Instructiuni Predefinite

editează

Instrucțiunile predefinite sunt comenzi speciale care automatizează acțiuni suplimentare în cadrul etapelor fluxului de lucru. Spre deosebire de alte instrucțiuni, acestea pot declanșa automat actualizări importante, precum suprascrierea timpului de lucru, actualizarea consumului real și verificarea stocului, schimbarea echipamentelor sau trimiterea de emailuri. Practic, prin colectarea automată a informațiilor de la colegii care operează fluxul de lucru, iflows efectuează o serie de actualizări care altfel ar fi fost necesar să fie făcute manual.

Pentru a adăuga o instrucțiune într-o etapă, folosiți funcția de "tragere și plasare". Trageți instrucțiunea dorită și plasați-o în acțiunea corespunzătoare: preluare, pauză sau finalizare, din interiorul unei etape. Acest lucru vă permite să decideți momentul când instrucțiunea va fi activată.De cele mai multe ori, instrucțiunile sunt plasate la finalizarea etapei, deoarece atunci avem cele mai multe informații disponibile pentru a efectua actualizările necesare.

În istoricul unei comenzi, există o coloană denumită „Detalii Instrucțiune” unde sunt documentate și ușor de urmărit toate informațiile introduse prin instrucțiuni, indiferent de natura lor.

Vom detalia pe rând fiecare instrucțiune: 

Instrucțiunea "Timp de Lucru" permite utilizatorilor să adauge manual timpul de lucru alocat unei sarcini într-o etapă specifică. Platforma iflows calculează automat timpul petrecut pe o sarcină, începând de la momentul preluării acesteia în sistem și până la finalizare. Cu toate acestea, pot exista situații în care timpul calculat automat nu reflectă exact realitatea. De exemplu, dacă un angajat uită să înregistreze începutul unei sarcini, timpul de lucru va fi inexact, ceea ce poate duce la date eronate în platformă.

Când această instrucțiune este inclusă într-o etapă, utilizatorul are posibilitatea de a introduce timpul de lucru estimat în minute. La finalizarea etapei, va apărea linia „Timp de lucru”, unde se poate introduce acest timp estimat. În comanda respectivă, timpul estimat va fi vizibil atât în câmpul „Timp Lucrat”, cât și în secțiunea detalii, care va evidenția faptul că s-a folosit o suprascriere manuală.

De asemenea, în partea de jos a comenzii, va fi afișat un grafic care arată timpul lucrat pentru fiecare etapă în parte și totalul cumulat. 

Instrucțiunea "Consum Real" permite utilizatorilor să introducă manual consumul real după finalizarea unei etape. De exemplu, dacă o comandă estimată inițial să utilizeze 3 metri de material ajunge să folosească 5 metri din cauza unei probleme în producție, această instrucțiune permite actualizarea consumului real. Această actualizare automată afectează atât stocurile, reflectând consumul efectiv, cât și costurile asociate comenzi. 

După ce ajungem în etapa unde am introdus această instrucțiune, va apărea o linie care ne solicită consumul real, precompletată cu cantitatea estimată. Dacă consumul real diferă, vom introduce noua valoare. Ulterior, în comanda respectivă, se va vedea atât consumul real, cât și pierderea înregistrată, pe coloana detalii. În plus, stocurile vor fi actualizate automat pentru a reflecta consumul corect.

Instrucțiunea "Rest Utilizabil" permite înregistrarea și reutilizarea resturilor de materiale rămase după producție. Aceasta se aplică doar pentru materialele măsurate în unități divizibile, cum ar fi metri (m) sau metri pătrați (mp). Nu se aplică pentru unități indivizibile, cum ar fi bucăți.

De exemplu, în producție, pot rămâne bucăți de material, precum plăci de forex sau PAL, care pot fi reutilizate ulterior. Cu această funcție, operatorii pot înregistra resturile de material rămase. Aceste resturi sunt automat adăugate în sistem cu denumirea "Rest", urmată de dimensiunile materialului și numele produsului. De exemplu, "Rest 1.00x1.00m Placa PAL".Astfel, atunci când vom realiza o nouă comandă, putem verifica resturile disponibile și le putem refolosi, economisind materiale

Instrucțiunea "Cantitate Procesată" permite utilizatorilor să introducă manual cantitatea de produs procesată în cadrul unei etape, înainte ca linia să fie finalizată. Această funcție se aplică de regulă în acțiunea „Pauza”. De fiecare dată când cineva ia o pauză, poate înregistra cantitatea procesată până în acel moment. Astfel, dacă altcineva preia sarcina respectivă, va ști exact cât a fost deja procesat și cât mai rămâne de făcut. Chiar și în absența schimbării operatorului, echipa de management poate dori să vadă progresul comenzii, monitorizând cât s-a realizat până în acel moment. Acest lucru ajută la o gestionare mai eficientă și la o transparență sporită în procesul de producție.

