Furnizor) și Factor de Conversie:
       • Explicație Principală: Acest set de câmpuri permite definirea unității de măsură în care achiziționați produsul de la furnizorul principal și stabilirea unei relații de conversie între aceasta și UM Stoc (unitatea de măsură în care gestionați intern stocul).
       • Detalii și Recomandări Aprofundate:
         • Este o funcționalitate esențială pentru asigurarea corectitudinii comenzilor plasate către furnizori și pentru transformarea automată a cantităților recepționate în unitatea de măsură internă la momentul înregistrării NIR-ului.
         • Dacă unitatea de măsură în care comandați de la furnizor (UM Furnizor) este identică cu unitatea de măsură în care gestionați stocul (UM Stoc) - de exemplu, cumpărați la bucată și țineți stocul tot la bucată - atunci factorul de conversie (valoarea numerică din câmpul din dreapta semnului "=") va fi 1.
         • Dacă UM Furnizor este diferită de UM Stoc, este necesar să specificați relația de conversie.
         • Exemple Concrete de Conversie:
           • Scenariul 1: Achiziționați vopsea de la furnizor la "cutie" (selectați "Cutie" la UM Furnizor), dar gestionați stocul intern în "litri" (UM Stoc = Litru). Dacă o cutie conține 5 litri de vopsea, atunci în câmpul numeric pentru factorul de conversie veți introduce 5. Astfel, sistemul va înțelege că 1 UM Furnizor (1 Cutie) este echivalent cu ...