Exportul listei de facturi în format Excel cu includerea coloanelor personalizate (ex: Etichete, Status, Sold)

editează

Pasul 1: Accesarea modulului de Vânzări

Navigați către meniul principal situat în partea stângă a ecranului. Selectați categoria Vânzări, iar din lista care se extinde, accesați sub-modulul Facturi. În acest moment, veți vizualiza lista generală a facturilor emise de organizația dumneavoastră.

Pasul 2: Definirea intervalului temporal 

Pentru a extrage datele aferente unei perioade specifice, este necesar să aplicați un filtru temporal:

1. În partea superioară a tabelului, identificați câmpul intitulat Start - Final.

2. Dați click pe acesta pentru a deschide selectorul de dată. Puteți opta pentru variante rapide precum „An Curent” sau puteți defini manual intervalul prin opțiunea „Personalizat” (de exemplu, de la 01/01/2025 până la 31/12/2025).

3. După selectarea perioadei, apăsați butonul verde Aplică, urmat de butonul albastru Caută situat în partea dreaptă. Lista se va actualiza automat pentru a afișa doar documentele din intervalul ales.

Pasul 3: Personalizarea coloanelor pentru raportul Excel

Sistemul iFlows exportă în fișierul Excel exact coloanele care sunt configurate să apară pe ecranul dumneavoastră. Dacă doriți ca fișierul să conțină coloanele „Etichete” sau „Restanțe”, acestea trebuie activate astfel:

1. Identificați butonul de Opțiuni Filtrare (reprezentat prin iconița cu linii orizontale, situată imediat lângă butonul „Șterge” și bara de căutare).

2. În fereastra de configurare care se deschide, bifați căsuțele corespunzătoare informațiilor pe care le doriți în raport. Pentru solicitarea dumneavoastră, asigurați-vă că sunt bifate coloanele dorite.

3. Apăsați butonul Salvează. Interfața se va reîmprospăta, afișând acum noile coloane selectate.

Pasul 4: Generarea și descărcarea exportului

Odată ce tabelul este configurat conform nevoilor dumneavoastră, puteți trece la exportul propriu-zis:

1. În zona superioară a tabelului, în partea dreaptă, veți regăsi butonul Exportă selecția (marcat cu iconița specifică Excel).

2. Dați click pe acest buton. Sistemul va compila datele filtrate și va descărca automat pe dispozitivul dumneavoastră un fișier în format .xlsx.

Pasul 5: Verificarea datelor exportate

La deschiderea fișierului Excel, veți constata că acesta păstrează fidel ordinea și conținutul coloanelor din aplicație.

Pentru a gestiona eficient documentele și datele dumneavoastră, este esențial să alegeți instrumentul potrivit în funcție de necesitatea momentului:

1. Butonul „Exportă selecția” (Situat în partea dreaptă, deasupra tabelului)

Acesta este butonul utilizat în tutorialul de mai sus și este instrumentul ideal pentru management intern și raportare personalizată.

• Ce face: Exportă în format Excel (.xlsx) exact ceea ce vedeți pe ecran în acel moment.

• Destinație: Utilizarea internă. Dacă ați activat coloane precum Etichete, Status sau Sold, acestea vor apărea în fișier. Este metoda „What You See Is What You Get” (ceea ce vedeți este ceea ce obțineți).

2. Butonul „Descarcă” (Situat în bara albastră de sus)

Această opțiune este destinată arhivării sau transmiterii documentelor fizice către clienți sau parteneri.

• Ce face: Sistemul va genera fișierele PDF efective ale facturilor pentru perioada și clienții selectați.

• Destinație: Deoarece pot fi zeci sau sute de documente, descărcarea se va realiza sub forma unui fișier comprimat (arhiva .zip). Este util atunci când doriți să salvați facturile pe un suport extern.

3. Butonul „Exportă” (Situat în bara albastră de sus, lângă Descarcă)

Acest buton are o funcție tehnică, fiind dedicat colaborării cu departamentul de contabilitate.

• Ce face: Exportă datele facturilor în formate specifice (Excel sau CSV), însă într-o structură predefinită, agreată de softurile de contabilitate (precum SAGA, WinMentor etc.).

• Destinație: Importul de date în software-ul extern de contabilitate. Spre deosebire de „Exportă selecția”, acest fișier nu va respecta coloanele alese de dumneavoastră vizual, ci va respecta standardul de date necesar contabilului pentru a nu fi nevoit să introducă facturile manual (definit anterior în Setări - Export - Date Contabile.

Rezumat pentru o alegere rapidă:

• Doriți un raport pentru analiză proprie? Utilizați Exportă selecția.

• Doriți facturile în format PDF pentru a le imprima sau arhiva? Utilizați Descarcă.

• Doriți să trimiteți datele facturilor către contabil pentru a le importa în softul său? Utilizați Exportă.