Versiunea 4.3.3.99

editează

NOU: Funcționalitatea Formulare

În gestionarea relațiilor cu clienții și a comenzilor, companiile se confruntă adesea cu provocări legate de colectarea și standardizarea informațiilor primite de la clienți. De multe ori, comenzile sau cererile ajung cu detalii insuficiente, ceea ce necesită comunicări suplimentare și întârzie procesul. În plus, personalul trebuie să introducă manual datele primite din diverse surse, ceea ce consumă timp și crește riscul de erori.

Platforma iFlows vine în întâmpinarea acestor nevoi prin Funcționalitatea Formulare. Aceasta permite crearea de formulare personalizate, asigurând că toate informațiile necesare sunt colectate într-un format uniform. Mai mult, datele colectate sunt integrate direct în platformă, reducând necesitatea introducerii manuale.

Formularele iFlows pot fi utilizate pentru diverse scopuri, precum: Preluarea Comenzilor, Cererilor de ofertă, Solicitări de Suport,Chestionare de satisfacție,  Înregistrarea pentru Webinarii,  sau altele.

Procesul este simplu: creezi un formular personalizat în iFlows, trimiți formularul clienților printr-un link sau îl integrezi în site-ul tău web, clientul completează formularul online, iar datele sunt preluate automat în platforma iFlows, generând o oportunitate nouă în sistem

Cum vede un client formularul?

Formularul creat în iFlows poate fi accesat de către client în două moduri:

1. Pe baza unui link unic, trimis direct prin email, mesaj sau alt canal de comunicare.
2. Integrat pe website-ul tău, utilizând codul de încorporare.

Cum arată experiența clientului?

Luăm ca exemplu un chestionar pentru domeniul de comerț mobilier:

Clientul începe prin completarea informațiilor generale despre companie. Dacă este persoană juridică, acesta își poate introduce datele rapid folosind funcția de import automat pe baza CUI-ului.

Dacă ai activat opțiunea de încărcare documente, clientul poate atașa fișiere precum schițe, specificații tehnice sau alte documente relevante pentru cererea sa.

Secțiunea Informații Client

Această secțiune este destinată pentru colectarea detaliilor specifice. În cazul producției de mobilier, clientul poate răspunde la întrebări precum:

• Stilul preferat: Ex.: Clasic, Modern, Rustic.
• Tipuri de finisaje dorite: Ex.: Lucios, Mat, Satinat.
• Materialele preferate: Ex.: Lemn masiv, MDF, Pal.
• Necesitatea de montaj: Ex.: Da/Nu.
• Preferințe cromatice pentru materiale: Ex.: Nuanțe naturale, culori vibrante.
• Mesaj personalizat gravat sau imprimat pe mobilier

Toate câmpurile sunt configurate în funcție de cerințele tale, iar clientul le completează rapid, fie selectând opțiuni predefinite, fie introducând răspunsuri deschise.

Secțiunea Produse

Această secțiune permite clientului să-și exprime clar interesul pentru anumite produse. În cazul producției de mobilier:

• Alege Produs: Clientul selectează dintr-o listă predefinită produse precum mese, scaune, dulapuri.
• Descriere: Clientul poate adăuga specificații suplimentare pentru fiecare produs, cum ar fi dimensiuni, culori sau alte caracteristici tehnice.
• Bucăți: Clientul specifică numărul de bucăți necesare pentru fiecare produs.

Ce se întâmplă după completarea formularului?

1. Datele sunt integrate în platforma iFlows:
   Toate informațiile introduse sunt preluate automat și centralizate în sistem. Dacă este activată secțiunea Oportunitate, se generează direct o oportunitate în secțiunea Vânzări → Oportunități.
2. Eficiență și claritate:
   Acest proces reduce comunicările suplimentare și elimină riscul de erori. Echipa ta are acces imediat la toate detaliile necesare, optimizând timpul de răspuns și pregătirea ofertelor.

