Generator Documente Tipizate I Tutorial iflows

editează

Modulul „Tipizate” din secțiunea „Documente” permite utilizatorilor să creeze și să personalizeze rapid o varietate de documente, inclusiv: Contracte, Procese Verbale, Anexe, Certificate de Garanție, Declarații de Conformitate, sau orice alt tip de document necesar. Tipizatele sunt documente cu un format prestabilit, adică au o structură fixă, dar care pot fi personalizate în funcție de fiecare situație sau client.

1. Vom începe prin crearea unui șablon nou

Pasul 1: Accesarea șabloanelor

Accesați secțiunea Documente > Tipizate, selectați tab-ul Șabloane Tipizate și apăsați butonul „Șablon Nou”.

Pasul 2: Alegerea secțiunii asociate

Secțiunea asociată indică locul în platformă de unde vor fi preluate automat datele utilizate în document. De exemplu, un șablon poate fi asociat secțiunii Clienți, Comenzi, Facturi sau Oferte.

Vom crea un exemlplu în care dorim să creăm un contract de vânzare pentru o comandă plasată de client, și astfel selectăm secțiunea Comenzi. Alegerea acestei secțiuni asigură că toate informațiile relevante despre comandă, vor fi preluate automat în document.

Pasul 3: Introducerea titlului documentului

Titlul documentului trebuie să reflecte clar scopul său. 

2. Redactarea textului în editor

Vom avansa la redactarea documentului în editorul de text. În această etapă, avem două opțiuni:

• Textul poate fi introdus manual în editor.
• Alternativ, dacă există un șablon deja creat într-un fișier precum Word, textul poate fi copiat și lipit direct în editor.

În exemplul nostru, avem deja un șablon creat în Word, așa că îl vom copia și lipi aici.

3. Utilizarea câmpurilor variabile

În partea stângă a editorului, se regăsește o listă de câmpuri variabile grupate pe categorii.

Ce reprezintă câmpurile variabile?

Câmpurile variabile sunt elemente care, odată adăugate în text, sunt completate automat cu informațiile disponibile în sistem.
Exemple:

• Câmpul „Nume Client” va prelua automat numele clientului asociat comenzii.
• Câmpul „Adresa Companie” va insera adresa companiei configurate în platformă.
• Câmpul „Moneda” va indica moneda utilizată pentru comandă.

Notă: Atunci când adăugați un câmp variabil în document, platforma inserează în text doar valoarea din sistem, nu și descrierea câmpului. De exemplu:

• Dacă alegeți câmpul „Nume Companie”, în text va apărea numele efectiv al companiei (de exemplu, „X SRL”), și nu expresia „Denumire Companie: X SRL”.

Adăugarea câmpurilor personalizate

În anumite situații, parte din informațiile necesare pentru un document nu sunt disponibile în platformă. În astfel de cazuri, platforma permite crearea de câmpuri personalizate.

Câmpurile personalizate sunt definite de utilizator și pot fi plasate în document pentru a fi completate manual la fiecare utilizare. Acestea sunt utile pentru informații care:

• Nu sunt standardizate în sistem.
• Variează în funcție de document, client sau proiect.

Exemple de câmpuri personalizate: Număr de Înregistrare,  Procent Avans, Timp de execuție, Garanții specifice fiecărui produs/serviciu și altele.

Cum adăugăm un câmp personalizat?

1. În editorul șablonului, în partea stângă, apăsați pe butonul „+ Adaugă Camp Personalizat”.
2. Se va deschide o fereastră care vă solicită completarea a trei câmpuri:
   • Denumire Camp: Denumirea care descrie rolul acestui câmp (de exemplu, „Procent Avans” sau „Termen de Execuție”).
   • Cod Camp: Un identificator unic pentru acest câmp. Acesta trebuie să fie scurt, fără spații, și să descrie câmpul pe scurt.  Practic, este un „nume tehnic” care ajută sistemul să înțeleagă ce date să utilizeze.
   • Valoare Inițială: (Opțional)
   • Aceasta este o valoare prestabilită care poate fi introdusă automat în documente, dacă aveți nevoie de un punct de plecare standard.

