1. Ce este și la ce ajută

Funcția Raport și Comandă tip Service permite gestionarea completă a intervențiilor de service asupra echipamentelor clienților, direct din iFlows. Reunește într-un singur flux:

• crearea comenzii — un tip nou de comandă (Comandă Service) legat de un echipament specific al clientului;
• documentarea intervenției — completarea câmpurilor tehnice (defect reclamat, defect constatat, operațiuni efectuate, piese înlocuite etc.) într-o etapă dedicată din flux;
• generarea raportului — un document profesional creat automat la finalizare cu detaliile intervenției;
• transmiterea către client — trimiterea raportului prin e-mail folosind un șablon predefinit, direct din interfață.

Toate informațiile se sincronizează automat cu fișa echipamentului din modulul Service, astfel încât istoricul intervențiilor pe fiecare echipament rămâne complet și ușor de consultat.

Pe scurt, de la primirea solicitării până la trimiterea raportului, etapele sunt:

1. Se creează o Comandă Service și se asociază echipamentul clientului.
2. Comanda parcurge fluxul de lucru standard. La etapa configurată, tehnicianul completează instrucțiunea Raport Service (tipul intervenției, defecte, operațiuni, piese etc.).
3. La finalizare, se generează automat Raportul de Intervenție, disponibil atât în comandă cât și pe fișa echipamentului.
4. Raportul se trimite clientului prin e-mail cu șablonul Raport Service, direct din lista de intervenții.

Înainte de a folosi prima dată funcția, sunt necesare câteva configurări inițiale (one-time). Sunt detaliate în secțiunea următoare.

Aceste setări se fac o singură dată, înainte ca echipa să folosească funcția. Sunt trei configurări distincte: șablonul de e-mail, instrucțiunea Raport Service în flux și câmpurile personalizate ale raportului.

3.1. Adăugarea instrucțiunii Raport Service în flux

Instrucțiunea Raport Service este componenta din flux care colectează informațiile intervenției. Se trage dintre Instrucțiunile Predefinite în etapa potrivită a fluxului de lucru (de regulă o etapă de tip Instalare / Interevenție / Proces verbal).

Pași:

1. Mergi la Setări → Fluxuri și deschide fluxul în care vrei să adaugi raportul.
2. Identifică etapa potrivită din flux.
3. Din panoul Instrucțiuni Predefinite (lateral dreapta), trage instrucțiunea Raport Service în etapa dorită.
4. Apasă pe pictograma de configurare (rotiță) de pe instrucțiune pentru a-i seta câmpurile.

Tragerea instrucțiunii Raport Service într-o etapă din flux.

3.2. Configurarea câmpurilor raportului

După adăugarea instrucțiunii în flux, se configurează tipurile de intervenție acceptate, componentele opționale și câmpurile personalizate care vor fi completate la execuție.

Tipuri de intervenție

Se pot activa una sau mai multe dintre cele patru categorii:

• Mentenanță
• Intervenție
• Intervenție în Garanție
• Instalare

Componente opționale

Fiecare instrucțiune poate include sau exclude:

• Afișează tehnicieni asociați — listează tehnicienii implicați în raport;
• Timp de lucru — durata intervenției;
• Adaugă fișier — atașamente (poze, documente);
• Semnătura Client — semnătură digitală pe ecran;
• Intervenție viitoare recomandată — planificare automată a unei intervenții ulterioare;
• Include comanda în raport — afișează produsele comenzii (cu opțiune separată pentru valoare).

Fereastra de configurare a câmpurilor (opțiuni default).

Câmpuri personalizate

Din butonul Adauga Camp Nou se pot defini câmpuri suplimentare specifice activității firmei. Pentru fiecare câmp se setează:

• Denumirea câmpului (ex: Defect Reclamat, Operațiuni efectuate, Piese / consumabile înlocuite);
• Tipul intervenției pentru care se afișează câmpul — un câmp poate fi vizibil doar la unele tipuri (ex: Alimentare electrică corespunzătoare apare doar la Instalare).

La execuție, dacă tehnicianul schimbă tipul intervenției, câmpurile care nu se aplică tipului ales dispar automat din formular, fără a pierde valorile deja introduse.