Ghid  de configurare Pas cu Pas

Pasul 1: Crearea unui Șablon Nou

1. Navigare la Secțiunea Formulare:
   • Accesează secțiunea Marketing → Formulare.
2. Adăugarea unui Nou Șablon:
   • Apasă pe butonul + Șablon de Formular Nou situat în partea dreaptă a paginii.
3. Completarea Informațiilor de Bază:
   • Nume: Introdu numele afișat intern pentru identificarea formularului.
   • Alias: Completează aliasul care va fi utilizat ca titlu în cadrul formularului. Dacă nu este completat, titlul va fi preluat din câmpul Nume.
   • Notificare: Introdu angajații care vor primi notificări atunci când cineva completează formularul.
4. Activarea Formularului:
   • Bifează opțiunea Activ pentru a face formularul disponibil pentru clienți.

Pasul 2: Personalizarea Formularului

Formularul creat este structurat în trei categorii principale: Client, Informații Client și Oportunitate.

Categoria 1: Client

1. Opțiunea Încărcare Documente oferă clientului posibilitatea de a atașa documente direct în formular. Dacă această opțiune este activată, documentele încărcate vor fi stocate automat în platformă, în secțiunea: Clienți → Detalii Client → Documente → Alte Documente.

1. Colectarea Informațiilor de Bază:
   • Adaugă câmpuri pentru informațiile esențiale despre client

Notă: După completarea formularului de către client, dacă datele acestuia nu se regăsesc deja în platformă, sistemul va crea automat un nou client și îi va atribui statusul Prospect.

Configurarea Câmpurilor în Formular:

1. • Denumește coloanele așa cum dorești să apară în formular (exemplu: "Denumire Companie").
   • Asociază fiecare coloană cu câmpul corespunzător din platformă (exemplu: "Denumire Companie" → Nume).
   • Bifează câmpurile care trebuie să fie obligatorii. Atenție: Câmpul Nume trebuie să fie obligatoriu pentru integrarea corectă în baza de date.

Notă: La completarea acestei secțiuni, similar cu procesul de adăugare a unui client în iflows, clientul dumneavoastră are posibilitatea de a importa automat datele sale. Acest lucru se realizează prin simpla introducere a CIF-ului și utilizarea butonului Import .

Categoria 2: Informații Client

Această secțiune îți permite să adaugi linii personalizate pentru colectarea de informații relevante despre clienți. Aici ai flexibilitatea de a defini atât întrebări (ex.: „Cât de mulțumit sunteți de serviciile noastre?”), cât și informații statice sau detalii specifice (ex.: „Mărimea companiei” sau „Data limită de livrare”).

 

1. Adaugă o Linie Nouă

• Apasă pe butonul „+ Adaugă Linie” pentru a crea un nou rând.
• În câmpul Nume, introdu textul care descrie informația pe care vrei să o colectezi.

2. Selectează sau Creează un Câmp

• Dacă există deja un câmp potrivit pentru linia pe care o adaugi, selectează-l din lista derulantă Camp.
• Dacă nu există un câmp adecvat, creează unul nou folosind butonul + Adaugă Camp. În acest caz:
  • Asociază un Nume descriptiv câmpului pentru identificare ulterioară.

1. • Specifică Tipul de Câmp . Text: Pentru răspunsuri deschise. Număr: Pentru valori numerice. Select: Pentru selecții predefinite (exemplu: Foarte Mulțumit, Mulțumit, Nemulțumit). Dată: Pentru selectarea unei date specifice.

Notă: Dacă alegi opțiunea Select, vei avea posibilitatea de a introduce mai multe variante predefinite. Introdu fiecare opțiune dorită în coloana Valoare . Aceste variante vor fi afișate ulterior utilizatorului final sub forma unui meniu derulant din care să aleagă.

1. Configurarea Opțiunilor Suplimentare:
   • Valoare Implicită: Precompletați răspunsul dacă doriți să fie mai intuitiv.
   • Marchează câmpurile ca Obligatorii sau Opționale.

Categoria 3: Oportunitate

Această secțiune îți permite să transformi informațiile colectate prin formular într-o oportunitate de vânzare, care va fi importată direct în platformă în secțiunea Vânzări → Oportunități. Așadar, veți folosi această opțiune dacă formularul are ca scop identificarea produselor sau serviciilor de care potențialul client este interesat.

