Cum să modificați în masă cotele de TVA ale produselor

editează

Pasul 1: Accesați secțiunea Produse

• În meniul din stânga, navigați la Produse.

Pasul 2: Filtrați produsele după cota de TVA pe care doriți să o schimbați (doar dacă este necesar)

Pentru situațiile în care aveți produse cu cote diferite de TVA (ex: 19%, 9% și 5%) pe care trebuie să le modificați separat, urmați pașii de filtrare de mai jos:

1. Faceți clic pe butonul de opțiuni de filtrare (pictograma cu trei linii orizontale/glisoare).

2. În lista de filtre, bifați căsuța pentru Cotă TVA și apăsați Salvează.
3. În bara de filtre, faceți clic pe Alege TVA și selectați cota pe care doriți să o modificați (de ex., 19%).

Pasul 3: Măriți numărul de articole afișate pe pagină

• Derulați în partea de jos a tabelului și modificați numărul de la „Afișează” la valoarea maximă, 500, pentru a lucra mai eficient.

Pasul 4: Selectați produsele

• Faceți clic pe căsuța de selectare principală (în stânga coloanei „Nume”) pentru a selecta toate cele 500 de produse de pe pagină.

Pasul 5: Deschideți unealta de editare în masă

• În bara de acțiuni flotantă care apare jos, faceți clic pe pictograma „Cotă TVA” (simbolul de procent %).

Pasul 6: Setați noua cotă de TVA

1. În fereastra pop-up, la „Cotă TVA”, selectați noua cotă corespunzătoare pentru produsele filtrate (21%)
2. Apăsați butonul albastru Salvează.

Pasul 7: Repetați procesul pentru fiecare grup de TVA

După ce ați finalizat o tranziție (ex: 19% -> 21%), repetați întregul proces pentru următoarea categorie.

Exemplu pentru cotele de 9%:

1. Schimbați filtrul Alege TVA pentru a afișa produsele cu 9%.
2. Analizați lista:
   • Dacă toate produsele cu 9% trec la 11%, urmați pașii 4-6 și selectați la final cota de 11%.
   • Dacă unele trec la 11% și altele la 21%, trebuie să le separați. Puteți folosi un filtru suplimentar (ex: Categorie) sau puteți selecta manual doar produsele care merg la 11%, le modificați, apoi le selectați manual pe cele care merg la 21% și le modificați pe acelea.
3. Repetați aceeași logică și pentru produsele cu cota de 5%, dacă este cazul.

Cum pot verifica dacă am modificat toate produsele?

După finalizarea actualizărilor, puteți folosi filtrul „Cotă TVA” pentru a verifica dacă mai există produse care au cotele vechi (19%, 9%, 5%). Dacă nu apar rezultate, înseamnă că modificările au fost aplicate cu succes.

Dacă am oferte, comenzi sau proforme cu cota veche, se actualizează automat?

Nu. Documentele deja create (oferte, proforme, comenzi) vor păstra cota salvată inițial. Recomandăm actualizarea manuală a cotelor direct în document dacă acestea vor fi folosite după 1 august.

După data de 1 august 2025 și după ce ați finalizat actualizarea tuturor produselor, este recomandat să dezactivați cotele vechi de TVA (19%, 9%, 5%) pentru a evita selectarea lor accidentală în documente noi și pentru a simplifica meniurile.

1. Navigați la Setări > Produse > Cote TVA.
2. Identificați cota de TVA pe care doriți să o dezactivați (de ex., 19%).
3. În dreptul ei, faceți clic pe pictograma de Editare (creionul).
4. În fereastra care se deschide, faceți clic pe comutatorul (toggle) din dreptul opțiunii Activ pentru a-l trece pe poziția inactiv.
5. Apăsați Salvează. 

Notă: După dezactivarea unei cote vechi de TVA, aceasta nu va mai putea fi selectată în documente noi sau la adăugarea de produse. Totuși, pentru documentele deja create, cota respectivă va rămâne vizibilă la vizualizare și în PDF-uri. Dacă există un document în lucru (ex. comandă) care folosește o cotă dezactivată (ex. 19%) și se dorește editarea acestuia, la salvare va fi necesară alegerea unei cote active, deoarece cota dezactivată nu va mai fi disponibilă.

Nu va trebui să editați comenzile recurente.

Regula este simplă: comenzile recurente care se vor genera după data de 1 august vor prelua automat noua cotă de TVA, direct de pe fișa produsului.

Cum funcționează?

În momentul în care sistemul regenerează o comandă recurentă, acesta nu copiază datele din comanda anterioară, ci adaugă din nou produsele în comandă, preluând cota de TVA actuală asociată fiecărui produs în parte din secțiunea Produse.

Scenariu practic:

1. Aveți o comandă recurentă setată să se genereze lunar pentru un client.
2. În iulie, comanda s-a generat cu un produs care avea cota de TVA 19%.
3. Ați urmat tutorialul de mai sus și ați modificat cota de TVA a acelui produs la 21%.
4. Rezultat: Comanda recurentă care se va genera în august va prelua automat produsul cu noua cotă de 21%, fără nicio intervenție suplimentară din partea dumneavoastră.

Concluzie:
Prioritatea dumneavoastră este să vă asigurați că baza de date de produse este actualizată cu noile cote de TVA. Odată ce acest pas este finalizat, modulele automate din iflows, precum cel de comenzi recurente, vor funcționa corect, aplicând noile valori în mod automat.

Un aspect important de care trebuie să țineți cont este gestionarea comenzilor care sunt deja create în sistem cu cota veche (ex: 19%), dar pe care le veți transforma în facturi după data de 1 august.

Acest lucru înseamnă că, deși ați actualizat produsele la 21%, factura generată din comandă va avea inițial tot 19% TVA.

Vestea bună este că nu trebuie să editați manual fiecare linie de produs. iflows oferă o metodă rapidă de a actualiza toate cotele de TVA de pe factură dintr-o singură mișcare.

Cum procedați?

Dacă livrarea bunurilor sau prestarea serviciilor are loc după 1 august, urmați acești pași pentru a aplica cota de TVA corectă pe factură:

1. Generați factura din comanda respectivă, ca de obicei.
2. În partea de sus a facturii, localizați câmpul principal TVA. Acesta va afișa cota veche (ex: 19%).
3. Faceți clic pe acest câmp și selectați noua cotă de TVA corectă (ex: 21%).
4. Va aparea o fereastră de confirmare cu mesajul: „Avertisment Cote TVA - Toate cotele TVA o să fie schimbate. Sigur doriți să continuați?”
5. Faceți clic pe butonul albastru Aplică Modificări.