Instrucțiunea "Schimba Echipament" permite operatorilor să modifice echipamentul asociat unui produs în cadrul unei comenzi. Produsele au, în pagina lor de profil, unul sau mai multe echipamente compatibile. În situațiile în care echipamentul inițial alocat trebuie schimbat, fie din cauza unei defecțiuni, fie pentru că un alt echipament este considerat mai eficient, operatorii pot face această modificare direct în fluxul de lucru.

Această instrucțiune este utilizată frecvent fie la preluare, fie la pauză. În fereastra dedicată, operatorul poate selecta echipamentul dorit și profilul de lucru corespunzător. Acest lucru asigură flexibilitate și continuitate în procesul de producție, permițând adaptarea rapidă la orice schimbări necesare.

Schimbările efectuate vor fi vizibile în detalierea comenzii, pe coloana „Detalii”, unde se va menționa echipamentul și profilul nou selectat. 

Instrucțiunea "Detalii Colet" permite utilizatorilor să introducă informații despre numărul și greutatea coletelor. În fereastra de instrucțiuni, utilizatorii pot specifica greutatea totală a coletului (în kilograme) și numărul total de colete. Aceste informații sunt apoi documentate în istoricul comenzii, în coloana „Detalii Instrucțiune”.

Instrucțiunea "Detalii de Livrare" permite utilizatorilor să introducă informații legate de livrare, cum ar fi adresa, modalitatea de livrare, AWB și detaliile de plată. După finalizarea acțiunii în care este folosită această instrucțiune, iflows va trimite automat clientului un e-mail și/sau SMS de confirmare, dacă sunt activate opțiunile de notificare. Opțiunile de notificare SMS și e-mail pot fi verificate dacă sunt active sau inactive în pagina clientului, în partea de jos, în secțiunea de notificări.

Modificările asupra șabloanelor SMS/email se pot face în secțiunea Setări - Șabloane - SMS, iar pentru email în secțiunea Setări - Șabloane - Predefinite - Titlul „Notificare Comandă Finalizată”.

Instrucțiunea "Comentarii" permite utilizatorilor să adauge note sau observații relevante la o etapă. Exemple de utilizare:

• Observații privind calitatea: "Produsul are o mică zgârietură pe suprafața laterală." 
• Informații despre livrare: "Clientul a solicitat livrarea între orele 14:00 - 16:00." 
• Probleme întâmpinate: "A apărut o eroare la imprimare, timpul de producție va fi prelungit." 

Aceste comentarii sunt documentate în istoricul comenzii și ajută la o comunicare clară și completă între membrii echipei.

Instrucțiunea "Verifică Stoc" permite utilizatorilor să confirme dacă există suficient stoc pentru a finaliza etapa curentă. Sistemul verifică stocul curent disponibil și compară cu cantitatea necesară pentru procesare. De exemplu, dacă o comandă necesită 50 de unități și în stoc sunt doar 20 de unități, etapa nu va putea fi finalizată din cauza stocului insuficient.

Această instrucțiune poate fi plasată în orice etapă și în orice acțiune. De exemplu, într-o etapă denumită „Achiziții”, instrucțiunea poate fi pusă la finalizare pentru a asigura că o comandă nu poate avansa în producție dacă stocul nu este suficient.

Mentinam că nu este necesar să așteptați cu toată comanda până ajunge stocul pentru toate produsele. Dacă unele produse din comanda respectivă au stoc suficient, puteți continua procesarea doar pentru acele produse, în timp ce așteptați stocul pentru restul. Aceasta permite procesarea parțială a produselor, asigurând continuitatea activităților fără întârzieri inutile.

Instrucțiunea "Semnătură Client" permite utilizatorului să preia semnătura olografă a clientului. Aceasta este cel mai des utilizată în etapele de tip „Livrare” sau „Montaj”. În etapa în care această instrucțiune este introdusă, se va crea un spațiu unde clientul poate semna olograf. Semnătura astfel capturată va fi vizibilă în istoricul comenzii. În viitor, se are în vedere integrarea acestei semnături pe anumite documente interne, pentru o evidență și o validare mai clare ale procesului de livrare sau montaj.

Instrucțiunea "Adaugă Fișier" permite utilizatorilor să încarce fișiere relevante pentru o comandă sau etapă specifică. Aceasta este utilă pentru a atașa documente, imagini, specificații tehnice sau orice alte fișiere necesare comandă. Fișierele încărcate vor fi vizibile în istoricul comenzii, asigurând o gestionare centralizată și acces facil la toate informațiile relevante.

Instrucțiunea "Trimite E-mail" permite operatorului să trimită e-mailuri direct din Fluxul de Lucru. Aceasta este utilă pentru a comunica rapid și eficient cu clienții, fără a părăsi platforma. Șabloanele pentru e-mailuri pot fi adăugate și personalizate din meniul Setări, pagina Șabloane, tabul Email. Această instrucțiune are un tutorial dedicat care oferă detalii suplimentare despre utilizarea sa.