Asocierea e-Facturilor cu Achizițiile Existente

editează

Funcționalitatea de asociere a e-Facturilor cu achizițiile existente în iFlows este concepută pentru a eficientiza procesul de reconciliere a facturilor electronice primite prin sistemul național (e-Facturi) cu documentele de achiziție deja înregistrate în platformă. Acest lucru este util în special în scenariile în care marfa este primită și înregistrată (de exemplu, pe baza unui aviz) înainte de primirea facturii fiscale electronice.

Caracteristici principale ale funcționalității:

1. Butonul "Asociază Achiziție":

   • Localizare: În secțiunea Financiar -> Achiziții, tab-ul e-Factura.

   • Funcție: Pentru fiecare e-Factură listată, în coloana "Acțiuni", este disponibil un buton dedicat denumit "Asociază Achiziție". Acest buton permite conectarea directă a e-Facturii respective cu o achiziție deja existentă în sistemul iFlows.

2. Actualizarea Automată a Statusului e-Facturii:

   • Consecință: După realizarea cu succes a asocierii dintre o e-Factură și o achiziție existentă, statusul e-Facturii se va modifica automat în "Achiziție" (sau "Achitată", în funcție de terminologia exactă din interfață).

   • Reprezentare Vizuală: Statusul "Achiziție" (sau "Achitată") este marcat cu culoarea verde pentru o identificare rapidă.

3. Gestionarea Listei de Acțiuni pentru e-Factură:

   • Comportament: Odată ce o e-Factură a fost asociată cu o achiziție, butonul "Creează Achiziție" (care permitea generarea unei noi achiziții pe baza e-Facturii) va fi eliminat din lista de acțiuni pentru e-Factura respectivă.

   • Scop: Prevenirea creării accidentale de achiziții duplicate pentru aceeași tranzacție.

4. Verificarea și Alertarea privind Corectitudinea Datelor:

   • Mecanism: În timpul procesului de asociere, dacă sistemul detectează că furnizorul specificat pe e-Factură diferă de furnizorul înregistrat pe achiziția selectată, va fi afișată o alertă.

   • Beneficiu: Această verificare contribuie la prevenirea asocierilor eronate și la menținerea integrității datelor, similar cu funcționalitatea de alertare existentă la asocierea comenzilor cu clienți diferiți în secțiunea Oferte.

5. Consistența Vizuală a Statusurilor e-Facturii:

   • Status "Descarcată": e-Facturile care au fost importate în sistem dar nu au fost încă procesate sau asociate sunt marcate cu culoarea portocalie.

   • Status "Achiziție" / "Achitată": e-Facturile care au fost asociate cu o achiziție sunt marcate cu culoarea verde.

Procesul de Asociere a unei e-Facturi cu o Achiziție Existentă:

1. Navigați la secțiunea Financiar -> Achiziții.

2. Selectați tab-ul e-Factura pentru a vizualiza lista e-Facturilor primite.

3. Identificați e-Factura pe care doriți să o procesați și să o asociați.

4. În dreptul e-Facturii respective, în coloana "Acțiuni", dați click pe butonul/iconița "Asociază Achiziție".

5. În fereastra pop-up care se deschide:

   • Utilizați câmpul de căutare pentru a găsi achiziția existentă pe care doriți să o asociați (de exemplu, căutând după numărul documentului de achiziție sau alte criterii relevante).

   • Selectați achiziția corectă din lista de rezultate.

6. Dați click pe butonul "Asociază".

   • În cazul în care furnizorii de pe e-Factură și de pe achiziția selectată nu corespund, veți fi notificat printr-o alertă. Puteți decide să continuați asocierea (dacă sunteți sigur de corectitudinea operațiunii) sau să anulați.

7. După finalizarea cu succes a asocierii, statusul e-Facturii se va actualiza (devenind verde), iar opțiunea "Creează Achiziție" nu va mai fi disponibilă pentru acea e-Factură.