Import Extrase Bancare

editează

Pentru a elimina munca manuală și repetitivă de introducere a încasărilor și plăților, există modulul dedicat numit Importului de Extrase Bancare. Această funcționalitate permite încărcarea fișierelor exportate din banca dumneavoastră și reconcilierea automată sau semi-automată a tranzacțiilor cu facturile existente în iFlows.

Unde se găsește:
Accesați meniul Financiar -> Tranzacții, unde veți regăsi noul tab denumit "Extrase de Cont".

Pașii de lucru:

• Apăsați butonul de import și încărcați extrasul de cont în format digital (CSV sau Excel).
• Selectați contul bancar înregistrat în iFlows pe care doriți să operați importul.
• Selectați Banca de la care provine extrasul (pentru ca sistemul să recunoască structura coloanelor).
• După import, toate liniile din extras vor fi afișate într-o listă de așteptare, pregătite pentru validare de către dumneavoastră.

• Status: Indică vizual dacă sistemul a găsit o potrivire. Un status activ semnalează că există o recomandare de asociere (partener sau factură identificată).
• Data import: Data la care ați încărcat fișierul în platformă.
• Banca (IBAN): Contul asociat tranzacției.
• Data tranzacție: Data efectivă a plății/încasării din extras.
• Tip: Natura operațiunii (Încasare sau Plată).
• Partener sugerat: Numele partenerului identificat de iFlows pe baza informațiilor din extras (acolo unde banca furnizează aceste date).
• Descriere tranzacție: Textul explicativ preluat brut din extrasul bancar (ex: "Plata fact 123", "Comision").
• Valoare: Suma totală a tranzacției.
• Documente: Facturile sugerate pentru reconciliere.
• Suma nealocată: Acest câmp este critic în procesul de validare. În cazul în care există o recomandare de asociere, dar valoarea tranzacției diferă de valoarea facturilor selectate, aici va fi afișată diferența (soldul excedentar sau restul de plată).
• Acțiuni: Butoanele pentru validarea sau ștergerea liniei.

• A. Fără sugestii automate (Validare Manuală):
  În cazul în care sistemul nu a putut asocia automat tranzacția, va trebui să completați manual următoarele câmpuri înainte de finalizare:
  1. Partenerul: Selectați clientul sau furnizorul corespunzător.
  2. Metoda de plată: Alegeți tipul specific de tranzacție bancară (ex: Ordin de plată, Plată cu cardul sau alte metode definite în sistemul dvs.).
  3. Selectare Facturi: Bifați manual facturile (una sau mai multe) pe care doriți să le încasați sau să le plătiți prin această tranzacție.
  4. Apăsați Validează.
• B. Cu sugestii (Validare Rapidă):
  Dacă sistemul a identificat partenerul și facturile (pe baza detaliilor din extras), câmpurile vor fi precompletate.
  În acest caz, acțiunea dumneavoastră se rezumă la a verifica acuratețea informațiilor sugerate și a confirma operațiunea prin apăsarea butonului Validează.

Recomandare pentru o rată de succes maximă:
Sistemul de "Smart Matching" se bazează în principal pe identificarea numărului de factură. Pentru a automatiza complet procesul, recomandați clienților dumneavoastră să specifice numărul facturii la detaliile plății, și aplicați aceeași regulă atunci când efectuați plăți către furnizori.

Obținerea fișierului CSV/XLS din aplicația bancară

Pentru a utiliza funcția de Import Extrase Bancare, este necesar să exportați tranzacțiile bancare din aplicația online a băncii dumneavoastră (HomeBank, Internet Banking sau platforma web pusă la dispoziție de bancă).

Este important de menționat că fișierul necesar nu se descarcă, în majoritatea cazurilor, din secțiunea „Extrase de cont”, ci din secțiunea „Tranzacții” sau „Istoric tranzacții”, întrucât acolo sunt disponibile opțiunile de export în formatele CSV sau Excel (XLS/XLSX).

