Definirea de șabloane email implicite per angajat/ document

editează

Această optimizare oferă control avansat asupra șabloanelor implicite, permițând:

• definirea separată a șabloanelor PDF și E-mail pentru fiecare tip de document (ofertă, comandă, factură etc.);
• asocierea șabloanelor personalizate per angajat, care suprascriu automat setarea globală.

Funcționalitatea extinde sistemul de notificări și trimitere e-mail din iFlows, oferind o experiență mai personalizată, dar și o imagine unitară la nivel de companie.

1. Managementul Șabloanelor Implicite (Global)

În paginile de setări pentru documente, cum ar fi:
Setări → Vânzări → Oferte / Comenzi / Facturi / etc.,au fost adăugate câmpuri dedicate pentru selectarea șabloanelor implicite:

• Șablon Implicit PDF – definește formatul vizual al documentului (layout-ul PDF).
• Șablon Implicit E-mail – definește textul și structura mesajului folosit la trimiterea documentului.

Astfel, fiecare tip de document poate avea:

• un format PDF distinct
• un șablon de e-mail personalizat

 Scop:
Această separare permite controlul complet asupra modului în care documentul este afișat clientului (PDF) și asupra modului în care este comunicat prin e-mail (textul și stilul mesajului).

2. Setări Specifice per Utilizator (Suprascriere Globală)

În pagina Setări → Șabloane, la crearea sau editarea unui șablon (PDF sau E-mail), a fost adăugat noul câmp Angajat.

Prin acest câmp se pot atribui șabloane individuale pentru fiecare angajat.
Un șablon poate fi asociat unuia sau mai multor membri ai echipei, în funcție de nevoile operaționale.

🔸 Mod de funcționare:

• Dacă pentru un angajat este definit un șablon propriu, acesta devine automat șablonul implicit la trimiterea documentelor de către acel utilizator.
• În lipsa unei asocieri individuale, sistemul folosește șablonul global setat în paginile de configurare (ex: „Setări → Vânzări → Oferte”).

La ce ajută această funcționalitate

 1. Personalizare la nivel de echipă

Permite ca fiecare angajat să comunice cu clienții în stilul propriu, dar în același format vizual aprobat.
Exemplu:

• Agentul Andrei trimite ofertele cu semnătură personală și ton comercial;
• Managerul vânzări folosește o formulare mai formală, pentru negocieri B2B.

2. Claritate între conținut și formă

Separarea șabloanelor PDF și E-mail evită confuziile între formatul documentului și mesajul transmis.
Astfel, un document poate avea același layout PDF, dar mesaje e-mail diferite (ex: pentru oferte noi vs. oferte de reînnoire).

3. Eficiență operațională

Fiecare angajat nu mai trebuie să selecteze manual șablonul la fiecare trimitere — sistemul îl aplică automat în funcție asocierea configurată.

4. Flexibilitate completă

Managerii pot defini:

• șabloane standard (corporate, globale);
• șabloane personale (individuale, pentru fiecare agent);
• combinații între ele (ex: PDF comun, e-mail personalizat).