1. Completează următoarele:
   • • Fluxul de lucru: Alege fluxul asociat oportunității.
     • Valabilitate: Stabilește perioada de valabilitate a oportunității.
2. Adăugarea Produselor în Formular:
   • În coloana Nume, introdu numele produsului așa cum dorești să apară în formular.
   • În coloana Produs, asociază din catalogul de produse din iFlows.

Notă: Cel care completează formularul va avea, pentru fiecare linie de produs, un câmp denumit Descriere, unde poate introduce specificații suplimentare (ex.: dimensiuni, caracteristici tehnice). De asemenea, va avea și un câmp pentru a specifica numărul de bucăți dorite pentru fiecare produs. Aceste informații vor fi vizibile în platformă, astfel încât persoana care procesează oportunitatea să poată ține cont de ele atunci când creează oferta.

Pasul următor: Distribuirea Formularului

1. Generarea Linkului Formularului:
   • În pagina Marketing → Formulare,  apasă pe butonul Copiază Link din dreptul formularului vizat.
2. Trimiterea Formularului către Clienți:
   • Introdu linkul generat într-o conversație, email sau alt canal de comunicare.

Opțiunea de Integrarea a Formularului în WebSite:

1. Obținerea Codului de Încorporare:
   • Apasă pe butonul Vezi a formularului creat.
   • În partea de sus a paginii, vei găsi un cod de încorporare.
2. Inserarea Codului în Site-ul Web:
   • Copiază codul și inserează-l în pagina dorită a site-ului tău web.
3. Completarea Formularului de Către Clienți:
   • Odată introdus codul în site, formularul va fi vizibil și completabil direct pe site.
   • Toate informațiile completate de clienți vor fi preluate automat în platforma iFlows, generând o oportunitate nouă.

Vizualizarea Completărilor

1. Accesarea Datelor Completate:
   • Apasă pe butonul Vezi Date din pagina Marketing → Formulare.
2. Vizualizarea Informațiilor:
   • Se va deschide o pagină care afișează:
     • Documentele încărcate de client.
     • Oportunitățile create.
     • Detaliile informațiilor introduse în categoriile Informații Client și Produse.
3. Vizualizarea Detaliilor Adiționale:
   • Utilizează butonul Expand pentru a vedea informațiile detaliate din categoriile respective.

Această funcționalitate îți permite să accesezi și să analizezi toate completările unui formular centralizate în platformă. Dacă secțiunea Oportunitate a fost activată, formularele completate vor apărea și în secțiunea Vânzări → Oportunități.

 

 

Optimizare: Selecția Fluxului de Lucru pentru Oportunități și Oferte

 

 

Până acum, oportunitățile și ofertele erau gestionate fără a fi asignate unui flux de lucru. Ce aduce nou această funcționalitate?

1. Organizare pe fluxuri distincte: Acum poți asigna Oportunități și Oferte pe fluxuri diferite, adaptate la multiplele axe de business pe care le gestionezi. Fiecare flux reflectă o direcție specifică a afacerii tale.
2. Preluare automată între faze: Dacă o Oportunitate generează o Ofertă sau o Comandă, fluxul stabilit se transferă automat, dar poate fi ajustat ulterior.

 

 

Optimizare: Generarea Documentelor din Secțiunea Produse

 

 

• Selecție multiplă: Acum poți selecta mai multe produse simultan pentru a crea documente.
• Buton dedicat: În bara de acțiuni a fost adăugat butonul Generează Document.

Pași pentru utilizare:

1. Selectează produsele dorite.
2. Apasă pe butonul Generează Document.
3. Alege tipul de document: Factură Proformă, Oportunitate, Ofertă sau Comandă.

 

 

Optimizare: Schimbarea Valutei la Exportul Comenzilor în PDF

 

 

• Export în altă monedă: Poți selecta afișarea valorii comenzii în EUR sau USD exclusiv pentru PDF-ul generat, fără a modifica moneda implicită a comenzii în sistem.
• Personalizare rapidă: Conversia este aplicată doar documentului PDF, păstrând consistența datelor în sistem.

Cum funcționează?

1. Activează opțiunea Exportă în altă monedă din setările PDF.
2. Selectează moneda dorită (EUR sau USD).
3. Generează documentul PDF personalizat.

