1. Prezentare generală

Calendarul este noul spațiu unificat în care vedeți, într-un singur loc, tot ce este programat în activitatea dumneavoastră: programările din comenzi, concediile colegilor, livrările planificate, evenimentele personale și memento-urile. Pe lângă vizualizare, calendarul permite crearea de evenimente și memento-uri proprii, partajarea calendarului cu colegii, abonarea din aplicații externe de calendar (prin link de abonament sau fișier ICS) și sincronizarea bidirecțională cu Google Calendar. Tot aici ajung și memento-urile pe care le setați în alte module — de exemplu revenirea la o ofertă sau la o oportunitate — astfel încât vedeți dintr-o privire ce reveniri aveți de făcut mâine sau săptămâna viitoare, fără să căutați prin fiecare modul în parte.

Funcția este utilă tuturor angajaților: echipele de vânzări își urmăresc programările și evenimentele cu clienții, echipele de producție văd livrările planificate, iar managerii au imaginea de ansamblu a echipei — în limita accesului pe care fiecare coleg îl acordă asupra propriului calendar.

Se accesează din pictograma de calendar aflată în bara de sus a aplicației, lângă notificări. Pictograma apare doar pentru utilizatorii care au permisiunea dedicată și doar dacă modulul Calendar este activat pe platforma dumneavoastră. Fiecare companie are propria platformă iFlows, iar funcțiile noi se activează pe platforme în funcție de pachetul de licență și de etapa de lansare — de aceea Calendarul poate fi deja disponibil la o companie și încă indisponibil la alta. Activarea se face de către echipa iFlows, la cerere.

2. Pagina principală și vizualizările

Calendarul în vizualizarea Lună, cu bara laterală.

Deasupra calendarului se află navigarea (săgeți înainte/înapoi și butonul Azi), titlul perioadei afișate și butoanele de vizualizare: An, Lună, Săptămână, Zi și Agenda. Vizualizarea, filtrele și perioada aleasă se rețin automat și se regăsesc la următoarea deschidere a calendarului.

• Lună — vizualizarea implicită. O zi aglomerată afișează maximum 5 elemente, apoi un rând „+N mai multe” care se poate extinde și restrânge direct în celula zilei.
• Săptămână / Zi — grilă orară concentrată pe intervalul 06:00–19:00. Orele din afara programului sunt restrânse și pot fi afișate din benzile „Extinde 00:00 - 06:00” și „Extinde 19:00 - 24:00”.
• Agenda — listă cronologică a evenimentelor din următoarele 30 de zile, cu navigare înainte și înapoi în pași de 30 de zile. Când nu există nimic programat, se afișează mesajul „Niciun eveniment în următoarele 30 de zile.”.
• An — vedere anuală de ansamblu, utilă pentru orientare rapidă între luni.

Vizualizarea Săptămână (stânga) și vizualizarea Agenda (dreapta).

Trecerea cu mouse-ul peste un element afișează un tooltip cu detaliile principale, iar click-ul deschide fereastra de detalii. Selectarea unui interval liber direct în calendar (click sau click și tragere) deschide fereastra de adăugare cu data și ora precompletate. Evenimentele care se întind pe mai multe zile apar în fiecare zi acoperită. Elementele nu se pot muta prin tragere directă în calendar: schimbarea datei se face din fereastra de detalii, cu butonul Modifică.

Tooltipul afișat la trecerea cu mouse-ul peste un element.

3. Bara laterală

În partea dreaptă a paginii se află panoul de control al calendarului:

• Utilizatorul curent — numele dumneavoastră, marcat „(Tu)”, cu culoarea personală folosită pentru elementele proprii din calendar. Alături se află butonul rotund de acces la setările calendarului.
• Căutare — filtrează elementele afișate după text, căutând în titlu și în descriere. Căutarea se aplică doar perioadei afișate pe ecran, așa că, dacă rezultatul se află în altă lună, treceți întâi la perioada respectivă.
• + Adaugă — deschide fereastra de creare a unui eveniment sau memento.
• Navigare rapidă — un mini-calendar lunar din care săriți direct la orice dată.
• Tipuri evenimente — comutatoare de afișare pe două grupe: Individual (Programări, Evenimente — cu filtre suplimentare pe etichetele proprii — și Memento) și Companie (Concedii și Livrări). Debifarea unui tip îl ascunde din calendar.
• Alte persoane — lista colegilor ale căror calendare le puteți vedea, fiecare cu culoarea lui. Bifați persoanele dorite pentru a le suprapune programările și evenimentele peste calendarul propriu; bifa din capul secțiunii selectează toți colegii afișați. Un coleg apare în listă doar dacă are calendarul public sau v-a acordat acces din setările lui; altfel se afișează „Niciun angajat disponibil.”.

