Versiunea 4.3.6.53

editează

Cu această integrare, puteți genera AWB-uri FAN Courier direct din iflows, iar datele expediției sunt transmise automat în contul dumneavoastră SelfAWB. Astfel, întregul proces de livrare devine mai rapid și mai simplu, fără să fie nevoie să introduceți manual informațiile în aplicația FAN Courier.

1. Configurarea Inițială
   1. Accesați secțiunea „Setări → Integrări → Disponibile”.
      Aici veți vedea lista integrărilor disponibile, inclusiv FAN Courier.
   2. Instalare integrare FAN Courier
      • În dreptul integrării FAN Courier, apăsați simbolul „+” și completați câmpurile cerute:
        • Client ID
        • Nume utilizator
        • Parolă
      • Atenție! Aceste date sunt cele utilizate în aplicația SelfAWB a FAN Courier și le puteți găsi, de regulă, în secțiunea „Setări Cont” din SelfAWB.

Integrarea iflows – FAN Courier vă oferă trei modalități de a genera un AWB:

2.1. Din Vânzări → Comenzi

2. 3. Verificarea Permisiunilor Utilizatorilor
      • Pentru ca anumiți utilizatori să poată accesa și edita datele FAN Courier, este necesar să verificați setările de permisiuni din Financiar → Angajați → Permisiuni.
      • Asigurați-vă că opțiunile „Vede” și „Editează” pentru FAN Courier sunt activate pentru nivelul de acces dorit, altfel angajații din acel departament nu vor putea genera AWB-uri.
3. Generarea AWB
   1. Accesați comanda dorită și apăsați pe butonul „Generează document”.
   2. Selectați „Generează AWB”.

Notă: În cazul în care Județul este București, la Localitate treceți tot București, nu sectorul.

De asemenea, toate adresele de preluare/livrare asociate companiei dvs. se vor regăsi și în Setări – Integrări – Editare Setări ”Fan Courier”

2.2. Următorul mod de a genera awb este din Fluxul de Lucru („Detalii de Livrare”)

3.3. Un alt mod de a genera awb este Manual, din secțiunea Integrări → Curieri

1. 3. Completați detaliile expeditorului (este necesar doar pentru prima dată când folosiți integrarea):
      • Alegeți sau adăugați o adresă corespunzătoare expeditorului (ex. Depozit 1) sau puteți edita adresa curentă, astfel încât să respecte ordonarea solicitată de Fan Courier.
        • Nume Companie
        • Persoană de contact, Telefon, Email
        • Județ, Localitate, Adresă, Cod Poștal etc.
      • După salvare, adresa rămâne disponibilă pentru viitoare solicitări de livrare.
   4. Completați detaliile destinatarului:
      • Puteți utiliza o adresă deja salvată sau crea una nouă. Este important de menționat că pentru prima dată, trebuie să editați inclusiv adresa deja existentă astfel încât să fie ordonată pe câmpurile solicitate de Fan Courier. Puteți adăuga o adresă nouă, doar prin simpla tastare a unui nume inexistent în listă.
      • De asemenea, În profilul fiecărui client, la secțiunea „Livrare”, se pot adăuga și gestiona multiple adrese, precum și seta una implicită.
   5. Configurați detaliile expediției:
      • Tip expediție
      • Număr colete, Greutate totală
      • Dimensiunile celui mai mare colet.
   6. Detalii de plată și observații:
      • Alegeți cine plătește cheltuielile de expediție (Expeditor sau Destinatar).
      • Activați, dacă e cazul, „Încasare sumă ramburs”.
      • Scrieți orice note suplimentare în câmpul de observații.
   7. Salvați, iar apoi iflows va încărca datele în sistemul FAN Courier.
      • După salvare, în aceeași fereastră va apărea o nouă secțiune generată de FAN Courier, unde puteți vedea costul total și eventualii kilometri suplimentari.
      • Confirmați tariful și astfel finalizați.
   8. Vizualizarea AWB:
      • După generare, iflows vă redirecționează în Integrări → Curieri, unde puteți vedea toate AWB-urile create.
      • Aici puteți „Chema curierul” (dacă expediția nu a fost ridicată), descărca sau tipări AWB-ul, verifica statusul (tracking) ori anula expediția.
   1. • Pentru a chema curierul pentru mai multe AWB-uri simultan, bifați-le și folosiți meniul rapid din partea de jos a ecranului.
   1. Includeți instrucțiunea „Detalii de livrare” în fluxul de lucru.
   2. Selectați opțiunea „FAN Courier” când ajungeți la instrucțiune.
   3. Apăsați „Generează AWB” și urmați aceiași pași ca la generarea din comenzi (configurarea expeditorului, destinatarului și a coletelor).
   1. Accesați Setări → Integrări → Curieri → FAN Courier.
   2. Apăsați „Generează AWB”.
   3. Introduceți complet detaliile expediției, inclusiv datele expeditorului, destinatarului și dimensiunile coletului.
   4. Salvați pentru a finaliza procesul.
      • AWB-ul va fi disponibil ulterior în lista de AWB-uri, unde puteți urmări evoluția acestuia sau efectua alte acțiuni.