Câmpuri personalizate adăugate, cu filtrare după tipul intervenției.

3.3. Configurarea șablonului de e-mail Raport Service

Șablonul de e-mail Raport Service este folosit la trimiterea raportului către client. Se configurează din zona Sabloane E-mail, pe secțiunea Raport Service.

Câmpuri obligatorii:

• Subiect — poate include variabile (ex: {{service_name}} adică aliasul echipamentului);
• Nume Expeditor și E-mail Expeditor — de regulă variabile de companie ({{company_name}}, {{company_email}});
• Bcc — adresele care primesc copie ascunsă (poate fi adresa internă a echipei);
• Mesaj — corpul e-mail-ului, cu variabile precum {{service_name}}, {{informatii}}, {{company_name}}.

Recomandări:

• Activează Text editabil la expediere — permite ajustări rapide ale mesajului în momentul trimiterii.

Configurarea șablonului de e-mail Raport Service (Setări – Șabloane – e-Mail – Predefinite – Service)

Comanda Service este punctul de plecare al fluxului. Se creează din meniul Comenzi, ca orice altă comandă, cu diferența că se selectează tipul Comanda Service și se asociază obligatoriu un echipament.

4.1. Selectarea tipului Comandă Service

1. Mergi la Comenzi → + Comandă Nouă.
2. Selectează clientul.
3. Alege fluxul de lucru aplicabil (cel care conține instrucțiunea Raport Service configurată la 3.2).
4. La câmpul Tip Comandă selectează Comanda Service.

Selectarea tipului Comanda Service în formularul de comandă nouă.

4.2. Asocierea echipamentului

După selectarea tipului Comanda Service, sistemul deschide automat fereastra Asociaza Echipament. Sunt două opțiuni:

• Echipament existent — pentru a selecta un echipament deja înregistrat în modulul Service pentru clientul respectiv;
• Echipament extern — pentru cazurile în care echipamentul nu a fost vândut de companie sau nu este înregistrat în modulul Service. Comanda se salvează cu mențiunea Echipament extern, fără legătură cu o fișă de echipament.

Fereastra de asociere a echipamentului.

Pentru Echipament existent

Apare lista echipamentelor clientului. Selectează echipamentul potrivit și apasă Selecteaza.

Lista echipamentelor existente ale clientului.

Dacă echipamentul nu apare în listă, poți să-l adaugi pe loc fără a părăsi formularul comenzii, folosind opțiunea Adauga echipament nou.

La adăugarea unui echipament nou completezi:

• Alias Echipament Client (opțional) — denumire personalizată pentru identificare ușoară;
• Șablon (obligatoriu) — selecția șablonului de echipament. După selectare apar câmpurile personalizate definite în șablon.

După Salveaza, echipamentul nou este înregistrat automat în modulul Service și asociat comenzii.

Adăugarea unui echipament nou direct din fluxul comenzii.

4.3. Antetul comenzii cu echipament asociat

După salvare, comanda apare cu echipamentul vizibil în antet, ca link direct către fișa echipamentului din modulul Service. Click pe numele echipamentului deschide fișa în care se va vedea ulterior și intervenția înregistrată.

Antetul comenzii service cu echipamentul afișat ca link.

Pe măsură ce comanda parcurge fluxul, ajunge la etapa care conține instrucțiunea Raport Service. Aici tehnicianul deschide instrucțiunea și completează datele intervenției.

5.1. Completarea câmpurilor

La execuție, tehnicianul:

1. Selectează Tipul Intervenției (Mentenanță, Intervenție, Intervenție în Garanție sau Instalare). În funcție de tipul ales, câmpurile relevante se afișează automat.
2. Completează câmpurile personalizate (Defect Reclamat, Defect Constatat, Operațiuni efectuate etc.).
3. Bifează, dacă este cazul, Intervenție viitoare recomandată și completează tipul și data (data nu poate fi în trecut).
4. Atașează fișiere (poze, documente) dacă sunt activate.
5. Colectează semnătura clientului pe ecran (dacă este activată).
6. Salvează — informațiile sunt scrise simultan în comandă și pe fișa echipamentului.

