Import și Actualizare Produse & Clienți din Fișier

editează

Acest ghid te va îndruma cum să folosești funcția de import din fișier Excel în iFlows pentru a adăuga produse și clienți noi, dar și pentru a actualiza informațiile celor existenți într-un mod eficient.

PARTEA 1: IMPORTUL PRODUSELOR

Pasul 1: Pregătirea Fișierului Excel pentru Produse

1. Descarcă șablonul (Recomandat): Cel mai simplu mod este să descarci șablonul direct din iFlows (secțiunea Produse -> Import din Fișier -> Descarcă Exemplu Fișier) și să îl completezi.
2. Coloane Esențiale: Asigură-te că fișierul tău conține cel puțin coloanele necesare pentru identificare și informațiile de bază:
   • Nume Produs
   • Cod Produs
   • Gestiune
3. Regula de Unicitate: iFlows identifică un produs unic prin combinația Cod Produs + Gestiune SAU Nume Produs + Gestiune. Poți avea același Cod Produs (ex: "LAPTOP-X1") în mai multe gestiuni (ex: "Depozit Central", "Magazin Unirii"), fiecare pe câte un rând separat în Excel.
4. Cazul Produselor Fără Stoc Fizic (Servicii, Stoc Nelimitat):
   • Dacă imporți un serviciu (ex: "Transport", "Consultanță") sau un produs cu stoc nelimitat, poți avea o coloană Stoc Nelimitat în Excel setată pe Da.
   • Important: Pentru aceste rânduri, coloana Gestiune poate fi lăsată goală.

Pasul 2: Importul Fișierului în iFlows

1. Navigare: Accesează meniul din stânga -> Produse.
2. Inițiere Import: Click pe butonul Import din Fișier (dreapta sus).
3. Încărcare Fișier:
   • Click pe butonul Răsfoiește... și selectează fișierul Excel pregătit la Pasul 1.
   • Alternativ, poți trage fișierul direct în zona indicată ("Trage fișierul aici").
4. Continuare: După ce fișierul este încărcat, click pe butonul Continuă.

Pasul 3: Maparea Coloanelor

1. Ecranul de Mapare: iFlows va afișa un ecran unde încearcă să potrivească automat coloanele din fișierul tău Excel (coloana din dreapta - "Coloane fișier") cu câmpurile standard din iFlows (coloana din stânga - "Câmpuri iFlows").
2. Verificare Mapare: Parcurge cu atenție lista și asigură-te că potrivirile sunt corecte. Acordă atenție specială câmpurilor cheie: Nume, Cod Produs, Gestiune.
3. Legenda: Analizează legenda din partea de sus a paginii pentru a înțelege semnificația steluțelor (*, **, ***) care marchează câmpurile obligatorii pentru salvare sau actualizare.
4. Coloane Neimportate: Dacă nu dorești să imporți datele dintr-o anumită coloană din fișierul tău, selectează "Nu importa" din lista derulantă corespunzătoare acelei coloane.
5. Resetare Mapare (Opțional): Dacă maparea automată nu este corectă sau vrei să o refaci, poți folosi butonul Resetează mapare. Acest lucru va seta toate coloanele fișierului pe "Nu importa", permițându-ți să selectezi manual potrivirile dorite.
6. Continuare: După ce ești mulțumit de mapare, click pe Continuă.

Pasul 4: Validare și Import Final

1. Sumar: iFlows va afișa un sumar indicând numărul de linii procesate și numărul de produse ce vor fi importate. Dacă există erori (ex: lipsa unui câmp obligatoriu mapat), acestea vor fi afișate aici și va trebui să te întorci la mapare (click "Înapoi").
2. Import: Dacă totul este în regulă și nu sunt erori, click pe butonul Importă.
3. Confirmare: Așteaptă finalizarea procesului. Vei fi redirecționat către lista de produse, unde vei vedea articolele nou importate. Verifică câteva intrări pentru a te asigura că datele (stoc, preț, gestiune, etichete etc.) au fost preluate corect.

PARTEA 2: ACTUALIZAREA PRODUSELOR (MOD DINAMIC)

Această metodă este utilă când vrei să modifici doar anumite informații pentru produsele deja existente (ex: preț, stoc minim, cost de achiziție), fără a reîncărca toate datele.

Pasul 1: Pregătirea Fișierului Excel pentru Actualizare

1. Identificatori Unici (Obligatoriu): Fișierul tău trebuie să conțină coloanele care formează identificatorul unic:
   • Cod Produs
   • Gestiune
     (Alternativ, poți folosi Nume Produs + Gestiune, dar combinația Cod + Gestiune este mai sigură).
2. Coloane de Actualizat (Doar cele necesare): Include în fișier doar coloanele ale căror valori dorești să le modifici. De exemplu, dacă vrei să actualizezi doar prețul fix, fișierul tău va avea doar 3 coloane: Cod Produs, Gestiune, Pret Fix.