În versiunile anterioare iflows, stornarea unei facturi se realiza prin stornarea comenzii aferente și apoi emiterea unei facturi storno. Această abordare este corectă și utilă în situațiile în care clientul renunță la produse/servicii sau este nevoie să actualizați substanțial comanda (de ex. cantități, prețuri, produse).

Totuși, există și cazuri în care comanda rămâne validă, iar facturarea necesită doar corecții minore (de exemplu, rectificarea unui comentariu). Pentru aceste situații, iflows a introdus opțiunea „Generează Factură Storno” direct din secțiunea Vânzări → Facturi, ce permite stornarea facturii, menținând comanda validă.

• Comandă Storno urmată de factură storno – în continuare utilă când clientul renunță integral la comandă sau apar modificări substanțiale (preț, cantități, etc.).
• Factură Storno – pentru corecții exclusiv la nivelul facturii fără a afecta comanda.

Cum se Utilizează

1. Accesați Vânzări → Facturi, unde se afișează lista facturilor emise.
2. Identificați factura pe care doriți să o anulați (doar la nivel de document, menținând comanda).
3. Apăsați butonul „Generează Factură Storno”.

4. În fereastra modal care apare, veți avea două opțiuni:
5. Selectați „+ Factură Storno” pentru a genera direct factura storno.
6. Confirmați acțiunea și, la nevoie, emiteți noua factură corectată.

Recomandări: Analizați impactul modificărilor: Dacă trebuie modificat ceva la nivel de cantități sau prețuri, optați pentru Comandă Storno și apoi Factură Storno din comandă.

Notă: Mențineți un istoric coerent: Toate documentele (facturi fiscale, facturi storno, vor fi vizibile în detaliile comenzii.

Pentru a optimiza gestionarea produselor în momentul întocmirii unui NIR, iflows introduce funcționalitatea „Clonare Produs”. Această opțiune este deosebit de utilă în situațiile în care un nou produs are caracteristici similare cu unul deja existent dar diferă prin anumite specificații (cum ar fi dimensiuni, culoare, cod intern).

Cum se Utilizează

Accesarea secțiunii Achiziții → NIR

1. • După adăugarea unei linii de produs (manual sau preluat din e-Factura), veți vedea în dreptul produsului un buton „Clonare Produs”.

Apăsarea butonului „Clonare Produs”

1. • Se va deschide automat formularul de Adăugare Produs, în care sunt preluate datele produsului selectat (nume, categorie, furnizor, etc.).

Personalizarea produsului clonat

1. • Modificați datele necesare (ex. denumire, cod produs, dimensiuni) pentru a reflecta noile caracteristici.

Salvarea noului produs

1. • După ce confirmați formularul de adăugare, produsul proaspăt creat va înlocui automat produsul din linia respectivă de pe NIR.
   • Dacă doriți să păstrați produsul inițial pe NIR, puteți adăuga o linie nouă înainte de clonare, iar astfel fiecare produs va rămâne înregistrat separat.

Noua funcționalitate introduce un mecanism automat de verificare a prețurilor produselor la salvarea ofertelor, comenzilor și facturilor, cu scopul de a preveni vânzarea sub costul de achiziție. Atunci când este detectat un preț de vânzare mai mic decât costul produsului, sistemul solicită utilizatorului o justificare obligatorie, înainte ca documentul să poată fi salvat.