4. Ce se afișează în calendar

Calendarul reunește automat elemente din mai multe module, fără nicio configurare suplimentară:

• Programări — programările din comenzi (modulul Flux de Lucru) în care sunt implicați angajații selectați. Fereastra de detalii include comanda și clientul, cu link direct către comandă.
• Evenimente — evenimentele individuale create în calendar de dumneavoastră sau de colegii care v-au dat acces; participarea la un eveniment îl aduce automat în calendarul dumneavoastră.
• Memento — memento-urile proprii create în calendar, plus memento-urile setate în alte module (note de client sau furnizor, comentarii la comenzi, oferte sau oportunități, programări, sarcini, revizii de service și de echipamente). Cele din alte module au în detalii un link de tip „Deschide Comanda”, „Deschide Service” etc. către înregistrarea-sursă. Practic, dacă la o ofertă ați setat un memento de revenire peste o săptămână, acesta apare în calendar la data respectivă: deschideți ziua de mâine și vedeți toate revenirile programate, cu link direct către ofertă, comandă sau client.
• Concedii — concediile angajaților, afișate pe toată ziua, în culoarea neutră a elementelor de companie. Spre deosebire de programări și evenimente, concediile nu depind de persoanele bifate în secțiunea Alte persoane: se afișează concediile tuturor angajaților companiei.
• Livrări — comenzile cu dată de livrare din fluxurile de lucru la care aveți acces, cu ora livrării și statusul comenzii afișat colorat pe card; detaliile includ link către comandă și client.

Elementele individuale preiau culoarea persoanei de care aparțin, astfel încât, atunci când suprapuneți mai mulți colegi, fiecare se distinge prin culoarea proprie. Elementele de companie (concedii, livrări) au un stil neutru, gri.

5. Adăugarea unui eveniment

Apăsați + Adaugă din bara laterală (sau selectați un interval liber în calendar). Se deschide fereastra „Ce vrei să adaugi?”, cu două opțiuni: Eveniment (vizită, training, alt eveniment) și Memento (plată, deadline, factură etc.).

Fereastra de alegere a tipului.

Alegeți Eveniment pentru a deschide formularul „Eveniment individual”:

• Titlu — denumirea evenimentului. Câmp obligatoriu.
• Etichete — una sau mai multe etichete personale, pentru organizare și filtrare. O etichetă nouă se poate crea direct din listă, fără a părăsi formularul.
• Data — intervalul de început și sfârșit (dată și oră), precompletat cu ora curentă sau cu intervalul selectat în calendar. Câmp obligatoriu; sfârșitul trebuie să fie după început.
• Descriere — text liber, afișat în detaliile evenimentului.

Linkul Mai multe opțiuni extinde formularul cu câmpurile suplimentare:

Formularul de eveniment, cu opțiunile suplimentare afișate.

• Toată ziua — comutator; evenimentul acoperă întreaga zi, fără ore.
• Locație — locul de desfășurare, afișat în detalii.
• Participanți — colegii invitați. Evenimentul apare automat și în calendarele lor, indiferent de setările de vizibilitate. Invitarea nu trimite email și nici notificare în platformă — evenimentul doar apare în calendarul lor; dacă aveți nevoie de o înștiințare la o anumită dată, folosiți un memento.
• Privat — comutator; când este activ, doar dumneavoastră și participanții puteți vedea evenimentul. Când nu este activ, vizibilitatea urmează setările generale ale calendarului dumneavoastră.
• Client — asociază evenimentul cu un client din platformă; în detalii apare numele clientului cu link către fișa lui.
• Frecvență — Fără Recurență (implicit), Zilnic, Săptămânal, Lunar, Trimestrial, Semestrial sau Anual. La alegerea unei frecvențe apar câmpurile Următorul eveniment (data următoarei apariții; completată automat, ajustabilă) și Data oprire recurență (opțional, când se încheie seria).

Salvați cu Salvează; erorile de validare apar în partea de sus a ferestrei. Evenimentele recurente se afișează automat la fiecare apariție din serie, până la data de oprire. Modificarea unui eveniment recurent se aplică întregii serii: dacă doriți ca o singură apariție să fie diferită, ștergeți apariția respectivă (opțiunea Doar această apariție) și creați în locul ei un eveniment separat.

6. Adăugarea unui memento

Memento-ul este o notificare programată: la data și ora stabilite primiți un email și o notificare în platformă, iar până atunci memento-ul rămâne vizibil în calendar, ca să știți din timp ce urmează. Este util pentru reveniri la oferte și oportunități, termene de plată, expirări de contracte sau orice altceva nu trebuie uitat. Din fereastra „Ce vrei să adaugi?”, alegeți Memento și completați:

Formularul de memento.

