Centru Unic de Export Contabil

editează

A fost introdus un Centru Unic de Export Contabil, o interfață complet nouă ce permite generarea și descărcarea tuturor fișierelor contabile dintr-un singur loc.
Scopul acestei optimizări este centralizarea completă a documentelor contabile — astfel încât utilizatorii nu mai trebuie să navigheze prin fiecare secțiune (Facturi, Clienți, Produse, Stocuri etc.) pentru a le exporta separat.

În plus, funcționalitatea poate fi realizată și pentru compatibilitatea cu programul SAGA, dar este la fel de utilă și pentru firmele care utilizează alte sisteme contabile, prin suportul pentru șabloane personalizate.

 1. Activarea centrului de export

1️.Accesați meniul Setări → Integrări.
2️.Deschideți tabul „Disponibile” și selectați opțiunea „Export Date Contabile”.
3️.Se va deschide o fereastră de configurare unde trebuie ales tipul de export:

• SAGA – instalează automat un set de șabloane standard, configurate pentru import direct în aplicația SAGA.
• Personalizat – permite utilizarea propriilor șabloane definite anterior în Setări → Export.

4️.Selectați opțiunea dorită și finalizați instalarea.

După instalare, în meniul principal va apărea noua secțiune:

Integrări → Export Date Contabile

🔸 Structura interfeței

Pagina este împărțită în două zone:

• Stânga: zona de selecție (perioadă, tip de documente, șabloane de export).
• Dreapta: zona de Previzualizare Export, care afișează în timp real selecțiile făcute, permițându-vă să verificați totul înainte de a genera fișierele.

1️.Selectați perioada contabilă – alegeți intervalul dorit (lună, trimestru, an).
2️.Alegeți tipurile de documente – bifați categoriile pentru export (Facturi, Clienți, Produse, Stocuri, Furnizori, Plăți/Încasări etc.).

3️.Alegeți șablonul aferent fiecărui document:

• Apăsați pictograma ⚙️ de lângă fiecare categorie.
• Selectați șablonul dorit. Dacă integrarea SAGA este activată, sistemul propune automat șablonul corespunzător.
• Pentru alte aplicații contabile, puteți selecta un șablon propriu creat în Setări → Export.

4️.Apăsați „Exportă” – platforma generează un fișier arhivă .zip care conține foldere distincte pentru fiecare tip de document, pregătite pentru import în SAGA sau în alt sistem contabil.

• Șabloane SAGA predefinite:
  La activare, sistemul instalează automat șabloane compatibile cu structura de import SAGA pentru:
  Facturi, Produse, Clienți, Furnizori, Stocuri, Achiziții, Plăți și Încasări.
• Șabloane personalizate:
  Utilizatorii pot crea propriile șabloane în Setări → Export, adaptate altor softuri contabile (Mentor, FGO, ContaNet etc.) și le pot combina liber la export.
• Utilizare mixtă:
  În același export pot fi incluse simultan date generate prin șabloane SAGA și șabloane personalizate.
• Reținerea preferințelor:
  Sistemul salvează automat ultimele selecții (perioadă, tipuri de documente, șabloane), astfel încât următorul export se face instant, fără reconfigurare.

Pentru ca sistemul SAGA să recunoască produsele la import, este obligatoriu ca fiecare articol să aibă un cod de produs. În iFlows codul nu este obligatoriu, însă în SAGA este, motiv pentru care pot apărea neconcordanțe între cele două sisteme.

În practică apar două situații frecvente:

1. Produsul nu are cod în iFlows, dar are cod în SAGA.
2. Produsul are un cod în iFlows, dar contabilul a introdus produsul în SAGA cu un cod diferit.

Pentru a preveni aceste probleme, integrarea SAGA creează automat în iFlows câmpul COD SAGA, destinat mapării exacte a produselor între cele două sisteme.

Dacă exportul nu recunoaște anumite produse, există două opțiuni corecte de remediere:

a) Utilizatorul introduce în iFlows codurile exacte din SAGA
Utilizatorul trebuie să solicite contabilului lista codurilor oficiale din SAGA și să le completeze în câmpul COD SAGA pentru fiecare produs.

b) Contabilul ajustează în SAGA codurile pentru a corespunde cu cele din iFlows
În situația în care organizația are deja un sistem intern stabilit al codurilor de produs în iFlows, contabilul poate modifica produsele din SAGA astfel încât codurile să fie identice. În acest mod, maparea este menținută coerent dinspre iFlows spre SAGA.

Indiferent de variantă, principala condiție este ca același produs să aibă același cod în ambele sisteme, fie prin completarea câmpului COD SAGA în iFlows, fie prin alinierea codurilor direct în SAGA.