Fluxul de sarcini
Ultima modificare Nov 06
Ce este fluxul de sarcini?
Fluxul de sarcini este un instrument de organizare internă în cadrul unei companii, destinat gestionării activităților administrative și operaționale. Spre deosebire de fluxul de lucru, care se concentrează pe gestionarea comenzilor sau proiectelor asociate direct unor clienți, fluxul de sarcini vizează acele activități care nu sunt neapărat legate de o comandă specifică. Aceste sarcini includ activități și operațiuni interne esențiale pentru funcționarea zilnică a organizației.
Crearea unui nou flux de sarcini
Pentru a seta un nou flux de sarcini, navigați la secțiunea Setări și selectați Flux de Sarcini.
Aici este locul unde vom stabili regulile de funcționare pentru fluxul respectiv.
Apăsați pe Flux de Sarcini Nou. Aveți opțiunea de a folosi un șablon predefinit sau de a crea un flux personalizat, adaptat nevoilor echipei.
Selectați un nume pentru flux și apoi activați sau dezactivați opțiunile dorite:
- Timp Estimat – permite setarea unei durate estimate pentru finalizarea sarcinii.
- Memento – adaugă un reminder la o dată stabilită.
- Termen Limită – permite stabilirea unei date limită pentru finalizarea sarcinii.
- Bară Progres – afișează progresul sarcinii sub forma unei bare vizuale, completată manual.
- Comentarii – permite adăugarea de comentarii la sarcină.
- Fișiere – permite încărcarea și atașarea de fișiere relevante.
- Public/Privat – dacă fluxul este setat ca Public, acesta va fi vizibil pentru toți utilizatorii din echipă.
Dacă dezactivați această opțiune, fluxul devine Privat. În acest caz, va apărea un câmp suplimentar unde puteți selecta angajații care vor avea acces la fluxul respectiv. Această funcționalitate permite o partajare restricționată, asigurând că doar membrii selectați pot vizualiza și interacționa cu sarcinile din fluxul privat.
Modul de sortare al sarcinilor în flux
Puteți alege modul de Sortare al sarcinilor în flux, după următoarele criterii: Data Creare, Termen Limită sau Prioritate, în ordine ascendentă sau descendentă. Această opțiune vă ajută să organizați sarcinile în funcție de nevoile echipei și să identificați rapid activitățile prioritare.
Adăugarea etapelor în fluxul de sarcini
Pentru a structura fluxul de sarcini, putem adăuga diverse etape care să corespundă pașilor necesari îndeplinirii sarcinilor. Apăsați pe butonul + Etapă Nouă. Pentru a atribui un nume etapei, faceți click în caseta de text și introduceți denumirea dorită. Această structurare permite o organizare clară și etapizată a fluxului de sarcini.
Salvarea și activarea fluxului de sarcini
După salvarea fluxului de sarcini, acesta va apărea în lista cu fluxuri de sarcini disponibile. Pentru a vă asigura că fluxul este funcțional și poate fi utilizat, verificați ca acesta să fie marcat ca Activ. Aceasta garantează că fluxul este disponibil pentru utilizare imediată în cadrul echipei.
Selectarea fluxului de sarcini activ
Pentru a accesa fluxul de sarcini, navigați în meniul principal la secțiunea Flux de Sarcini. În cazul în care aveți mai multe fluxuri active, în partea stângă sus veți găsi un selector de fluxuri sub formă de listă derulantă. Acest selector vă permite să alegeți fluxul specific pe care doriți să îl vizualizați sau să îl editați.
Selectați fluxul dorit pentru a începe gestionarea sarcinilor, având la dispoziție toate funcționalitățile și setările configurate anterior. Această flexibilitate permite adaptarea rapidă la nevoile de organizare și monitorizare ale echipei.
Cum adăugăm o sarcină în fluxul de sarcini
Pentru a introduce o nouă sarcină în flux, în partea dreaptă a ecranului, apăsați butonul Sarcina Nouă. Acest lucru va deschide o fereastră în care trebuie să completați următoarele informații esențiale:
- Titlul sarcinii – Introduceți un titlu descriptiv, care să reflecte clar activitatea de realizat.
