Trimiterea, Recepționarea și Monitorizarea Facturilor în SPV

editează

Vom explora cum puteți gestiona rapid facturile în Spațiul Privat Virtual (SPV). Vom acoperi pașii pentru a trimite facturile emise, a le monitoriza și a administra facturile primite de la furnizori.

Trimiterea facturilor emise în SPV

1. Accesarea opțiunii de trimitere în SPV:
   • Navigați la secțiunea Vânzări - Facturi.
   • În coloana Acțiuni din dreptul fiecărei facturi emise, apăsați pe butonul Integrări. Veți vedea două opțiuni: e-Factura și e-Transport. Alegeți e-Factura pentru a trimite factura în SPV. Trimiterea se realizează instant.
2. Monitorizarea statusului de încărcare:
   • Dacă aveți activată coloana e-Factura, statusul încărcării în SPV va fi afișat automat, și poate avea una dintre cele trei simboluri:
     • Simbolul X – factura nu a fost trimisă.
     • Simbolul triunghi de avertizare – s-a încercat trimiterea, dar există o eroare. Puteți plasa cursorul deasupra simbolului pentru a vizualiza detaliile erorii și a o corecta.
     • Simbolul bifa verde – factura a fost trimisă cu succes în SPV.
3. Trimiterea din fereastra de vizualizare:
   • Pentru o altă metodă de trimitere, selectați factura dorită și accesați butonul Vizualizare.
   • În partea de jos a ferestrei deschise, apăsați pe Acțiuni și selectați Trimite e-factura pentru a realiza trimiterea.
4. Confirmarea încărcării:
   • După trimiterea cu succes a unei facturi, un rând nou, cu textul Creată e-factura și simbolul bifa verde, va apărea în partea de sus a facturii. Apăsând pe bifa verde, puteți descărca o confirmare de încărcare în SPV.
5. Gestionarea facturilor transmise:
   • În pagina principală Facturi, găsiți tabul e-Factura, unde sunt listate toate facturile trimise în SPV, conforme cu șablonul e-Factura. De aici, facturile pot fi descărcate fie în format PDF, fie în format XML (ZIP).
6. Actualizarea automată:
   • Pagina Facturi are un buton Actualizează în partea dreaptă sus, care permite actualizarea manuală a statusului. Platforma iFlows se actualizează automat o dată pe oră pentru a include facturi noi.

Gestionarea facturilor primite de la furnizori

1. Vizualizarea și procesarea facturilor de intrare:
   • În secțiunea Financiar – Achiziții găsiți toate facturile de intrare încărcate în platforma iFlows. Accesați tabul e-Factura pentru a vizualiza facturile primite în SPV.
2. Generarea unei achiziții din factura de intrare:
   • În coloana Acțiuni a fiecărei facturi de intrare, apăsați butonul portocaliu Generează achiziție. Aceasta va crea rapid o înregistrare de achiziție în iFlows, completând automat majoritatea câmpurilor necesare.
3. Modificarea statusului după achiziție:
   • După generarea achiziției, statusul facturii se va modifica din Nouă în Achiziție, indicând că factura a fost deja procesată în sistem.
4. Gestionarea disputelor și alte acțiuni:
   • În coloana Acțiuni este disponibil un buton Trimite mesaj, utilizat pentru a comunica eventualele dispute în legătură cu factura, precum nerecunoașterea acesteia. Introduceți mesajul și acesta va fi transmis către SPV.
   • Facturile primite pot fi, de asemenea, descărcate în format PDF sau ZIP.