Cum Funcționează:

1. Detectarea prețurilor sub cost
   • La apăsarea butonului „Salvează”, iflows verifică automat toate produsele din document (ofertă, comandă sau factură).
   • Dacă unul dintre produse are prețul de vânzare sub costul de achiziție, apare un pop-up de alertă.
2. Introducerea justificării
   • Pop-up-ul listează produsele cu preț sub cost și oferă un câmp obligatoriu pentru explicație (ex. „Produs cu defect”, „Campanie de lichidare de stoc”, etc.).
   • Fără completarea acestei justificări, documentul nu poate fi salvat.
3. Salvarea și vizualizarea justificării
   • Pentru oferte și comenzi, explicația introdusă este stocată în tabul Comentarii al documentului, vizibil pentru toți utilizatorii care au acces la acesta. Acest comentariu NU POATE FI ȘTERS.
4. Notificări pentru alți utilizatori
   • Dacă alți membri din echipă au configurate notificări pentru această alertă, vor primi un mesaj în iflows atunci când se salvează un document cu produse sub cost.
   • Notificarea include detalii despre document (număr, tip, data) și despre produsele în cauză.

Notă: Pentru a activa aceste notificări, accesați Notificări → Preferințe și activați tipul de notificare dorit (Informativă/Prioritară) la secțiunile Comenzi și, respectiv, Facturi și Plăți.

Noua facilitate introduce un tip de șablon specializat pentru exportul mișcărilor de stoc, permițând o urmărire detaliată a produselor ce intră și ies din stoc. Prin acest șablon, veți putea analiza cu precizie documentele de intrare și ieșire, cantitățile și valorile aferente fiecărei tranzacții, obținând o imagine completă asupra fluxului de stocuri.

Crearea și Configurarea unui Șablon

Accesați Setări → Export

1. • Din meniul principal iflows, navigați la secțiunea „Setări” și selectați „Export”.
   • Faceți clic pe „Profil Export Nou” pentru a crea un șablon nou.

Selectați „Stocuri – Mișcări de Stoc” ca bază de date

1. • În câmpul dedicat, alegeți această opțiune pentru a exporta informațiile despre intrările și ieșirile din stoc.

Completați detaliile profilului de export

1. • Dați un nume profilului (ex. „Raport Mișcări Stoc”).
   • Alegeți formatul fișierului: PDF, Excel sau CSV.

Adăugați și configurați coloanele

1. • Selectați informațiile relevante: Nume Produs, Document Intrare/Document Ieșire, Cantitate Intrare/Cantitate Ieșire, Valoare, Dată, etc.
   • Atribuiți fiecărei coloane un nume clar, care va fi afișat în raport.

Opțiuni de Sortare pentru Formatul PDF

Dacă selectați formatul PDF pentru export, este obligatoriu să setați o coloană de sortare.

• De ce este necesar?
  • Spre deosebire de Excel sau CSV, un PDF este fixat într-o structură paginată. Pentru a afișa datele într-o ordine coerentă și pentru a grupa elementele similare, sistemul are nevoie de un criteriu de sortare care să determine cum să organizeze informațiile în pagină.
• Cum procedați?
  • În secțiunea „Opțiuni Export PDF”, veți găsi câmpurile „Coloana Sortare” și „Regula Sortare”.
  • Selectați o coloană din baza de date (ex. Nume Produs, Cantitate Ieșiri) după care să fie ordonate rândurile în PDF.
  • Alegeți tipul de sortare: Ascendentă (A-Z, 1-9) sau Descendentă (Z-A, 9-1).

Recomandare:

• Dacă vreți să grupați produsele, alegeți „Nume Produs” drept coloană de sortare. Astfel, toate mișcările stocului pentru același produs vor apărea împreună.

Salvați profilul de export

• După configurarea tuturor detaliilor, apăsați „Salvează”. Noul profil va fi adăugat în lista de șabloane disponibile.
• Ulterior, șablonul poate fi folosit din secțiunea Produse – Stocuri – Export.

Prin această optimizare, iflows împiedică în mod automat generarea documentelor care ar determina un stoc negativ. În momentul în care se emit documente ce presupun ieșirea de produse din stoc (facturi, avize, bonuri de consum) sau se finalizează comenzi ce necesită scăderea cantităților din gestiune, sistemul verifică disponibilitatea reală a produselor. Dacă stocul este insuficient, acțiunea este blocată, iar utilizatorul primește o notificare privind imposibilitatea de a procesa produsul respectiv.