Diferențe între bănci

Fiecare bancă are propria interfață și propriile denumiri ale meniurilor, motiv pentru care locul exact al butonului de export poate varia.
De exemplu:
• Unele bănci permit exportul direct în format CSV din ecranul „Tranzacții curente”.
• Altele oferă exportul doar după selectarea unei perioade (ex. ultimele 30 de zile).
• În anumite cazuri, opțiunea este vizibilă doar pe versiunea desktop a aplicației, nu și pe mobil.

Recomandare pentru obținerea fișierului corect

Pentru a evita confuzii și pentru a vă asigura că descărcați formatul compatibil cu iFlows, recomandăm să procedați astfel:

1. Accesați platforma online a băncii.
2. Navigați în secțiunea Tranzacții / Istoric tranzacții, nu în „Extrase”.
3. Căutați opțiunile Export / Descarcă / Download.
4. Selectați formatul CSV sau XLS.
5. Dacă nu identificați opțiunea, contactați banca și solicitați informația:
   „Din ce secțiune pot descărca tranzacțiile contului meu în format CSV sau Excel, pentru o perioadă specifică?”

Banca vă va indica exact secțiunea corespunzătoare, în funcție de platforma pe care o utilizați.

1. Ce bănci sunt compatibile cu importul de extrase?

Modulul suportă importul extraselor provenite de la: Banca Transilvania, BCR, CEC Bank, Raiffeisen, ING, Unicredit, Garanti, First Bank și Libra Bank.

2. Dacă numărul facturii nu se află în descrierea plății, mai poate sistemul sugera o asociere?

Da. Dacă în iFlows există o factură cu exact aceeași sumă ca tranzacția din extras, sistemul o va sugera automat.

3. Ce reprezintă câmpul „Suma nealocată”?

„Suma nealocată” reprezintă diferența dintre valoarea tranzacției și totalul facturilor asociate.
Exemplu: dacă clientul a plătit 1.000 lei, iar factura asociată este de 800 lei, sistemul va afișa 200 lei ca sumă nealocată. Acești 200 lei devin sold excedentar (avans) în registru.

4. Cum procedez dacă suma tranzacției este mai mică decât valoarea facturii (plată parțială)?

Selectați factura în fereastra de validare și alocați întreaga sumă; sistemul va marca automat factura ca „achitată parțial”, iar diferența va rămâne ca sold restant.

5. Cum procedez dacă suma tranzacției este mai mare decât valoarea facturii?

Diferența va fi considerată sold excedentar, înregistrat ca plată în avans la acel partener.

6. Pot lăsa intenționat o diferență nealocată? Ce se întâmplă cu ea?

Da. Diferența rămâne înregistrată ca sold excedentar, iar ulterior o puteți aloca pe orice factură doriți, oricând.

7. Pot anula validarea dacă am asociat greșit tranzacția?

Navigați în Financiar → Tranzacții, selectați tranzacția validată și o puteți edita pentru corecție corecta.

8. Pot importa extrase pentru mai multe conturi IBAN din același fișier?

Nu. Fiecare fișier importat trebuie să corespundă unui singur cont bancar.

9. Există o permisiune dedicată pentru acces la extrase?

Nu. Accesul la extrase se obține automat prin permisiunea de acces la tabul Tranzacții. Cine poate vedea Tranzacțiile poate vedea și Extrasele.

10. Ce se întâmplă dacă factura este deja marcată ca încasată manual? O va mai sugera sistemul?

Da. Dacă suma tranzacției coincide și există criterii de potrivire, sistemul poate sugera în continuare factura, chiar dacă aceasta a fost deja încasată manual.

11. De ce unele linii din extrase sunt marcate cu verde, iar altele cu roșu?

• Verde = încasări
• Roșu = plăți
Este o diferențiere vizuală pentru a facilita validarea.