Ce s-a schimbat față de varianta anterioară

Dacă ați folosit înainte funcția de export contabil, aceasta era descrisă ca un Centru Unic de Export Contabil și se găsea în meniul Integrări → Export Date Contabile, activat separat din Setări → Integrări. Începând cu această versiune, funcționalitatea a fost regândită, extinsă și mutată în meniul Financiar, sub numele Date Contabile.

Pe scurt, iată ce este diferit și de ce:

A fost mutată și redenumită. Fostul „Centru Unic de Export Contabil" din Integrări se numește acum Date Contabile și se accesează din Financiar → Date Contabile. Mutarea aduce funcția lângă restul instrumentelor financiar-contabile pe care le folosiți zilnic (Tranzacții, Achiziții, Angajați, Furnizori), într-un loc mai firesc pentru colegii din contabilitate.

Nu mai este doar despre export, ci și despre rapoarte. Vechea variantă genera în principal fișiere de export pentru contabilitate. Acum, pe lângă export, secțiunea include situații și rapoarte gata de folosit — balanțe de clienți, furnizori și stocuri, situația facturilor de avans, situația stornărilor — și instrumente de lucru care creează documente (deconturi de cheltuieli, ordine de deplasare, declarații Intrastat). Practic, modulul a evoluat de la un simplu centru de export la un panou complet de raportare contabilă.

Interfața a fost împărțită în două: Standard și Personalizat. Vechiul ecran unic — cu selecția perioadei, bifarea tipurilor de documente și previzualizarea în timp real, urmate de un export într-o arhivă .zip — nu a dispărut. El se regăsește acum în tab-ul Personalizat. În plus, a apărut tab-ul Standard (cel documentat aici), organizat sub formă de carduri, unde fiecare situație sau instrument are propria pagină dedicată, cu perioadă și export individual în Excel sau PDF. Astfel, cine vrea o singură situație o deschide direct din Standard, iar cine vrea un export complex, combinat, folosește tab-ul Personalizat.

Șabloanele de export sunt acum predefinite și vizibile per document. Înainte, șabloanele SAGA se instalau la activarea integrării și rămâneau „în spate". Acum, în tab-ul Personalizat, fiecare tip de document are lângă el o pictogramă de setări (⚙️) prin care alegeți șablonul dorit dintr-o listă care include șabloane predefinite (de exemplu cele pentru SAGA) alături de șabloanele proprii. Există și un buton Reinstalează șabloane Saga, cu care readuceți oricând setul standard de șabloane, fără a mai trece prin meniul de integrări.

Lista tipurilor de documente este mult mai detaliată. Față de categoriile generale de dinainte (facturi, clienți, produse, stocuri, furnizori, plăți/încasări), exportul personalizat acoperă acum și distincții fine precum Achiziții - Stoc vs. Achiziții - Cheltuieli, mișcările de stoc, toate tipurile de bonuri de gestiune (consum, producție, restituire, dezasamblare, transfer), precum și avize, chitanțe, încasări și plăți — pentru o predare mai completă către contabilitate.

Accesul este controlat pe drepturi. Ca și înainte, secțiunea este vizibilă doar utilizatorilor cu drept de acces la datele contabile; dacă nu o vedeți în meniu, solicitați dreptul administratorului.

1. Ce este și la ce folosește

Secțiunea Date Contabile, din meniul Financiar, adună la un loc situațiile contabile și instrumentele de care aveți nevoie pentru raportarea financiară și pentru predarea datelor către contabilitate. De aici scoateți rapid balanțe, situații pe clienți, furnizori și stocuri, liste de facturi și de mișcări, dar generați și documente precum deconturi, ordine de deplasare sau declarații Intrastat.

Este gândită pentru colegii din zona financiar-contabilă: în loc să centralizați manual documentele, alegeți perioada, generați situația dorită și o descărcați în Excel sau PDF, gata de folosit.

Secțiunea este vizibilă doar utilizatorilor care au dreptul de acces la datele contabile. Dacă nu vedeți opțiunea în meniu, înseamnă că nu aveți acest drept și îl puteți solicita administratorului.

2. Cum se accesează și cum este organizată

Din meniul principal, deschideți Financiar, apoi Date Contabile. Pagina are două secțiuni: Standard — cardurile de mai jos, fiecare deschizând propria pagină — și Personalizat. Documentația de față acoperă secțiunea Standard.

Secțiunea Standard, cu paginile disponibile.

Fiecare card are un buton Deschide care vă duce în pagina respectivă. Din interiorul oricărei pagini, săgeata Înapoi din colțul din stânga sus vă readuce la această listă.

3. Paginile din secțiunea Standard

Mai jos, pe scurt, ce face fiecare pagină. Fiecare are un document dedicat, cu procedura pas cu pas și imagini.

Situații și rapoarte

Se filtrează pe o perioadă și se descarcă în Excel sau PDF:

• Achiziții — situația achizițiilor unei luni, cu valori fără TVA, TVA și total, plus totaluri pe monedă.
• Balanță Clienți — soldurile și rulajele pe fiecare client, la sfârșitul lunii alese — cât aveți de încasat.
• Balanță Furnizori — aceleași informații, pentru furnizori — cât mai aveți de plătit fiecăruia.
• Balanță Stocuri — stocurile și valorile pe gestiuni și produse, cu intrări, ieșiri și stoc final.
• Export Mișcări de Stoc — toate mișcările de stoc dintr-o perioadă, cu documentul care le-a generat.
• Facturi Emise — facturile emise către clienți într-o lună, cu TVA și totaluri.
• Situația Facturilor de Avans — avansurile emise și stadiul regularizării lor (achitat, regularizat, sold rămas).
• Situația Stornărilor — stornările efectuate într-o lună, pe produse și gestiuni.

Instrumente de lucru

Permit crearea și generarea de documente:

• Deconturi Cheltuieli — creați și generați deconturile de cheltuieli ale angajaților, în format PDF.
• Ordin deplasare și parcurs — generați ordine de deplasare și, opțional, foi de parcurs auto cu opriri și kilometri.
• Declarație Intrastat — generați și validați declarațiile Intrastat pentru tranzacțiile intra-UE, apoi le exportați.

4. Cum lucrați, în general

Câteva lucruri comune, ca să știți la ce să vă așteptați în oricare pagină:

• Perioada — aproape toate paginile se filtrează pe Lună și An; alegeți perioada înainte de a genera sau de a exporta.
• Export — situațiile se descarcă în Excel sau PDF; instrumentele generează și documente PDF individuale sau arhive.
• Actualizare și arhivă — la balanțe, valorile provin dintr-o arhivă lunară; pentru soldurile la zi apăsați Actualizează, iar recalcularea se face în fundal, cu notificare la final.
• Monedă — acolo unde există filtru de monedă, acesta nu face conversie valutară — balanța se ține separat pe fiecare monedă.

Pentru pașii detaliați, câmpurile și particularitățile fiecărei pagini, consultați documentul dedicat modulului respectiv.