 

 

NOU: Rapoarte – Flux de Sarcini

 

 

Noua funcționalitate extinde posibilitățile de analiză în secțiunea Rapoarte -> Angajați, incluzând acum rapoarte detaliate pentru Fluxul de Sarcini.

• Opțiune nouă în Tip Flux: Poți selecta între Flux de Lucru sau Flux de Sarcini, oferind flexibilitate în filtrarea rapoartelor.
• Date combinate: Dacă nu selectezi un tip specific de flux, rapoartele includ informații din ambele fluxuri.

Cum funcționează?

1. Accesează Rapoarte -> Angajați.
2. Selectează perioada dorită.
3. În câmpul Tip Flux, alege Flux de Sarcini pentru un raport specific sau lasă câmpul nespecificat pentru date combinate.
4. Apasă Caută pentru a genera raportul.

 

 

NOU: Instrucțiunea Predefinită: Cantitate Realizată

 

 

Instrucțiunea Cantitate Realizată permite raportarea progresului realizat pentru produse sau echipamente în cadrul unei comenzi. Aceasta înlocuiește instruțiunea „Cantitate Procesată” și facilitează monitorizarea intermediară a cantităților realizate comparativ cu cele planificate.

Funcționalitate și utilizare

Această instruțiune poate fi utilizată atunci când sunt necesare raportări intermediare, iar cantitatea introdusă nu poate depăși cantitatea totală specificată în comandă. De exemplu, dacă într-o comandă sunt estimate 300 de unități, iar până acum s-au realizat 150, se poate înregistra această valoare pentru o mai bună evidență.

Implementarea instruțiunii Cantitate Realizată permite operatorilor să raporteze progresul pentru fiecare produs sau echipament dintr-o comandă. Dacă în comandă există mai multe produse, cantitatea realizată poate fi înregistrată individual pentru fiecare dintre acestea. În cazul echipamentelor, raportarea este simplificată, ambele valori fiind introduse pe aceeași linie, pentru o gestionare mai eficientă.

Pentru a asigura acuratețea datelor, sistemul verifică automat cantitatea introdusă, astfel încât aceasta să nu depășească valoarea totală specificată în comandă, nici la nivel individual, nici cumulat. În cazul în care există raportări multiple, sistemul afișează atât cantitățile introduse anterior, cât și totalul realizat până în acel moment. De exemplu, în interfață poate apărea afișarea: Cantitate Realizată: 10 buc | Total Realizat: 60 buc, oferind astfel o perspectivă clară asupra progresului.

Pentru o vizualizare mai clară și o gestionare centralizată, cantitățile realizate pot fi afișate în detaliile comenzii. În zona Opțiuni Export PDF din cadrul comenzilor, utilizatorii vor găsi o nouă opțiune, Afișează Cantitate Realizată, care permite evidențierea acestor valori în detalii. Activarea opțiunii oferă și posibilitatea exportării raportului pentru o documentare completă și precisă.

 

 

Optimizare: Buton Taxare Inversă

 

 

• Activare opțiune: În cadrul facturii cu TVA 0, activează comutatorul pentru Taxare Inversă dacă se aplică acest regim.
• Mentiune automată: Pe factura generată va apărea mențiunea Taxare Inversă TVA 0%, lângă coloana TVA.

 

 

Optimizare: Rapoarte Achiziții: Filtrare Avansată și Structură Îmbunătățită

 

 

Secțiunea Rapoarte -> Stocuri a fost redenumită în Rapoarte -> Achiziții pentru a reflecta mai bine conținutul și scopul acesteia. De asemenea, au fost introduse noi metode de filtrare care permit o selecție mai precisă a datelor afișate, oferind utilizatorilor o perspectivă mai detaliată și adaptată nevoilor lor.
Structura tabelului implicit a fost ajustată pentru a include câmpuri esențiale precum Tip Achiziție, Data, Tip Document, Serie/Număr Document, Furnizor și Valoare fără TVA. În plus, în cazul în care la câmpul de filtrare Tip Achiziție este selectat filtrul Stoc, va deveni disponibilă o nouă opțiune de filtrare suplimentară pentru Produs, care permite o analiză mai detaliată a datelor relevante.