• Titlu — denumirea memento-ului. Câmp obligatoriu.
• Data Notificare — data și ora la care se trimite notificarea. Câmp obligatoriu.
• Frecvență — intervalul la care se repetă notificarea: Fără Recurență, Zilnic, Săptămânal, Lunar, Trimestrial, Semestrial sau Anual, cu aceleași câmpuri Următorul memento și Data oprire recurență ca la evenimente.
• Descriere — text liber, inclus în detalii și în notificare.

Memento-urile create în calendar sunt personale — notificarea vine către dumneavoastră. Emailul conține titlul, descrierea și un link care deschide memento-ul direct în calendar. Un memento fără recurență, odată trimis, este marcat „Trimis” în detalii și nu mai poate fi modificat; memento-urile recurente se reprogramează automat pentru următoarea apariție, până la data de oprire. Notificarea prin email ajunge doar dacă aveți o adresă de email completată în fișa de angajat. Un memento recurent rămâne activ până la data de oprire, deci nu afișează starea „Trimis” decât după ultima apariție din serie.

7. Detalii, modificare și ștergere

Click pe orice element deschide fereastra de detalii, cu informațiile specifice tipului: organizator, dată, frecvență și următoarea apariție (la recurente), client, comandă, descriere, locație, participanți sau angajați implicați, respectiv statusul de trimitere la memento-uri. Descrierile lungi se pot extinde cu „Vezi mai mult”.

Fereastra de detalii a unei livrări, cu linkuri către comandă și client.

Butoanele Modifică și Șterge apar doar la elementele create de dumneavoastră direct în calendar: evenimentele individuale și memento-urile adăugate din butonul + Adaugă. Programările, concediile, livrările și memento-urile provenite din alte module (note de client sau furnizor, comentarii, programări, sarcini, revizii) nu se editează din calendar — ele se administrează în modulele lor, iar fereastra de detalii oferă linkul către sursă.

Important: La ștergerea unui element recurent, platforma întreabă: „Dorești să ștergi toate aparițiile sau doar apariția curentă?”, cu opțiunile Doar această apariție (elimină doar ziua respectivă din serie) și Toate aparițiile (șterge întreaga serie). Ștergerea unui element fără recurență cere o simplă confirmare. Modificarea unui element recurent nu oferă această alegere: schimbările se aplică întotdeauna întregii serii.

Confirmarea afișată la ștergerea unui element recurent.

8. Setările calendarului

Se deschid din butonul cu rotiță aflat în bara laterală a calendarului și sunt organizate pe două file: Generale și Etichete evenimente. Toate setările sunt personale — fiecare utilizator își configurează propriul calendar.

Setările calendarului, fila Generale.

Vizibilitate calendar

Controlează cine vă poate vedea evenimentele (titlu, oră, locație, client). Comutatorul Privat este activ implicit: doar colegii aleși în câmpul Colegi cu acces (afișat doar când Privat este activ) vă văd calendarul. Dezactivat, toți colegii din companie vă văd calendarul fără o cerere prealabilă. Această setare determină și în lista „Alte persoane” a colegilor cine vă poate suprapune calendarul.

Calendar extern (abonament ICS)

Permite afișarea calendarului iFlows în aplicații de calendar precum Outlook sau Apple Calendar, prin abonare la un link personal. Pentru Google Calendar nu folosiți abonamentul ICS, ci integrarea nativă descrisă mai jos, care sincronizează în ambele sensuri. Secțiunea Tipuri evenimente alege ce se publică în calendarul extern: Programări, Concedii, Evenimente, Memento (active implicit) și Livrări (dezactivat implicit). În zona Abonament aveți:

• Format link — https sau webcal, în funcție de aplicația în care faceți abonarea.
• Link abonament — linkul personal și secret al calendarului, cu butonul Copiază.
• Descarcă ICS — descarcă instantaneu calendarul ca fișier, pentru import manual.
• Regenerează link — generează un link nou și îl invalidează pe cel vechi — util dacă linkul a ajuns la persoane nedorite; abonările existente pe vechiul link nu vor mai funcționa. Regenerarea nu afectează conexiunea cu Google Calendar, care funcționează independent de linkul ICS.