De exemplu:

2. • Dacă, în general, avansul standard este de „30%”, puteți introduce 30 ca valoare inițială. La generarea documentului, acest câmp va conține deja valoarea „30”, dar poate fi ajustat manual dacă este necesar.
   • Dacă nu aveți o valoare fixă de pornire, puteți lăsa câmpul gol, iar valoarea va fi completată ulterior manual pentru fiecare document.
3. După ce completați aceste informații, apăsați pe butonul „Salvează”. Câmpul personalizat va apărea acum în lista din partea stângă și poate fi inserat în document, la fel ca orice alt câmp variabil.

Inserarea câmpurilor variabile

Pentru a insera un câmp variabil în text, poziționați cursorul acolo unde doriți să fie plasată informația, apoi selectați câmpul dorit din listă. După selecție, platforma va adăuga o formulă specifică în text, cum ar fi {{company_name}}. Această formulă este un identificator care știe să preia valoarea corectă din platformă atunci când documentul este generat.

4. Generarea Documentelor pe Baza Șabloanelor Tipizate

După ce am configurat un șablon, acesta poate fi utilizat fie din secțiunea la care a fost asociat (în cazul nostru, secțiunea Comenzi), fie din secțiunea „Documente” - „Tipizate”, în tab-ul „Generate”.

• Opțiunea 1: Utilizarea șablonului din secțiunea asociată
  • Accesați secțiunea relevantă (de exemplu, „Comenzi”).
  • Identificați comanda dorită.
  • Apăsați butonul „Generează Document Tipizat” din coloana „Acțiuni”.
  • Alegeți șablonul dorit și apăsați „Generează”.
• Opțiunea 2: Utilizarea șablonului din secțiunea „Documente” - „Tipizate”
  • Accesați secțiunea „Documente” > „Tipizate”.
  • Selectați tab-ul „Generare”.
  • În partea dreaptă sus, apăsați butonul „Generează Document”.
  • Alegeți șablonul dorit și introduceți numărul comenzii.
  • Apăsați „Generează”.

Platforma va prelua datele corespunzătoare și va crea documentul conform șablonului selectat.

5. Completarea documentului din șablon

După ce ați apăsat butonul „Generează”, documentul va fi creat pe baza șablonului selectat. Acesta va conține câmpuri variabile care sunt completate automat din informațiile deja existente în platformă și câmpuri care pot rămâne necompletate, dacă acestea sunt personalizate.

Cum se completează câmpurile:

• Direct din document:
  Puteți edita câmpurile direct în document. De exemplu, puteți adăuga informații suplimentare, modifica valoarea unui câmp completat automat sau șterge secțiuni care nu sunt necesare.
• Mai eficient : Prin completarea casetelor din partea stângă:
  În partea stângă a ecranului, există o secțiune cu câmpuri ce trebuie completate. Aceste casete sunt legate direct de document. Dacă completați un câmp în casetele din stânga acest câmp se va actualiza automat în documentul din dreapta, fără a fi nevoie să editați manual fiecare secțiune.

Cum găsim documentele tipizate generate

După ce ați generat un document tipizat, acesta va fi disponibil în două locații:

1. În secțiunea „Documente Tipizate”:
   • Veți găsi documentul în tab-ul „Generate” din secțiunea Documente - Tipizate.
2. În secțiunea de origine a documentului (de exemplu, comenzi):
   • Dacă documentul a fost generat dintr-o comandă, trebuie să dați vizualizare pe comanda respectivă.
   • În momentul în care vizualizați comanda, veți observa un tab nou denumit „Documente Tipizate”.
   • Acest tab va conține documentele tipizate generate pentru comanda respectivă.

Opțiuni pentru descărcare/imprimare/trimitere

În ambele locații aveți la dispoziție următoarele opțiuni: Descarcă, Tipărește, Trimite prin email.

De asemenea, în orice moment putem vizualiza, edita sau șterge documentul.

Accesul la modulul de documente tipizate

Pentru a avea acces complet la modulul de documente tipizate, este necesar să vă asigurați că aveți permisiunile corecte setate. Aceste permisiuni se configurează din secțiunea Financiar > Angajați > Permisiuni.

În această secțiune, trebuie să bifați următoarele opțiuni, pentru fiecare categorie relevantă:

• Vede , Adauga, Editeaza, Sterge

Iată categoriile pentru care trebuie să activați permisiunile:

• Clienți – Tipizate, Comenzi – Tipizate, Documente – Tipizate, Facturi – Tipizate, Oferte - Tipizate