Cum funcționează șabloanele proprii de e-mail și ce reprezintă variabila {{informatii}}?

editează

1. Ce sunt șabloanele în iFlows și de ce sunt utile?

În iFlows, comunicările prin e-mail pot fi gestionate automat sau semi-automat cu ajutorul șabloanelor. Acestea sunt modele predefinite de mesaj, la care pot fi adăugate variabile (de exemplu, numele clientului, numărul unei comenzi) sau texte suplimentare. Avantajele principale sunt:

• Eficiență: Nu mai este nevoie să re-scrieți același mesaj de fiecare dată.
• Consistență: Toate e-mailurile au o structură profesională unitară.
• Flexibilitate: Puteți personaliza șablonul cu informații specifice fiecărui client sau proiect.

Șabloane predefinite și șabloane personalizate

1. Șabloane predefinite:
   • Vin deja configurate în iFlows și sunt utilizate automat în anumite contexte (exemplu: „Trimite ofertă” din secțiunea Oferte, „Trimite factură” din secțiunea Facturi).
   • Asigură o comunicare standardizată pentru procese frecvente, cum ar fi transmiterea unei oferte, a unei comenzi sau a unei facturi.
2. Șabloane personalizate:
   • Pot fi create de către utilizatori pentru situații care nu sunt acoperite de șabloanele predefinite.
   • Se pot folosi ori de câte ori aveți nevoie de un mesaj adaptat la context (ex.: comunicări speciale, informații suplimentare privind un proiect).
   • Pot fi trimise „la liber” din mai multe zone ale platformei, de pildă, din secțiunea Clienți sau din fluxul de lucru, folosind instrucțiunea „Trimite email” .

2. Rolul variabilei {{informatii}}

Atunci când creați sau editați un șablon, puteți introduce variabila {{informatii}} exact în locul unde doriți să apară un text personalizat ulterior. Scopul acestei variabile este să vă permită inserarea unor informații suplimentare, în momentul expedierii e-mailului, fără a modifica întreaga structură a șablonului.

Cum funcționează efectiv:

1. Crearea șablonului propriu:
   • Accesați Setări → Șabloane → E-mail → Proprii.
   • Creați un șablon nou (sau editați unul existent) și includeți {{informatii}} în corpul mesajului.
   • Exemplu de conținut:

Stimate {{contact_firstname}} {{contact_lastname}}, 

Vă transmitem următoarele informații:

{{informatii}}

Cu stimă, 

Echipa Demo

2. Trimiterea mesajului cu text suplimentar:
   • De exemplu, din secțiunea Clienți, dați clic pe iconița de trimitere e-mail din dreptul clientului dorit.
   • Alegeți Șablonul personalizat care conține {{informatii}}.
   • În câmpul „Mesaj” care apare (fereastra pop-up), introduceți textul suplimentar pe care doriți să-l transmiteți.
   • Apăsând butonul „Trimite”, mesajul respectiv este automat inserat acolo unde a fost plasată variabila {{informatii}} în șablon.

3. Exemplu practic

Să presupunem că ați creat un șablon personalizat intitulat „Notificare specială”, care conține textul:

Bună ziua, 

{{informatii}}

Cu stimă, 

Echipa Demo

• Din secțiunea Clienți, selectați un client și faceți clic pe iconița de e-mail.
• Alegeți șablonul „Notificare specială”.
• În câmpul „Mesaj” introduceți conținutul suplimentar, de exemplu:
  „Vă informăm că proiectul dvs. a intrat în faza de testare și vom reveni cu un raport detaliat în următoarele 2 zile.”
• E-mailul final primit de client va fi:

Bună ziua, 

Vă informăm că proiectul dvs. a intrat în faza de testare și vom reveni cu un raport detaliat în următoarele 2 zile.

Cu stimă,

Echipa Demo

4. Beneficiile creării de șabloane personalizate

1. Adaptabilitate maximă: iFlows oferă șabloane predefinite, dar e imposibil să anticipăm toate situațiile. Șabloanele personale vă permit să răspundeți rapid la diverse nevoi specifice afacerii dvs.
2. Timp economisit: Nu mai redactați de la zero fiecare e-mail. Păstrați un conținut standard și modificați doar detaliile din {{informatii}}.
3. Coerență: Toate mesajele transmise rămân în același format profesionist, indiferent de context.
4. Automatizare: Combinate cu fluxurile de lucru din iFlows, șabloanele personalizate duc la reducerea timpului petrecut cu sarcini administrative, permițându-vă să vă concentrați pe aspectele importante ale proiectelor.

5. Resurse video

Pentru informații suplimentare, recomandăm următoarele tutoriale:

• Tutorial (min. 2:34) – configurare și utilizare șabloane e-mail.
• Expedierea automată a emailurilor în cadrul fluxului de lucru