Calendarul extern conține doar elementele proprii (programările și evenimentele dumneavoastră, concediile aprobate, memento-urile) și acoperă o fereastră de aproximativ 30 de zile în urmă și 90 de zile înainte, actualizată continuu de aplicația în care v-ați abonat. Orele sunt exportate în format UTC și convertite automat în fusul orar al aplicației în care v-ați abonat. Evenimentele și memento-urile recurente sunt exportate ca apariții individuale, câte una pentru fiecare dată din interval. Abonarea se face o singură dată, iar apoi calendarul se actualizează singur. Spre deosebire de integrarea Google, abonamentul ICS este doar de consultare: elementele apar în aplicația externă, dar nu pot fi modificate acolo.

• Outlook — copiați linkul în format https, apoi în Outlook alegeți Adăugare calendar, Abonare de pe web și lipiți linkul.
• Apple Calendar (iPhone, iPad, Mac) — folosiți formatul webcal: linkul se deschide direct în aplicația de calendar, care cere doar confirmarea abonării.
• Fără abonare — butonul Descarcă ICS salvează un fișier pe care îl puteți importa manual; acesta este însă o copie fixă, care nu se mai actualizează.

Google Calendar

Sincronizare bidirecțională cu calendarul Google personal. Apăsați Conectează Google Calendar și autorizați contul Google în fereastra care se deschide. După conectare, secțiunea afișează statusul conexiunii (inclusiv erorile și momentul ultimei sincronizări), contul conectat, câmpul Calendar Google — calendarul din contul Google în care se publică evenimentele iFlows (puteți crea un calendar dedicat direct în Google Calendar) — și comutatorul Sincronizare activă, care pornește sau suspendă sincronizarea fără a pierde conexiunea. Sunt disponibile și acțiunile Reconectează și Deconectează. Integrarea se activează la nivel de server: dacă nu este configurată, secțiunea afișează mesajul „Integrarea Google Calendar nu este configurată pe acest server”, iar butonul de conectare nu este disponibil.

Sincronizarea funcționează astfel: evenimentele și memento-urile din iFlows se transmit în Google, iar modificările făcute asupra lor în Google (inclusiv evenimentele noi create în Google) se întorc în iFlows. Programările, concediile și livrările doar se publică în Google, ca elemente de consultare — modificarea lor se face în continuare din iFlows. Tipurile de elemente publicate urmează aceleași comutatoare din secțiunea Calendar extern. Prima sincronizare poate dura câteva minute.

• Dacă același eveniment este modificat și în iFlows, și în Google, versiunea din Google are prioritate.
• Ștergerea în Google a unui eveniment sau memento sincronizat îl șterge și în iFlows, cât timp comutatorul Sincronizare activă este pornit. Programările, concediile și livrările șterse din Google reapar la următoarea sincronizare completă, pentru că ele se administrează exclusiv în iFlows.
• Evenimentele și memento-urile recurente se transmit ca serie, cu regula de recurență, nu ca apariții separate; aparițiile șterse individual sunt trimise ca excepții.
• Modificările făcute în iFlows ajung imediat în Google. În sens invers, Google anunță platforma la fiecare schimbare, iar o verificare de siguranță rulează periodic. Sincronizarea acoperă un interval de aproximativ 30 de zile în urmă și 90 de zile înainte.
• Comutatorul Sincronizare activă oprit suspendă schimbul de date, fără a șterge nimic. Deconectarea, în schimb, șterge din Google evenimentele publicate de iFlows (originalele rămân în iFlows) și elimină din iFlows evenimentele importate din Google (originalele rămân în Google).

Etichete evenimente

Fila gestionează etichetele personale folosite la evenimentele individuale: adăugare (câmp text și butonul Adaugă), redenumire și ștergere din tabel. Etichetele atribuite evenimentelor apar în bara laterală a calendarului, sub tipul Evenimente, ca filtre suplimentare. Ștergerea unei etichete nu șterge evenimentele: acestea rămân în calendar, dar fără eticheta respectivă, iar filtrul dispare din bara laterală.

Fila Etichete evenimente din setările calendarului.

9. Permisiuni și vizibilitate

Accesul la calendar (pagina, setările, evenimentele și memento-urile) este controlat de permisiunea Poate Accesa Calendar; utilizatorii cu drepturi de administrator o au implicit. Permisiunea se acordă pe nivel de acces (grup), din ecranul Angajați → Permisiuni, unde apare în categoria Altele, cu o singură bifă — Vede. În plus, modulul trebuie să fie activat pe platforma companiei: activarea se face de către echipa iFlows, în funcție de pachetul de licență și de etapa de lansare.

Permisiunea Calendar, în ecranul Angajați → Permisiuni, la categoria Altele.

Vizibilitatea între colegi respectă trei niveluri: calendarul propriu este mereu vizibil integral; calendarele colegilor se văd doar dacă sunt publice sau v-au acordat acces; evenimentele marcate Privat rămân vizibile exclusiv proprietarului și participanților, indiferent de restul setărilor.