Colaborare în Documente Administrative

editează

Vom explora funcționalitățile avansate din secțiunea Documente Administrative, care vă permit acum nu doar să stocați și organizați fișierele încărcate, ci și să creați și editați documente de tip Word, Excel (Foaie de Calcul), PowerPoint (Prezentare) și Desen direct în platformă.

Secțiunea 1: Accesarea Modulului Documente Administrative

1. Din meniul principal navigați la secțiunea Documente.
2. Selectați sub-secțiunea Administrative.
3. Veți fi întâmpinat de o interfață care afișează folderele create anterior pentru organizarea documentelor. Aici puteți, de asemenea, să creați foldere noi folosind butonul + Folder Nou.

Secțiunea 2: Crearea unui Document Nou Direct în iFlows

Aceasta este funcționalitatea cheie nouă, care elimină necesitatea de a crea documente în aplicații externe și apoi a le încărca.

1. Navigați în Folderul Dorit: Intrați în folderul în care doriți să creați noul document.
2. Inițierea Creării: În partea de sus a listei de fișiere din folder, localizați butonul "+ Document Nou". Acesta are o săgeată dropdown care indică opțiuni multiple.
3. Selectați Tipul Documentului: Dați click pe săgeata butonului + Document Nou pentru a dezvălui tipurile de documente ce pot fi create:
   • Document Word: Pentru documente text (.docx).
   • Foaie de Calcul: Pentru foi de calcul tabelar (similar Excel, .xlsx).
   • Prezentare: Pentru prezentări (similar PowerPoint, .pptx).
   • Desen: Pentru diagrame sau schițe simple (.odg sau similar).
4. Alegeți Tipul: Dați click pe tipul de document dorit.
5. Denumirea Documentului: Va apărea o fereastră "Creaza Document".
   • Introduceți un Nume relevant și descriptiv pentru documentul dumneavoastră
   • Opțional, puteți adăuga Etichete pentru o clasificare mai ușoară.
   • Apăsați "Salveaza".
6. Deschiderea Editorului Integrat: iFlows va deschide automat un editor web complet integrat, specific tipului de document ales (similar cu Word Online, Google Docs, etc.), direct în interfața platformei. Documentul gol, proaspăt creat, este gata pentru editare.
7. Editarea Documentului: Utilizați funcțiile editorului (formatare text, inserare imagini, tabele, etc.) pentru a crea conținutul dorit. Modificările sunt salvate automat pe măsură ce lucrați.
8. Finalizarea Editării Inițiale: Odată ce ați terminat de adăugat conținutul inițial, puteți închide tab-ul editorului sau naviga înapoi la lista de documente din folderul respectiv în iFlows. Documentul nou creat va apărea acum în lista de fișiere din folder.

Secțiunea 3: Vizualizarea și Editarea Documentelor Create în iFlows

Puteți reveni oricând pentru a modifica documentele create direct în platformă.

1. Localizați Documentul: Găsiți documentul dorit în lista de fișiere din folderul corespunzător.
2. Accesați Opțiunile: Dați click pe meniul cu trei puncte (...) din dreptul numelui fișierului.
3. Selectați "Vezi": Din meniul contextual, alegeți opțiunea "Vezi".
   • Notă: Opțiunea "Editeaza" din acest meniu se referă la editarea proprietăților fișierului (nume, etichete), nu a conținutului. Pentru editarea conținutului, folosiți "Vezi".
4. Redeschiderea Editorului: Editorul web integrat se va redeschide, încărcând conținutul existent al documentului.
5. Modificați Conținutul: Adăugați, ștergeți sau modificați text, imagini, formatări etc.
6. Salvare și Închidere: Similar creării, modificările sunt salvate automat. După ce ați terminat, închideți editorul sau navigați înapoi în iFlows. Documentul va reflecta acum ultimele modificări.

Secțiunea 4: Colaborarea (Beneficiu Implicit)

Crearea documentelor direct în iFlows deschide posibilități de colaborare:

• Acces Centralizat: Mai mulți utilizatori cu permisiunile necesare pot accesa același document din același loc centralizat (folderul din iFlows).
• Editare Concomitentă (Potențial): Este posibil ca mai mulți utilizatori să poată edita documentul simultan (similar Google Docs/Word Online).

Secțiunea 5: Alte Acțiuni de Management

Meniul cu trei puncte (...) de lângă fiecare fișier oferă și alte opțiuni standard de management:

• Descarca: Salvează o copie a fișierului pe computerul local.
• Editeaza:Permite redenumirea fișierului sau modificarea etichetelor.
• Arhiveaza: Mută fișierul într-o secțiune de arhivă, ascunzându-l din vizualizarea activă.
• Sterge: Elimină definitiv fișierul din platformă (acțiune ce trebuie folosită cu precauție).