Pasul 2: Importul Fișierului de Actualizare

1. Proces Identic: Urmează exact pașii 2, 3 și 4 de la secțiunea "IMPORTUL PRODUSELOR".
2. Mapare Crucială: La pasul de mapare, asigură-te că:
   • Coloanele Cod Produs și Gestiune din fișier sunt mapate corect la câmpurile iFlows corespunzătoare.
   • Coloana/coloanele cu datele de actualizat (ex: Pret Fix) sunt mapate corect.
   • Restul câmpurilor iFlows pot rămâne nemapate.
3. Import: Continuă și finalizează importul. iFlows va identifica produsele existente pe baza combinației Cod Produs + Gestiune și va suprascrie doar valorile pentru câmpurile pe care le-ai inclus și mapat în fișierul de actualizare (în exemplul nostru, Pret Fix).

PARTEA 3: IMPORTUL CLIENȚILOR

Procesul este foarte similar cu cel al produselor.

Pasul 1: Pregătirea Fișierului Excel pentru Clienți

1. Șablon (Recomandat): Descarcă șablonul din iFlows (secțiunea Clienți -> Import din Fișier -> Descarcă Exemplu Fișier).
2. Coloane Esențiale:
   • Nume Client:
   • CIF/CNP: Codul Unic de Înregistrare (CUI/CIF) pentru firme sau Codul Numeric Personal (CNP) pentru persoane fizice. Acesta este identificatorul unic principal.
3. Regula de Unicitate: iFlows folosește CIF/CNP ca identificator unic principal. Pentru a evita duplicatele, este recomandat să completezi acest câmp.
4. Persoane Fizice și CIF/CNP:
   • Cu CNP: Completează CNP-ul în coloana CIF/CNP.
   • Fără CNP (Opțiunea 1): Poți lăsa câmpul CIF/CNP gol.
   • Fără CNP (Opțiunea 2 - Recomandat pentru e-Factura): Completează câmpul CIF/CNP cu 13 cifre de zero (0000000000000). Acest format este recunoscut de sistemul e-Factura pentru clienții persoane fizice fără CNP specificat.

Pasul 2: Importul Fișierului în iFlows

1. Navigare: Accesează meniul din stânga -> Clienți.
2. Inițiere Import: Click pe butonul Import din Fișier.
3. Încărcare și Continuare: Încarcă fișierul Excel și click Continuă.

Pasul 3: Maparea Coloanelor pentru Clienți

1. Verificare Mapare: Verifică potrivirea automată a coloanelor fișierului cu câmpurile iFlows. Acordă atenție specială câmpurilor Nume și CIF/CNP.
2. Legenda: Verifică legenda pentru câmpurile obligatorii/necesare.
3. Coloane Neimportate / Resetare: Folosește opțiunea "Nu importa" sau "Resetează mapare" dacă este necesar.
4. Continuare: Click Continuă.

Pasul 4: Validare și Import Final Clienți

1. Sumar: Verifică sumarul și eventualele erori.
2. Import: Click Importă.
3. Confirmare: Verifică lista de clienți importați, inclusiv detaliile pentru câteva persoane fizice pentru a vedea cum a fost preluat câmpul CIF/CNP.

PARTEA 4: ACTUALIZAREA CLIENȚILOR (MOD DINAMIC)

Funcționează pe același principiu ca la produse.

Pasul 1: Pregătirea Fișierului Excel pentru Actualizare Clienți

1. Identificator Unic (Obligatoriu): Include coloana CIF/CNP cu valorile corecte pentru clienții pe care vrei să îi actualizezi.
2. Coloane de Actualizat: Include doar coloanele cu informațiile pe care dorești să le modifici (ex: Telefon Mobil, Email, Eticheta).
3. Date: Completează rândurile doar pentru clienții de actualizat, cu noile valori.

Pasul 2: Importul Fișierului de Actualizare Clienți

1. Proces Identic: Urmează pașii 2, 3 și 4 de la secțiunea "IMPORTUL CLIENȚILOR".
2. Mapare Actualizare: La mapare, asigură-te că CIF/CNP este mapat corect și coloanele de actualizat sunt mapate la câmpurile iFlows corespunzătoare.
3. Import: Finalizează importul. iFlows va găsi clienții după CIF/CNP și va actualiza doar câmpurile specificate de tine.