- Descrierea sarcinii – Completați o descriere detaliată a sarcinii pentru a clarifica toate aspectele necesare executării ei.
- Responsabil – Selectați persoana care se va ocupa de sarcină sau care va răspunde pentru îndeplinirea acesteia. Această funcționalitate ajută la distribuirea eficientă a activităților în echipă.
- Comandă – Dacă sarcina este asociată unei comenzi specifice, puteți selecta comanda din listă. Această opțiune este utilă pentru a lega activitățile de comenzi deja existente.
- Confidențialitate – Alegeți dacă sarcina va fi Publică (vizibilă pentru toată echipa) sau Privată (vizibilă doar pentru creator și responsabil).
- Prioritate – Selectați nivelul de prioritate pentru sarcină: Scăzut, Mediu, Ridicat sau Critic. Acest indicator ajută echipa să prioritizeze sarcinile în funcție de urgență.
- Termen Limită – Introduceți data până la care sarcina trebuie finalizată, pentru o mai bună gestionare a timpului.
- Timp Estimat (în minute) – Introduceți estimarea de timp necesară pentru finalizarea sarcinii.
- Memento – Stabiliți un reminder, selectând data și ora la care să primiți o notificare despre sarcină.
- Memento Angajați – Dacă sarcina necesită colaborare, puteți selecta angajați care să primească și ei memento-uri.
- Progres – Introduceți procentajul progresului curent al sarcinii. Acest câmp va completa bara de progres, oferind o imagine clară asupra stadiului de realizare. Progresul poate fi actualizat pe măsură ce sarcina avansează.
- Etichete – Adăugați etichete relevante.
- Documente – Aveți opțiunea de a încărca documente direct în sarcină. Pentru aceasta, fie trageți fișierele în zona dedicată, fie apăsați pe Răsfoiește... pentru a selecta fișierele de pe dispozitiv.
După ce ați salvat sarcina, aceasta va fi vizibilă în coloana Sarcini.
Avansarea și monitorizarea unei sarcini
Pentru a avansa sarcina dintr-o etapă în alta, folosiți funcția trageți și plasați (drag and drop) pentru a muta sarcina între etapele fluxului.
- Activarea contorizării timpului – Odată ce ați plasat sarcina într-o nouă etapă, apăsați pe butonul Play pentru a începe contorizarea timpului. Aceasta indică public că sarcina este în desfășurare și că se lucrează activ la ea.
- Pauza – În momentul în care doriți să vă opriți din lucrat, apăsați butonul Pauză pentru a suspenda temporar contorizarea timpului.
Pe parcursul lucrului la sarcină, aveți la dispoziție, conform setărilor, o serie de simboluri și opțiuni care vă permit să modificați rapid sau să completați informațiile. Memento,Fișiere, Comentarii, Vizualizare și Editare .
Organizare și Vizualizare
Pentru a menține o organizare eficientă, în colțul din dreapta al fiecărei sarcini există butonul Restrânge Sarcina. Odată apăsat, acesta va afișa doar titlul sarcinii și butoanele de acțiune. Acest buton este disponibil și la nivel de etapă și global, permițând restrângerea sau maximizarea tuturor sarcinilor simultan.
Finalizarea unei sarcini
Finalizarea unei sarcini se face prin mutarea acesteia în ultima etapă, unde butonul Începe Sarcina/Pauză se va transforma în Finalizare. După finalizare, sarcina nu mai poate fi returnată într-o altă etapă și va dispărea din flux pentru a evita încărcarea excesivă a etapei. Sarcinile finalizate pot fi vizualizate doar prin opțiunea de filtrare „Finalizată”(selectați „Da”).
Vizualizarea informațiilor detaliate
Pentru a vizualiza informațiile detaliate ale unei sarcini, apăsați pe butonul Vezi Sarcina. Aici veți găsi toate informațiile legate de sarcină, inclusiv timpul lucrat și etapele prin care a trecut.
Ștergerea unei sarcini
În colțul din dreapta al fiecărei sarcini se află un buton pentru Ștergere. Folosiți-l pentru a elimina o sarcină din flux, dacă aceasta nu mai este necesară.