Cum Funcționează

1. Emitere Document
   • Atunci când se inițiază un document de ieșire din stoc (factură, aviz, bon de consum) sau când se finalizează o comandă, se verifică automat cantitatea necesară pentru produsul respectiv.
2. Verificare Stoc
   • iflows compară cantitatea solicitată cu cantitatea disponibilă în stoc.
   • Dacă stocul curent este mai mic decât cantitatea necesară, acțiunea de emitere/finalizare este blocată.
3. Notificare Utilizator
   • Sistemul afișează un mesaj de alertă:
     „Produsul [nume produs] nu poate fi procesat, stocul este insuficient!”
   • Documentul rămâne nesalvat, până când utilizatorul corectează situația (ex. actualizează stocul, reduce cantitatea sau înlocuiește produsul).

Prin această optimizare, gestionarea adreselor de livrare pentru fiecare client devine mai simplă și mai flexibilă. În pagina unui client, în secțiunea Livrare, utilizatorul poate:

• Vizualiza toate adresele de livrare existente.
• Adăuga adrese noi
• Seta ca implicită una dintre adrese
• Edita sau șterge adresele deja înregistrate.

Adresă Implicită

• Adresă de facturare: Implicit, sistemul adaugă automat adresa de facturare ca adresă de livrare implicită. Dacă această adresă nu este relevantă pentru livrare, ea poate fi eliminată.
• Adresă Implicită: Utilizatorii pot marca orice adresă ca fiind implicită, printr-un selector dedicat. Această adresă va fi preselectată la generarea documentelor de livrare, cu posibilitatea de a alege o altă adresă, dacă este necesar.

Din pagina Clientului

• Apăsați butonul „Adaugă Adresă Nouă” din secțiunea „Livrare”.
• Completați câmpurile relevante (localitate, stradă, număr, cod poștal etc.), inclusiv Denumirea locației (ex. „Depozit 2”, „Sediu secundar”).
• Salvați pentru a finaliza adăugarea.

În momentul livrării

• Atunci când generați un AWB prin integrarea cu FAN Courier sau folosiți instrucțiunea „Detalii Livrare” în Fluxul de Lucru, puteți adăuga/edita rapid o adresă nouă, fără să reveniți în pagina clientului.

În meniul Setări → Produse, a fost introdus noul tab „Cote TVA”, care permite gestionarea cotelor de TVA utilizate în documentele contabile. Prin această funcționalitate:

• Puteți activa sau dezactiva cotele de TVA predefinite (ex. 19%, 9%, 5%).
• Aveți posibilitatea de a adăuga manual noi cote de TVA de 0%, acolo unde legislația impune scutiri suplimentare ce nu sunt regăsite deja în sistem.

Mod de Utilizare

Accesarea și Gestionarea Cotelor TVA

1. Navigați la Setări → Produse → Cote TVA.
   • În această secțiune, veți găsi lista tuturor cotelor de TVA disponibile, împreună cu Grupa, Codul VATEX și Explicația aferentă.
2. Activare/Dezactivare cotele existente
   • Cotele standard (19%, 9%, 5%) sunt predefinite și nu pot fi modificate, însă pot fi dezactivate atunci când nu mai sunt necesare.
   • Pentru a reutiliza o cotă inactivă, reactivați-o, iar aceasta va fi disponibilă în documente.

Adăugarea unei noi Cote de TVA (doar pentru 0%)

1. Apăsați „Adaugă Cota TVA”.
   • Se va deschide un formular unde puteți seta Valoarea (0%), Grupa, Codul VATEX și o eventuală Explicație.
2. Completați informațiile de identificare și explicative.
3. Salvați modificările.
   • Noua cotă de TVA 0% va apărea în lista din tab-ul „Cote TVA” și va putea fi selectată în documente.

Utilizarea Cotelor TVA în Produse și Documente

• Configurare produs: Când adăugați sau editați un produs, puteți selecta din lista de cote TVA active.
• Emitere documente (facturi, avize, proforme etc.): În câmpul de TVA din document, veți vedea doar cotele active din tab-ul „Cote TVA”.
• Odată selectată o cotă, Codul VATEX și Explicația aferente vor fi completate automat în document, asigurând o raportare corectă în sistemele contabile și fiscale.

Notă: Este obligatoriu să selectați Grupa și să introduceți fie o Explicație, fie un Cod VATEX (ori ambele).  Dacă nu știți clar ce cod VATEX sau ce explicație se potrivește situației dvs. legislative, vă recomandăm să discutați cu contabilul sau cu echipa financiară pentru a vă asigura că introduceți informațiile corecte.