5.2. Vizualizarea intervențiilor pe fișa echipamentului

După salvare, intervenția apare automat pe fișa echipamentului din Clienți → Service, în secțiunea corespunzătoare tipului ales (Mentenanta, Intervenții, Intervenții în Garanție sau Instalări). Lista afișează data, detaliile complete, tehnicienii asociați, timpul de lucru, comanda sursă, valoarea, alerta pentru intervenția viitoare și fișierele atașate.

Lista intervențiilor pe fișa echipamentului.

5.3. Editarea unei intervenții deja salvate

Raportul rămâne editabil și după finalizare. Din lista de intervenții se folosește butonul Editează, care deschide o fereastră în care se pot ajusta:

• afișarea tehnicienilor, a timpului de lucru și a semnăturii;
• includerea comenzii în raport (cu sub-opțiunea de afișare a valorii);
• fișierele atașate;
• intervenția viitoare recomandată (tipul și data);
• valorile câmpurilor personalizate (defecte, operațiuni, piese, recomandări etc.).

Fereastra de editare a unei intervenții deja salvate.

După completarea instrucțiunii Raport Service, raportul este disponibil instant. Pe rândul fiecărei intervenții din listă există un set de butoane de acțiune.

6.1. Acțiuni disponibile pe raport

• Vizualizează — deschide raportul în browser, fără descărcare;
• Printează — versiune optimizată pentru tipărire;
• Descarcă — generează PDF pentru salvare locală;
• Trimite e-mail — deschide fereastra de trimitere cu șablonul Raport Service preîncărcat;
• Editează — modifică setările și conținutul raportului (vezi 5.3);
• Șterge — necesită permisiune specială.

6.2. Trimiterea prin e-mail

Calea recomandată pentru transmiterea raportului către client este butonul Trimite e-mail. Se deschide o fereastră cu:

• Șablon — preselectat Raport Service (definit la 3.1);
• Destinatari — pot fi adăugați manual sau aleși din contactele clientului;
• Subiect — preluat din șablon, editabil;
• Mesaj — corpul e-mail-ului cu raportul atașat automat ca PDF, editabil dacă șablonul are activat Text editabil la expediere;
• Atașează Fișiere — opțional, pentru atașamente suplimentare.

După apăsarea butonului Trimite, e-mail-ul pleacă spre destinatar cu raportul atașat ca PDF, iar copia ascunsă (Bcc) ajunge la adresele configurate în șablon.

Fereastra de trimitere a raportului prin e-mail.

6.3. Conținutul raportului generat

Raportul de Intervenție generat automat conține:

• datele firmei furnizor și ale clientului;
• detaliile echipamentului (alias, tip, model);
• tipul și data intervenției;
• valorile câmpurilor personalizate completate;
• intervenția viitoare recomandată (dacă există);
• tehnicienii implicați (opțional);
• timpul de lucru (opțional);
• semnătura clientului și numele semnatarului (opțional);
• lista produselor din comandă (opțional);
• fișierele atașate (imagini integrate, documente ca link-uri).

Vizualizarea raportului de intervenție generat.

Un client semnalează un zgomot anormal la un echipament tehnologic aflat în garanție. Operatorul Adline:

1. Creează o Comandă Service pe clientul respectiv, alege fluxul Service, selectează tipul Comanda Service și asociază echipamentul existent (Mira 7S 90W).
2. Comanda intră în flux. La etapa Proces verbal, tehnicianul deschide instrucțiunea Raport Service, alege tipul Intervenție și completează: defect reclamat, defect constatat, operațiuni efectuate, piese înlocuite, recomandări. Activează intervenție viitoare recomandată — Revizie peste 4 luni. Atașează poza componentei uzate. Colectează semnătura clientului.
3. La salvare, raportul se generează automat. Apare atât în comandă, cât și pe fișa echipamentului în secțiunea Intervenții.
4. Operatorul deschide raportul cu Vizualizează pentru verificare, apoi apasă Trimite e-mail. Șablonul Raport Service este preselectat, destinatarul (clientul) e completat automat. Adaugă două rânduri în mesaj cu informații suplimentare și apasă Trimite.
5. Clientul primește raportul în PDF. Echipa internă primește copia Bcc. La data planificată, sistemul emite alerta pentru intervenția de Revizie.